Aynı yapay zeka asistanını kullanan iki çalışan çoğu zaman çok farklı sonuçlar alır. Biri "müşteriye yenileme mesajı yaz" yazar ve genel, kimseye uymayan bir metin alır. Diğeri birkaç cümleyle bağlamı, sınırları ve beklenen biçimi tarif eder ve neredeyse doğrudan kullanılabilecek bir taslak elde eder. Aradaki fark aracın kendisinde değil, istemdedir. İstem, asistana verilen talimattır ve iyi yazılmış bir istem, yazılı bir iş emri kadar net olmalıdır. Bu yazıda acente çalışanlarının günlük işlerde kullanabileceği bir istem yazma yöntemini, örnekler ve sık yapılan hatalarla birlikte ele alıyoruz. Örnekler kişisel veri içermeyecek şekilde kurgulanmıştır; bu da yöntemin önemli bir parçasıdır.
İyi bir istemin dört parçası
Rol
Asistana hangi bakış açısıyla yazacağını söylemek, metnin tonunu ve derinliğini belirler. "Bir sigorta acentesinde müşteri ilişkilerinden sorumlu deneyimli bir çalışan gibi yaz" ifadesi, "yaz" demekten çok daha tutarlı sonuç verir.
Bağlam
Metnin kime, hangi durumda ve hangi amaçla yazıldığı belirtilmelidir. Burada kişisel veri yerine durum tarifi kullanılır: "Kasko poliçesinin yenileme tarihi yaklaşan, daha önce telefonla görüşmeyi tercih ettiğini belirtmiş bir müşteri" gibi. Ad, plaka veya poliçe numarası istemde yer almaz; bunlar metin hazırlandıktan sonra çalışan tarafından eklenir.
Sınırlar
Asistanın ne yapmaması gerektiği, ne yapması gerektiği kadar önemlidir. Sigortacılıkta en kritik sınırlar şunlardır: Prim tutarı yazmamak, teminat konusunda kesin taahhütte bulunmamak, sigorta şirketi adı vermemek ve branşları birbirine karıştırmamak. Bu sınırlar istemde açıkça yazılmalıdır.
Çıktı biçimi
Beklenen uzunluk, yapı ve dil belirtilmelidir: "En fazla dört cümle, resmi ama sıcak bir dil, sonunda görüşme için uygun saat soran bir cümle" gibi. Biçim belirtilmediğinde asistan çoğu zaman gereğinden uzun ve süslü metinler üretir.
Örnek: zayıf ve güçlü istem
Zayıf istem: "Müşteriye DASK hatırlatması yaz."
Güçlü istem: "Bir sigorta acentesinde çalışan biri olarak, DASK poliçesinin bitiş tarihi yaklaşan bir konut sahibine kısa bir bilgilendirme mesajı taslağı yaz. Mesaj en fazla üç cümle olsun. Prim tutarı, sigorta şirketi adı veya teminat detayı yazma. DASK'ın zorunlu bir deprem sigortası olduğunu hatırlat ve yenileme için adres bilgisinin güncel olup olmadığını teyit etmek üzere dönüş yapmasını rica et. Kasko, trafik veya konut sigortasından bahsetme."
İkinci istem daha uzundur ama sonuç, çalışanın çok daha az düzeltme yapmasını gerektirir. Ayrıca sınırlar sayesinde metnin yanlış bir bilgi içerme ihtimali azalır.
Acentede sık kullanılan istem türleri
Taslak üretme
Bilgilendirme mesajları, eksik belge talepleri, iç duyurular. Bu istemlerde ton ve uzunluk sınırı en önemli unsurdur.
Sadeleştirme
Uzun bir iç süreç dokümanını yeni başlayan bir çalışanın anlayacağı adımlara dönüştürmek. Burada "anlamı değiştirmeden, madde işaretli liste halinde" gibi bir talimat faydalıdır.
Yeniden yazma
Çalışanın yazdığı bir metni daha anlaşılır hale getirmek. "Bilgileri değiştirme, yalnızca dili sadeleştir" sınırı burada kritiktir; aksi halde asistan içeriğe kendi yorumunu ekleyebilir.
Kontrol listesi çıkarma
Bir süreç tarifinden yapılacaklar listesi üretmek. Örneğin trafik teklifi için müşteriden alınacak bilgilerin, kasko ve DASK listelerinden ayrı olarak çıkarılması.
Sık yapılan hatalar
- Kişisel veriyi istemde kullanmak: Gerçek ad, kimlik numarası, plaka veya adres yazmak. Bu bilgiler metin hazırlandıktan sonra eklenmelidir.
- Bilgi sormak: "Kasko hangi durumlarda öder?" gibi sorular asistanı bilgi kaynağı olarak kullanmaktır. Teminat ve şart bilgisi poliçe metninden ve sigorta şirketi kaynaklarından alınmalıdır.
- Tek seferde mükemmeli beklemek: İlk taslak genellikle bir başlangıçtır. "Daha kısa", "daha resmi", "ikinci cümleyi çıkar" gibi takip talimatları sonucu hızla iyileştirir.
- Çıktıyı okumadan kullanmak: Güçlü bir istem bile hatasız metin garantisi vermez. Her çıktı gönderilmeden önce okunur.
Ekip için istem kütüphanesi
İyi çalışan istemleri ekipte paylaşmak, herkesin sıfırdan başlamasını önler. Basit bir istem kütüphanesi şu alanlarla tutulabilir:
- İstemin amacı (örneğin yenileme bilgilendirmesi, eksik evrak talebi).
- İlgili branş (trafik, kasko, DASK ayrı ayrı).
- İstemin tam metni.
- Kullanım notu: Hangi alanların çalışan tarafından sonradan ekleneceği.
- Son güncelleme tarihi ve sorumlu kişi.
Kütüphanenin branş bazında ayrılması önemlidir. Trafik için hazırlanmış bir istem kasko müşterisine uyarlanmaya çalışıldığında, gereksiz veya yanlış bilgi içeren metinler ortaya çıkabilir.
İstem yazmayı ekip alışkanlığına dönüştürmek
İstem yazma bir kez öğrenilip bırakılan bir beceri değildir. Ayda bir kısa bir paylaşım toplantısında ekip üyelerinin en çok işe yarayan ve en çok sorun çıkaran istemleri getirmesi, kütüphanenin canlı kalmasını sağlar. Yeni başlayan çalışanlar için ise kütüphaneden seçilmiş üç dört örnekle bir alıştırma yapılabilir. Bu alıştırmada amaç, istemin her parçasının çıktıyı nasıl değiştirdiğini görmektir.
Yazılım ile asistan arasındaki sınır
Asistanın ürettiği metin, sonunda bir müşteri kaydının yanında, belirli bir teklif veya poliçe bağlamında kullanılır. Bu bağlamın doğru olması, yani müşteri bilgilerinin, yenileme tarihlerinin ve teklif geçmişinin güvenilir bir kaynakta tutulması, istemin kalitesi kadar önemlidir. InsureHub bu kaynağı sağlamaya odaklanır: acente CRM kayıtları, poliçe ve yenileme takibi, branşa göre ayrı teklif akışları. Bir yapay zeka asistanı ise yazılımın parçası olarak değil, acentenin kendi seçtiği ve politikasıyla yönettiği ayrı bir araç olarak düşünülmelidir. Teklif akışlarını sigorta teklif programı sayfasında inceleyebilirsiniz.
Özet
Rol, bağlam, sınır ve çıktı biçimi; iyi bir istemin dört parçasıdır. Kişisel veriyi istemin dışında tutmak, asistanı bilgi kaynağı olarak değil yazım yardımcısı olarak kullanmak ve iyi istemleri ekipte paylaşmak, yapay zekadan alınan faydayı artırırken riskleri sınırlar. Verinizi düzenli tutacak altyapıyı görmek için demo hesabı talep edebilirsiniz.