Otomasyon kelimesi acente sahiplerinde iki farklı tepki uyandırır. Bir kısmı her şeyin bir anda otomatikleşeceği büyük bir dönüşüm hayal eder, diğerleri ise bunun karmaşık ve riskli bir proje olduğunu düşünüp hiç başlamaz. Gerçek ise ikisinin arasında bir yerdedir: otomasyon, küçük ve tekrar eden bir işle başlayıp zamanla genişleyen bir yoldur. Bu yazıda acentenizde otomasyona hangi noktadan başlamanın mantıklı olduğunu belirlemek için uygulayabileceğiniz bir yöntem sunuyoruz.
Önce envanter: ekibiniz gün boyu ne yapıyor?
Otomasyona araçla değil, gözlemle başlanır. Bir hafta boyunca ekipten, gün içinde tekrar tekrar yaptıkları işleri kısa notlarla listelemelerini isteyin. Bu listede genellikle şunlar öne çıkar:
- Aynı müşteri ve araç bilgilerini farklı ekranlara yeniden girmek
- Bir teklif için birden fazla şirketin sistemine ayrı ayrı girmek
- Teklifleri karşılaştırmak için tablo hazırlamak
- Müşteriye gönderilecek teklif belgesini elle düzenlemek
- Yaklaşan yenilemeleri takvimden veya listeden takip etmek
- Bekleyen tahsilatları hatırlamak ve kontrol etmek
Bu liste, otomasyon adaylarınızın ham hâlidir. Listeyi hazırlarken çalışanlardan yalnızca işin adını değil, işi yaparken hangi ekranları kullandıklarını ve nerede beklediklerini de yazmalarını isteyin. Aynı işin farklı çalışanlar tarafından farklı yollarla yapıldığını görmek, otomasyondan önce süreci sadeleştirmeniz gerektiğini gösterebilir. Önce standart hâle getirilmemiş bir süreci otomatikleştirmek, karmaşayı yalnızca hızlandırır.
Önceliklendirme için üç soru
Listedeki her iş için şu üç soruyu sorun:
- Ne sıklıkla yapılıyor? Günde birçok kez yapılan bir iş, ayda bir yapılan işten önce gelir.
- Kurala bağlı mı? Her seferinde aynı adımlarla yapılan işler otomasyona uygundur; yoruma ve müzakereye dayalı işler değildir.
- Hata maliyeti ne? Yanlış girilen bir plaka veya kaçırılan bir yenileme tarihi ciddi sonuçlar doğurabilir. Hata riskini azaltan otomasyonlar önceliklidir.
Sık yapılan, kurala bağlı ve hata riski taşıyan işler, ilk otomasyon adımınız için en güçlü adaylardır.
Acentelerde tipik başlangıç noktaları
Teklif toplama ve karşılaştırma
Çoğu acentede en fazla zaman alan tekrar eden iş teklif sürecidir. Burada önemli bir ayrım vardır: trafik, kasko ve DASK birbirinden farklı bilgiler isteyen, farklı süreçlerdir. Bu nedenle her branş için ayrı bir sorgu akışı kurgulamak gerekir. InsureHub sigorta teklif programı trafik, kasko ve DASK için ayrı teklif sorgu akışları sunar; çalışılan şirketlerden gelen teklifler branş bazında karşılaştırılır.
Araç bilgisinin otomatik gelmesi
Trafik ve kasko sorgularında araç bilgilerinin elle girilmesi, hem zaman alır hem de hata riskini artırır. InsureHub'da plakadan EGM araç sorgusu yapılarak araç bilgileri sorgu akışına aktarılır.
Teklif belgesinin hazırlanması
Karşılaştırılan tekliflerin müşteriye sunulacak düzenli bir belgeye dönüştürülmesi, elle yapıldığında her seferinde biçim farklılıklarına yol açar. PDF teklif formu oluşturmak bu adımı standart hâle getirir.
Yenileme ve tahsilat hatırlatmaları
Poliçe ve yenileme takibi ile tahsilat takibi, takvim ve hafızaya bağlı kalınca aksayan alanlardır. Bu bilgilerin sistemde tutulması ve görevlerle ilişkilendirilmesi, takibin kişiye bağlı olmaktan çıkmasını sağlar.
Örnek iş akışı: bir pazartesi sabahı
Otomasyonun günlük işe etkisini somutlaştırmak için bir acente çalışanının haftaya başlayışını düşünelim.
- Çalışan güne yaklaşan yenilemelere bakarak başlar ve ilgili müşteriler için görevlerini gözden geçirir.
- Trafik yenilemesi yaklaşan bir müşteri için trafik sorgu akışını açar; plakadan EGM araç sorgusuyla araç bilgileri gelir.
- Çalışılan şirketlerden dönen trafik teklifleri karşılaştırma ekranında listelenir.
- Çalışan teklifleri inceler, müşteriye anlatacağı noktaları belirler ve PDF teklif formunu hazırlar.
- Müşteriyle görüşür; sonucu müşteri kaydına işler, poliçe yapılırsa yenileme ve tahsilat takibi güncellenir.
Bu akışta çalışanın zamanı veri girişine değil, teklifleri değerlendirmeye ve müşteriyle konuşmaya ayrılır. Otomasyonun asıl hedefi de budur.
Otomasyon danışmanlığın yerini almaz; danışmanlığa zaman açar.
Neyi otomatikleştirmemelisiniz?
Her işin otomatikleşmesi gerekmez. Müşterinin ihtiyacını anlamak, teminatları açıklamak, hasar sürecinde yol göstermek ve müşteriye uygun ürünü önermek uzmanlık ve iletişim gerektirir. Bu adımlar sistem tarafından desteklenebilir, ancak kararı veren ve açıklayan yine acente çalışanıdır.
İlerlemeyi nasıl takip edersiniz?
İlk otomasyon adımını uyguladıktan sonra birkaç hafta bekleyin ve ekibinizle tekrar konuşun. Envanterdeki iş listesinden hangileri artık eskisi gibi zaman almıyor? Hangi adımlarda hâlâ elle aktarım yapılıyor? Raporlama ekranlarında teklif, poliçe ve görev hareketlerini izlemek, bir sonraki otomasyon adayını belirlemenize yardımcı olur.
Sık sorulan sorular
Otomasyona başlamak için tüm süreçleri aynı anda değiştirmek gerekir mi?
Hayır. Tek bir branşın teklif süreciyle veya yenileme takibiyle başlamak, ekibin yeni düzene alışmasını kolaylaştırır. Diğer süreçler sırayla eklenebilir.
Trafik, kasko ve DASK için aynı akış kullanılabilir mi?
Bu branşlar farklı bilgiler ve farklı adımlar gerektirdiği için ayrı akışlarla yönetilmeleri daha sağlıklıdır. InsureHub'da bu üç branş için ayrı teklif sorgu akışları bulunur.
Otomasyon çalışan ihtiyacını azaltır mı?
Otomasyonun amacı tekrar eden işlerin yükünü azaltmaktır. Kazanılan zaman genellikle müşteriyle iletişim, yenileme takibi ve danışmanlık gibi değer üreten işlere aktarılır.
İlk adımı birlikte görelim
Otomasyona nereden başlayacağınızı belirledikten sonra, bunu destekleyecek altyapıyı görmek kararınızı kolaylaştırır. Teklif sorgu akışlarını, karşılaştırma ekranını ve acente yazılımının diğer modüllerini incelemek için demo talebi oluşturabilir ve ücretsiz demo hesabıyla InsureHub'ı deneyebilirsiniz.