Pek çok sigorta acentesinin web sitesi, kurulduğu günden beri bir vitrin gibi çalışır: hakkımızda sayfası, iletişim bilgileri, belki bir iletişim formu. Formdan gelen mesaj bir e-posta kutusuna düşer, biri fark ederse aranır, fark edilmezse kaybolur. Oysa web sitesi doğru kurgulandığında acentenin günlük çalıştığı yazılımın ön kapısı hâline gelebilir. Bu yazıda acente web sitesi ile acente yazılımı arasındaki bağın nasıl kurulabileceğini, hangi verinin nereye akması gerektiğini ve bu işe hangi sırayla başlamanın mantıklı olduğunu ele alıyoruz.
Kopukluk nerede başlıyor?
Web sitesi ile operasyon arasındaki kopukluk genellikle üç noktada ortaya çıkar. Birincisi, formdan gelen bilgilerin yazılıma elle yeniden girilmesidir. Bu hem zaman alır hem de ad, telefon veya plaka gibi alanlarda yazım hatası riskini artırır. İkincisi, talebin kime ait olduğunun belirsiz kalmasıdır; ortak bir e-posta kutusuna gelen mesajı herkes görür ama kimse sahiplenmez. Üçüncüsü ise takip eksikliğidir: talep arandı mı, teklif hazırlandı mı, müşteri geri dönüş yaptı mı sorularının cevabı bir kişinin hafızasında kalır.
Entegrasyonun amacı bu üç sorunu çözmektir: veriyi bir kez almak, talebi bir sorumluya bağlamak ve süreci izlenebilir kılmak.
Web sitesinden yazılıma hangi veriler akmalı?
Her alanı formda istemek, ziyaretçiyi formu doldurmaktan vazgeçirebilir. Bu nedenle ilk temasta yalnızca süreci başlatacak asgari bilgiyi toplamak daha sağlıklıdır:
- İletişim bilgileri: ad soyad ve telefon ya da e-posta.
- İlgilenilen branş: trafik, kasko, DASK veya diğer ürünler. Bu seçim, talebin hangi akışa yönleneceğini belirler.
- Tercih edilen iletişim zamanı: geri arama planlamasını kolaylaştırır.
- Kısa not alanı: müşterinin kendi ifadesiyle ihtiyacı.
- Aydınlatma metni ve açık rıza adımları: kişisel veri işleme süreçlerinizi hukuk danışmanınızla birlikte belirleyip formda açıkça gösterin.
Plaka, ruhsat bilgisi veya adres gibi ayrıntılar çoğu zaman ilk görüşmede, müşteriyle teyit edilerek alınabilir. Böylece formda gereksiz kişisel veri toplanmamış olur.
Entegrasyon yöntemleri
1. Düzenli e-posta ve manuel aktarım
En basit yöntemdir. Formdan gelen talepler belirli bir e-posta adresine düşer ve belirlenmiş bir çalışan bunları gün içinde yazılımdaki müşteri kayıtlarına aktarır. Teknik yatırım gerektirmez ama disiplin ister: kimin aktaracağı, ne sıklıkla kontrol edileceği yazılı olmalıdır.
2. Webhook veya API ile otomatik aktarım
Web sitesi altyapısı ve kullanılan yazılım izin veriyorsa, form gönderildiğinde verinin doğrudan bir uç noktaya iletilmesi mümkündür. Bu yöntem elle girişi ortadan kaldırır; ancak kurulumdan önce yazılım sağlayıcınızla hangi bağlantı seçeneklerinin bulunduğunu netleştirmeniz gerekir. Her yazılımda dışarıya açık bir talep alma ucu bulunmayabilir.
3. Ara katman araçları
Form servisleri ile hedef sistem arasında köprü kuran otomasyon araçları da kullanılabilir. Bu araçlar hızlı kurulum sağlar, fakat kişisel verinin üçüncü bir hizmetten geçmesi anlamına geldiği için veri güvenliği ve sözleşme şartları ayrıca değerlendirilmelidir.
Örnek iş akışı: web formundan kasko görüşmesine
Somut bir senaryo üzerinden ilerleyelim. Bir ziyaretçi akşam saatlerinde acentenin web sitesindeki formu doldurur ve kasko konusunda bilgi almak istediğini belirtir.
- Talep, belirlenen yöntemle acentenin çalıştığı sisteme aktarılır ve bir müşteri kaydı açılır.
- Sabah talep listesi kontrol edilir, kayıt bir temsilciye atanır ve geri arama için bir görev oluşturulur.
- Temsilci müşteriyi arar, ihtiyacı dinler ve gerekli araç bilgilerini teyit eder.
- Kasko teklif sorgusu yapılır; çalışılan şirketlerden gelen teklifler karşılaştırılır.
- Müşteriye sunulacak teklif, PDF teklif formu olarak hazırlanır ve iletilir.
- Görüşmenin sonucu müşteri kaydına not edilir; olumlu sonuçlanırsa poliçe ve yenileme takibi başlar.
Bu akışın 2-6. adımları InsureHub sigorta acentesi yazılımı içinde yürütülebilir: müşteri/CRM kaydı, görevler, plakadan EGM araç sorgusu, kasko için ayrı teklif sorgu akışı, branş bazında teklif karşılaştırma ve PDF teklif formu doğrulanmış kapsamdadır. Web formunun sisteme nasıl aktarılacağı ise web sitenizin altyapısına bağlıdır; bu adımı kurulum öncesinde ayrıca planlamanızı öneririz.
Entegrasyonun başarısı teknik bağlantıdan çok, talebin sisteme girdiği andan itibaren kimin sorumlu olduğunun net olmasına bağlıdır.
Dikkat edilmesi gereken noktalar
- Güvenlik: Formun HTTPS üzerinden çalıştığından, spam koruması bulunduğundan ve gelen verinin yalnızca yetkili kişilerce görüldüğünden emin olun.
- Tekrarlanan kayıtlar: Aynı kişi birden fazla form doldurabilir. Aktarım sırasında telefon veya e-posta ile mevcut kayıt kontrolü yapılmalıdır.
- Beklenti yönetimi: Web sitesinde fiyat veya süre vaadi yerine, talebin ne zaman ve nasıl değerlendirileceğini anlatmak daha sağlıklıdır.
- Ölçüm: Web sitesinden gelen taleplerin kaynağını kayıtta belirtmek, ileride raporlama yaparken hangi kanalın işe yaradığını görmenizi sağlar.
Sık sorulan sorular
Web sitemiz eski bir altyapıda; entegrasyon için yenilemek şart mı?
Şart değildir. Düzenli e-posta ve manuel aktarım yöntemiyle başlayıp süreci oturttuktan sonra teknik entegrasyonu değerlendirebilirsiniz. Önemli olan talebin kaybolmamasıdır.
Formda plaka veya kimlik numarası istemeli miyiz?
İlk temasta asgari veri toplamak genellikle daha doğru bir yaklaşımdır. Ayrıntılı bilgileri görüşme sırasında, müşterinin onayıyla almak hem güven oluşturur hem de gereksiz veri toplanmasını önler.
Web sitesinden gelen talepleri mobilde de takip edebilir miyiz?
Talepler müşteri kaydı olarak sisteme girdikten sonra, InsureHub'da web acente paneli ile iOS ve Android mobil uygulama aynı veri üzerinde çalıştığı için kayıtlar ve görevler sahada da görüntülenebilir.
Sonuç: önce süreç, sonra bağlantı
Web sitesi entegrasyonu, teknik bir projeden önce bir süreç tasarımıdır. Hangi verinin alınacağını, talebin kime atanacağını ve sonucun nereye kaydedileceğini belirlediğinizde, bağlantı yöntemi ikincil bir karar hâline gelir. Talepleri karşılayacağınız müşteri, teklif ve görev altyapısını yerinde görmek isterseniz, InsureHub demo talebi oluşturarak ücretsiz demo hesabıyla sistemi inceleyebilirsiniz.