Bir acente yazılımı satın alındıktan birkaç ay sonra masaya mutlaka aynı soru gelir: "Bu yazılım bize ne kazandırdı?" Bu soruya sağlıklı bir cevap verebilmek için ölçümün yazılım seçilmeden önce planlanmış olması gerekir. Aksi hâlde değerlendirme, "ekip memnun görünüyor" veya "eskisinden daha düzenli" gibi izlenimlere dayanır. İzlenimler değerlidir, ancak yatırım kararını savunmak ve bir sonraki adımı planlamak için yeterli değildir.
Bu yazıda acente yönetimi için yazılım yatırımının geri dönüşünü ölçmeye yönelik pratik bir çerçeve sunuyoruz. Amaç bir rakam vaat etmek değil, kendi acentenizde neyi, nasıl ölçeceğinizi netleştirmektir.
Geri dönüşü yalnızca para ile düşünmeyin
Yazılım yatırımının maliyet tarafı görece kolay hesaplanır. Getiri tarafı ise hem doğrudan hem dolaylı kalemler içerir. İkisini aynı tabloda görmek gerekir.
Maliyet tarafı
- Lisans veya abonelik bedeli
- Mevcut verinin aktarımı ve temizlenmesi için harcanan zaman
- Ekibin eğitimi ve alışma süreci
- Geçiş döneminde eski ve yeni yöntemin bir arada yürütülmesinin getirdiği ek yük
Getiri tarafı
- Tekrarlanan işlerden kazanılan çalışan zamanı
- Kaçırılan yenileme ve takip işlerinin azalması
- Tahsilat ve görev takibinde görünürlük
- Yöneticinin rapor hazırlamak yerine karar vermeye ayırdığı zaman
- Bilginin kişilere değil sisteme bağlı olmasıyla azalan operasyonel risk
Başlangıç çizgisi olmadan ölçüm olmaz
Ölçümün en çok atlanan adımı, mevcut durumun kayda geçirilmesidir. Yazılıma geçmeden önce birkaç hafta boyunca şu sorulara cevap toplayın:
- Bir trafik, bir kasko ve bir DASK teklifini hazırlayıp müşteriye iletmek ortalama ne kadar sürüyor? Bu üç branşı ayrı ayrı ölçün; her biri farklı bilgi ve adım gerektirir.
- Bir dönem içinde kaç yenileme zamanında aranamadı veya geç arandı?
- Bekleyen tahsilatların listesini çıkarmak ne kadar zaman alıyor ve bu liste ne kadar güvenilir?
- Haftalık veya aylık yönetim raporunu hazırlamak kimin, ne kadar zamanını alıyor?
- Bir çalışan izne çıktığında onun müşterilerinin durumunu başka biri ne kadar kolay devralabiliyor?
Bu cevaplar kesin olmak zorunda değildir; önemli olan aynı yöntemle sonradan tekrar ölçülebilir olmalarıdır. Ölçümü kimin yapacağını, hangi tabloya kaydedileceğini ve hangi tarihte tekrarlanacağını da baştan belirleyin. Böylece değerlendirme günü geldiğinde veriyi aramak yerine doğrudan karşılaştırmaya geçebilirsiniz.
Ölçülebilir dört alan
Operasyonel zaman
Teklif hazırlama, müşteri bilgisi arama ve teklifleri müşteriye iletme süreleri burada izlenir. Plakadan araç bilgisinin getirilmesi, branş bazında teklif karşılaştırması ve PDF teklif formu gibi adımlar, ölçüm yaparken ayrı ayrı gözlemlenebilir.
Takip disiplini
Poliçe ve yenileme takibi ile görevlerin sistemde tutulması, "unutulan iş" sayısının izlenmesini mümkün kılar. Burada sayının kendisinden çok eğilim önemlidir.
Tahsilat görünürlüğü
Bekleyen tahsilatların tek bir listede görülebilmesi, takip görüşmelerinin planlanmasını kolaylaştırır. Ölçüm, listeye ulaşma süresi ve listenin güncelliği üzerinden yapılabilir.
Yönetim görünürlüğü
Raporlama, şube ve alt kullanıcı düzeyinde bakış imkânı verdiğinde yöneticinin rapor derlemeye harcadığı zaman değişir. Bu alan, en çok gözden kaçan getiri kalemidir.
Basit bir hesaplama çerçevesi
Her acentenin kalemleri farklı olacağından evrensel bir formül yoktur; ancak şu yapı başlangıç için kullanışlıdır:
Net geri dönüş = (kazanılan zamanın değeri + önlenen kayıpların değeri) − (toplam sahip olma maliyeti)
Kazanılan zamanın değeri, çalışanların tekrarlayan işlerden kurtulan saatlerinin acente için anlamına göre hesaplanır. Önlenen kayıplar ise zamanında yapılan yenileme ve takip işlerinin, aksi hâlde kaybedilebilecek müşteri ilişkileri üzerindeki etkisidir. Bu ikinci kalem tahmine dayanır; bu yüzden varsayımlarınızı yazılı hâle getirin ve her değerlendirmede aynı varsayımları kullanın.
Örnek ölçüm akışı: Üç aylık değerlendirme
- Geçiş öncesi: Başlangıç çizgisi soruları cevaplanır ve kayda geçirilir.
- İlk ay: Ekip alışma sürecindedir; bu dönemde ölçüm yapılır ancak sonuçlar karar için kullanılmaz.
- İkinci ay: Aynı sorular tekrar sorulur; değişen ve değişmeyen alanlar not edilir.
- Üçüncü ay: Maliyet ve getiri tablosu güncellenir, kullanılmayan özellikler ve eğitim ihtiyacı belirlenir.
Ölçümü yanıltan durumlar
- Geçiş döneminin zorluğunu kalıcı bir sorun gibi değerlendirmek.
- Eski yöntemle yeni yöntemin uzun süre paralel yürütülmesi ve verinin iki yere bölünmesi.
- Ekibin yalnızca bir kısmının sistemi kullanması.
- Sezonsal dalgalanmaları yazılımın etkisi sanmak.
Sık sorulan sorular
Geri dönüşü ölçmeye ne zaman başlamalıyım?
Yazılımı seçmeden önce. Başlangıç çizgisi olmadan yapılan ölçüm, karşılaştırma yapacak bir referans bulamaz.
Demo hesabı ölçüm için kullanılabilir mi?
Demo hesabı, iş akışlarınızın yazılımda nasıl karşılandığını görmek ve hangi adımları ölçeceğinize karar vermek için kullanışlıdır. Gerçek geri dönüş ise canlı kullanımda, kendi verinizle ölçülür.
Ölçülemeyen faydalar göz ardı edilmeli mi?
Hayır. Ekip memnuniyeti veya müşteriye daha düzenli dönüş yapmak gibi faydalar ayrı bir bölümde nitel olarak kaydedilebilir.
Sonuç: Önce ölçüm planı, sonra yazılım
Acente yazılımı yatırımının geri dönüşü, satın alma anında değil, ölçüm planının kurulduğu anda belirginleşmeye başlar. Branş bazında teklif süreleri, yenileme ve tahsilat takibi ile yönetim görünürlüğü, birlikte değerlendirildiğinde gerçekçi bir tablo verir. Teklif süreçleri, müşteri kayıtları ve raporlamanın aynı sigorta acentesi yazılımında nasıl bir araya geldiğini kendi ölçüm sorularınızla incelemek isterseniz, InsureHub'ın ücretsiz demo hesabını talep edebilirsiniz: demo talebi oluşturun.