Acentelerde Manuel Veri Girişini Azaltmanın Yolları

Bir sigorta acentesinde günün önemli bir bölümü, aynı bilginin farklı ekranlara tekrar tekrar yazılmasıyla geçebilir. Müşterinin adı bir deftere, plaka bir tabloya, araç bilgileri bir teklif ekranına, poliçe bilgisi de başka bir dosyaya girilir. Her tekrar hem zaman alır hem de yazım hatası ihtimalini artırır. Manuel veri girişini azaltmak, çalışanların bu tekrarlardan kurtulup müşteriye ve danışmanlığa daha fazla zaman ayırmasının yoludur.

Bu yazıda acentelerde manuel veri girişinin nerelerde yoğunlaştığını ve bunu azaltmak için hangi pratik adımların atılabileceğini inceliyoruz.

Manuel Veri Girişi Nerede Yoğunlaşır?

Azaltmaya başlamadan önce tekrarın nerede olduğunu görmek gerekir. Acentelerde öne çıkan noktalar genellikle şunlardır:

• Araç bilgileri: Trafik ve kasko tekliflerinde marka, model, model yılı gibi bilgilerin elle yazılması.
• Aynı müşteri için farklı branşlar: Trafik teklifi alınan müşteriden kasko veya DASK için bilgilerin baştan istenmesi.
• Teklif sonuçlarının aktarılması: Farklı şirketlerden gelen tekliflerin müşteriye göndermek için ayrı bir belgeye kopyalanması.
• Poliçe ve tahsilat kayıtları: Kesilen poliçenin ve ödemenin ayrı tablolarda tekrar işlenmesi.
• Saha ile ofis arasındaki aktarım: Sahada not alınan bilginin ofiste yeniden sisteme girilmesi.

Bilgiyi Bir Kez Girin, Her Yerde Kullanın

Manuel veri girişini azaltmanın temel ilkesi, her bilginin tek bir yerde tutulması ve diğer işlemlerin bu kayıttan beslenmesidir. Müşteri bilgisi bir kez kaydedildiğinde, aynı müşteri için yapılacak teklif, poliçe, tahsilat ve görev işlemleri bu kayda bağlanmalıdır. Acente CRM kayıtları bu yaklaşımın merkezidir: Müşteri kartı doğru açıldığında, sonraki işlemlerde aynı bilgileri yeniden yazmaya gerek kalmaz.

Plakadan Araç Sorgusu

Araç bilgilerinin elle girilmesi, teklif sürecindeki en yaygın tekrarlardan biridir. InsureHub'da plakadan EGM araç sorgusu ile araç bilgileri sorgulanabilir; böylece çalışanın bu bilgileri tek tek yazması gerekmez. Bu, özellikle trafik ve kasko teklif akışlarında hem iş yükünü hem de yazım hatası riskini azaltır.

Branşa Göre Ayrı, Kayda Göre Ortak

Trafik, kasko ve DASK farklı bilgiler gerektirir ve InsureHub'da ayrı teklif sorgu akışları olarak çalışır. Ancak bu akışların aynı müşteri kaydına bağlı olması, müşterinin temel bilgilerinin her branş için yeniden istenmesini önler. Ayrı akış, branşa özgü bilgilerin doğru toplanmasını; ortak kayıt ise tekrarın önlenmesini sağlar.

Teklifleri Kopyalamak Yerine Belgeye Dönüştürmek

Çalışılan şirketlerden gelen teklifleri tek tek bir tabloya kopyalayıp müşteriye göndermek hem zaman alır hem de rakam aktarımında hata riskini doğurur. InsureHub'da teklifler branş bazında karşılaştırma ekranında listelenir ve PDF teklif formu olarak hazırlanabilir. Bu sayede teklif bilgisi ikinci kez yazılmadan müşteriye iletilebilecek bir belgeye dönüşür. Teklif tarafındaki ayrıntılar için sigorta teklif programı sayfasına bakabilirsiniz.

Örnek Akış: Bir Müşteri, Üç Branş

Manuel girişin nasıl azaldığını görmek için bir örnek üzerinden ilerleyelim. Bir müşteri, aracı için trafik teklifi isterken evi için de DASK sorar ve kasko hakkında bilgi almak ister.

1. Çalışan müşteri kaydını bir kez açar; iletişim ve kimlik bilgileri bu kayıtta tutulur.
2. Trafik teklif akışında plakadan EGM araç sorgusu yapılır, araç bilgileri elle yazılmaz.
3. Aynı müşteri ve araç için kasko teklif akışı başlatılır; temel bilgiler mevcut kayıttan gelir, yalnızca kaskoya özgü bilgiler tamamlanır.
4. DASK için ayrı akış çalıştırılır ve konut bilgileri girilir.
5. Her branşın teklifleri kendi karşılaştırma ekranında incelenir ve PDF teklif formları hazırlanır.
6. Müşteri karar verdiğinde poliçe ve tahsilat kayıtları aynı müşteri kartına bağlanır; poliçeler yenileme takibine girer.

Bu akışta müşterinin temel bilgileri bir kez yazılmış, araç bilgileri sorgu ile alınmış ve teklifler yeniden yazılmadan belgeye dönüşmüştür.

Saha ile Ofis Arasındaki Çift Kaydı Kaldırın

Saha çalışanı müşteriyle görüşürken not alıp ofise döndüğünde bu notları sisteme yeniden giriyorsa, aynı bilgi iki kez yazılıyor demektir. InsureHub'da web acente paneli ile iOS ve Android mobil sigorta uygulaması aynı veri üzerinde çalışır. Sahada girilen bilgi ofiste aynı kayıt olarak görülebildiğinde, aktarım için ayrıca zaman harcanmaz.

Süreç Tarafında Yapılabilecekler

Yazılım tek başına yeterli değildir; çalışma alışkanlıklarının da buna uyum sağlaması gerekir:

• Paralel tabloları kapatın: Sisteme geçtikten sonra eski tabloların "yedek" olarak tutulmaya devam etmesi, çift kaydı sürdürür.
• Zorunlu alanlarda anlaşın: Müşteri kaydı açılırken hangi bilgilerin mutlaka alınacağını ekipçe belirleyin; eksik kayıt sonradan tekrar iletişim ve tekrar giriş demektir.
• Tekrarları not edin: Çalışanlardan aynı bilgiyi ikinci kez yazdıkları anları not etmelerini isteyin; bu liste, iyileştirme önceliklerini gösterir.
• Görevleri sistemde tutun: Geri arama ve takip notlarının ayrı kâğıtlarda değil görev olarak kayda bağlanması, bilginin dağılmasını önler.

Her bilginin tek bir sahibi ve tek bir kaydı olduğunda, veri girişi bir iş yükü olmaktan çıkar ve bir defalık bir adıma dönüşür.

Sık Sorulan Sorular

Manuel veri girişi tamamen ortadan kaldırılabilir mi?

Müşteriden alınması gereken bazı bilgiler her zaman olacaktır. Hedef girişi sıfırlamak değil, aynı bilginin birden fazla kez yazılmasını önlemektir.

Eski tablolardaki veriler ne olmalı?

Geçiş sürecinde eski kayıtlar referans olarak tutulabilir; ancak yeni işlemlerin yalnızca sistem üzerinden yapılması çift kaydın önüne geçer.

Plakadan sorgu her branşta kullanılır mı?

Plakadan EGM araç sorgusu araca bağlı branşlarda, yani trafik ve kasko akışlarında anlamlıdır. DASK gibi konut odaklı branşlarda farklı bilgiler gerekir.

Sonuç

Manuel veri girişini azaltmak; tekrarın nerede olduğunu görmekle, bilgiyi tek bir kayıtta toplamakla ve sorgu, karşılaştırma ve belge hazırlama gibi adımları bu kayda bağlamakla mümkün olur. Bir sigorta acentesi yazılımı seçerken bu bakış açısıyla değerlendirme yapmak faydalıdır. InsureHub'ın bu akışları nasıl ele aldığını kendi gözünüzle görmek isterseniz demo talep sayfasından ücretsiz demo hesabı isteyebilirsiniz.