Poliçe kayıtları her gün yeni girişler, güncellemeler ve durum değişiklikleriyle büyür. Bu yoğunluk içinde küçük hatalar birikir: bitişi geçmiş ama hâlâ yürürlükte görünen poliçeler, belgesi eklenmemiş kayıtlar, sorumlusu ayrılmış çalışanlar. Tek tek bakıldığında önemsiz görünen bu hatalar, ay sonuna gelindiğinde raporların güvenilirliğini zayıflatır. Ay sonu portföy kontrolü, bu birikimi düzenli aralıklarla temizlemek için basit ama etkili bir rutindir.
Bu yazı bir analiz rehberi değil, bir kontrol listesidir. Amaç portföyün nasıl yorumlanacağını anlatmak değil, yorumlanabilir durumda olduğundan emin olmaktır.
Kontrol rutinini kim yürütmeli?
Ay sonu kontrolünün bir sahibi olmalıdır. Küçük acentelerde bu kişi acente sahibi veya operasyondan sorumlu çalışan olabilir; şubeli yapılarda her şube kendi kontrolünü yapar ve sonuçlar merkezde birleştirilir. Kontrolü yürüten kişi hataları kendisi düzeltmek zorunda değildir; görevi listeleri çıkarmak, ilgili sorumlulara dağıtmak ve tamamlanmasını takip etmektir.
Bölüm 1: Durum ve tarih tutarlılığı
- Bitişi geçmiş yürürlükteki poliçeler: Bitiş tarihi geçtiği halde durumu değişmemiş kayıtları listeleyin. Bunlar ya yenilenmiş ama bağlantı kurulmamış ya da süresi dolmuş ama işaretlenmemiş poliçelerdir.
- Başlangıcı bitişinden sonra olan kayıtlar: Tarih alanlarında ters giriş yapılmış kayıtları kontrol edin.
- Uzun süredir taslakta bekleyen kayıtlar: Belirli bir süreyi aşmış taslakları sorumlularına hatırlatın.
- Aynı nesne için çakışan yürürlükteki poliçeler: Aynı branşta, aynı araç veya adres için aynı anda yürürlükte görünen iki poliçe genellikle bir iptalin işlenmediğine işaret eder.
Bölüm 2: Zorunlu bilgi eksiklikleri
- Plaka veya araç bilgisi eksik trafik ve kasko poliçeleri
- Adres veya yapı bilgisi eksik DASK poliçeleri
- Müşteri kaydına bağlanmamış poliçeler
- Sigorta şirketi veya branş alanı boş kalan kayıtlar
- Prim bilgisi girilmemiş poliçeler
Branşa özgü eksikliklerin ayrı listelenmesi, düzeltme işini doğru kişiye yönlendirmeyi kolaylaştırır. Trafik, kasko ve DASK'ın teklif tarafında ayrı akışlara sahip olması gibi, eksik bilgi kontrolleri de branş bazında ayrışmalıdır.
Bölüm 3: Belge kontrolleri
- Bu ay düzenlenen poliçelerden belgesi eklenmemiş olanlar
- Bu ay işlenen zeyillerden belgesi eklenmemiş olanlar
- Belgesi müşteriye gönderilmemiş yeni poliçeler
- Hiçbir kayıtla eşleşmeyen yüklenmiş belgeler
Bölüm 4: Sorumluluk ve atama
- Sorumlusu olmayan poliçeler: Her yürürlükteki poliçenin bir sorumlu kullanıcısı veya şubesi olmalıdır.
- Pasif kullanıcılara atanmış kayıtlar: Ayrılan veya izne çıkan çalışanların üzerindeki poliçeleri kontrol edin.
- Dengesiz dağılım: Belirli bir kullanıcıda olağandışı yığılma olup olmadığına bakın.
Bölüm 5: Yenileme hattı kontrolü
- Önümüzdeki dönemde bitecek poliçelerden henüz yenileme görevi açılmamış olanlar
- Bitiş tarihi geçmiş ama yenilenmeme nedeni girilmemiş kayıtlar
- Uzun süredir aynı aşamada bekleyen yenileme görevleri
Bu bölüm, yenileme sürecinin kendisini değil, yenileme sürecine veri sağlayan kayıtların sağlığını kontrol eder. Yenileme performansının değerlendirilmesi ayrı bir çalışmanın konusudur.
Bölüm 6: Mükerrer ve şüpheli kayıtlar
- Aynı poliçe numarası ve şirketle birden fazla kez girilmiş kayıtlar
- Aynı kimlik bilgisiyle birden fazla müşteri kaydı
- Toplu aktarımdan sonra oluşmuş, eksik alanlı kayıt grupları
Kontrolü sürdürülebilir kılmak
Altı bölümlük bir listeyi her ay elle çıkarmak zaman alır ve bir süre sonra ertelenir. Kontrolü sürdürülebilir kılmanın yolu, her maddenin yazılımda kayıtlı bir filtre veya rapor olarak tanımlanmasıdır. Böylece ay sonunda kontrolü yürüten kişi listeleri tek tek oluşturmaz, kayıtlı görünümleri açar ve sonuçları dağıtır.
Bir diğer yöntem, kontrol sonuçlarını basit bir sayı olarak kaydetmektir: Bu ay kaç kayıt hangi bölümde hatalı çıktı? Bu sayıların aydan aya izlenmesi, veri kalitesinin iyileşip iyileşmediğini gösterir. Bir bölümdeki hata sayısı sürekli yüksek kalıyorsa, sorun ay sonu kontrolünde değil, günlük veri girişi sürecindedir ve o süreçte bir iyileştirme yapılması gerekir.
Şubeli yapılarda kontrolün birleştirilmesi
Birden fazla şubesi olan acentelerde ay sonu kontrolünün her şubede aynı ölçütlerle yapılması gerekir. Aksi halde bir şubenin "temiz" saydığı kayıt, diğer şubenin ölçütüne göre hatalı olabilir. Merkezde tanımlanan ortak kontrol görünümlerinin tüm şubelerle paylaşılması, karşılaştırılabilir sonuçlar üretir. Şube bazındaki hata sayılarının merkezde tek bir tabloda görülmesi, hangi şubenin desteğe ihtiyaç duyduğunu da ortaya koyar.
Bu karşılaştırma bir sıralama veya baskı aracı olarak değil, eğitim ihtiyacını belirleme aracı olarak kullanılmalıdır. Belirli bir şubede belge eksikliği sürekli yüksek çıkıyorsa, o şubenin belge yükleme sürecinde pratik bir engel olabilir ve bu engelin çözülmesi kontrol listesinden çok daha kalıcı bir iyileşme sağlar. Rol bazlı yetkilendirmenin doğru kurulması da şube yöneticilerinin yalnızca kendi kayıtlarının kontrol listelerini görmesini sağlar.
Sık karşılaşılan direnç ve çözümü
Ekipler bazen ay sonu kontrolünü ek iş olarak görür. Bu algıyı değiştirmenin en etkili yolu, kontrolün sonuçlarını görünür kılmaktır. Temizlenen kayıtların ardından raporların daha doğru çıkması, yenileme listelerinin gereksiz kayıtlardan arınması ve müşteri sorularına daha hızlı cevap verilmesi, ekibin bu rutinin değerini doğrudan hissetmesini sağlar. İlk birkaç ayın yoğun geçmesi normaldir; düzen oturdukça kontrol süresi belirgin biçimde kısalır.
Kısa özet: Ay sonu kontrol akışı
- Kayıtlı kontrol görünümlerini aç.
- Her bölümdeki hatalı kayıt sayısını not et.
- Listeleri sorumlu kullanıcılara görev olarak dağıt.
- Belirlenen süre içinde düzeltmeleri takip et.
- Sonuçları önceki ayla karşılaştır ve tekrar eden sorunlar için süreç iyileştirmesi planla.
InsureHub'da portföy kontrolü
InsureHub, acentelere sunduğu sigorta acentesi yazılımı içinde poliçe, müşteri ve görev kayıtlarını tek bir yapıda tutmayı hedefler. Kontrol listelerinden çıkan düzeltme işlerinin aynı sistem içinde görev olarak dağıtılabilmesi, rutinin dağınık e-postalara dönüşmesini engeller. Bu rutinin kendi portföyünüzde nasıl kurulabileceğini konuşmak için demo talebi oluşturabilirsiniz.