Yazılım seçilmiş, veriler aktarılmış, ekip eğitimlerini tamamlamıştır. Geriye bir adım kalır: yeni sistemin acentenin asıl çalışma aracı haline geldiği gün. Canlıya geçiş günü, iyi hazırlanılmadığında küçük aksaklıkların büyüdüğü bir gün olabilir; iyi hazırlanıldığında ise sıradan bir iş gününden çok da farklı değildir. Bu yazıdaki kontrol listesi, geçiş gününü üç zaman dilimine ayırarak her dilimde neyin kontrol edilmesi gerektiğini sıralar. Listeyi acentenizin ölçeğine göre kısaltabilir veya genişletebilirsiniz.
Geçiş tarihini seçmek
Kontrol listesinden önce doğru tarihi seçmek gerekir. Ay sonu kapanışları, yenileme yoğunluğunun arttığı dönemler veya ekipte izinlerin yoğunlaştığı günler geçiş için uygun değildir. Haftanın ilk günlerinden birini seçmek, olası sorunların hafta içinde çözülmesine fırsat tanır. Geçiş tarihi kesinleştiğinde ekibe en az birkaç hafta önceden duyurulmalı ve sağlayıcının destek ekibine de bildirilmelidir.
Geçişten önceki hafta
Veri ve yapılandırma
- Aktarılan müşteri ve poliçe kayıtlarından rastgele örnekler seçip eski kaynakla karşılaştırın.
- Yaklaşan yenilemelerin yeni sistemde doğru tarihlerle göründüğünü kontrol edin.
- Açık tahsilat kayıtlarının eksiksiz aktarıldığını doğrulayın.
- Mükerrer müşteri kayıtlarını tarayın ve birleştirin.
Kullanıcılar ve yetkiler
- Her çalışanın kullanıcı hesabının açıldığını ve doğru role atandığını kontrol edin.
- Şube veya ekip bazlı erişim kısıtlamalarını test edin.
- İki aşamalı doğrulamayı etkinleştirin ve her kullanıcının ilk girişini geçiş öncesinde yapmasını sağlayın.
- Mobil uygulamayı kullanacak çalışanların cihazlarına uygulamanın yüklendiğini ve giriş yapılabildiğini doğrulayın.
Teklif akışları
- Trafik, kasko ve DASK için ayrı birer deneme teklifi hazırlayın; her branşın kendi sorgu akışının beklendiği gibi ilerlediğini görün.
- Araç bilgisi sorgusu gerektiren akışlarda gerekli bilgilerin hangi sırayla istendiğini ekiple bir kez daha gözden geçirin.
- PDF teklif formunun acente bilgileriyle doğru oluştuğunu kontrol edin.
İletişim
- Geçiş gününün programını ve destek kanallarını ekiple paylaşın.
- Acente içinde soruların toplanacağı tek bir sorumluyu belirleyin.
- Eski sistemin geçiş gününden itibaren hangi amaçla, ne kadar süre kullanılacağını yazılı hale getirin.
Geçiş günü
Geçiş günü, ekibin yeni sistemle gerçek işleri yürütmeye başladığı gündür. Bu günün temel kuralı, sorunları sessizce eski yöntemle çözmek yerine görünür kılmaktır.
- Kısa bir açılış toplantısı yapın. Günün planını, destek kanalını ve iç sorumluyu hatırlatın.
- İlk işlemleri birlikte yapın. Günün ilk müşteri kaydını ve ilk teklifini ekip birlikte izleyebilir.
- Soru listesini canlı tutun. Gün boyunca gelen her soru, kim sorduğu ve nasıl çözüldüğüyle birlikte kaydedilsin.
- Eski sisteme yeni kayıt girişini durdurun. Eski sistem yalnızca okuma ve kontrol amacıyla açık kalsın.
- Gün sonu değerlendirmesi yapın. Çözülen ve bekleyen konuları gözden geçirin; ertesi gün için öncelikleri belirleyin.
Geçişten sonraki ilk hafta
İlk hafta, yeni alışkanlıkların yerleştiği dönemdir. Bu dönemde dikkat edilmesi gerekenler:
- Günlük kısa kontroller: Yenileme listesine ve görevlere her gün bakılıyor mu?
- Veri girişi kalitesi: Yeni açılan müşteri kartlarında zorunlu bilgiler eksiksiz mi?
- Mobil kullanım: Sahadaki çalışanlar kayıtlarını mobil uygulamadan güncelliyor mu, yoksa ofise dönüp mi giriyor?
- Destek talepleri: Hangi konular tekrar ediyor? Tekrar eden sorular ek bir eğitim ihtiyacına işaret eder.
- Yönetici görünürlüğü: Raporlama panelindeki veriler gerçek durumu yansıtıyor mu?
Rol bazında kısa hatırlatmalar
Geçiş gününde herkesin aynı listeye bakması yerine, her rol için kısa bir hatırlatma kartı hazırlamak işleri kolaylaştırır:
- Satış ve teklif ekibi: Yeni teklifleri yalnızca yeni sistemde hazırlayın; müşteriye gönderilen her teklifin müşteri kartına bağlı olduğundan emin olun.
- Operasyon ekibi: Günün yenileme listesini yeni sistemden takip edin, tamamlanan işleri görev olarak kapatın.
- Tahsilat sorumlusu: Gün içindeki ödemeleri yeni sisteme işleyin ve eski kayıtlarla ilk mutabakatı gün sonunda yapın.
- Yönetici: Raporlama panelini gün içinde birkaç kez kontrol edin; eksik veya tutarsız görünen bir alan varsa iç sorumluya iletin.
Geri dönüş planı
İyi hazırlanmış bir geçişte bile ciddi bir sorun yaşanabileceğini kabul etmek, sakin kalmayı kolaylaştırır. Geri dönüş planı, hangi durumda ve hangi süreç için geçici olarak eski yönteme dönüleceğini tanımlar. Örneğin bir branşın teklif akışında beklenmedik bir sorun çıkarsa, o branş için geçici olarak eski yöntemle çalışılabilir; ancak müşteri kayıtları ve görevler yeni sistemde tutulmaya devam eder. Geri dönüşün kapsamı ne kadar dar tanımlanırsa, geçişin genel ivmesi o kadar az etkilenir.
Geçiş sonrası ilk ayın sonunda
İlk haftanın ardından, ilk ayın sonunda daha kapsamlı bir değerlendirme yapın. Bu değerlendirmede tekrar eden destek konularını, kullanılmayan özellikleri ve eski yönteme geri dönülen noktaları listeleyin. Liste, ek eğitim ihtiyacını ve süreç düzeltmelerini belirlemek için sağlam bir temel oluşturur.
Kontrol listesini ortak bir yerde tutun
Bu listeyi bir kâğıtta değil, ekibin ortak erişebildiği bir yerde tutmak ve her maddeye bir sorumlu atamak işleri kolaylaştırır. InsureHub'da görev yönetimi bu amaçla kullanılabilir: Geçiş maddeleri görev olarak oluşturulup ilgili kullanıcılara atanabilir ve tamamlandıkça işaretlenebilir. Böylece geçiş listesi, yazılımın kendisinde ilk gerçek iş akışına dönüşür. Platformun genel yapısını incelemek için sigorta acentesi yazılımı, müşteri ve görev tarafını incelemek için acente CRM sayfalarına göz atabilirsiniz.
Sonuç
Canlıya geçiş, ayrıntılara gösterilen özenle kolaylaşır. Önceki hafta veriyi ve yetkileri doğrulamak, geçiş günü sorunları görünür kılmak ve ilk hafta alışkanlıkları izlemek, yeni sistemin kısa sürede acentenin doğal çalışma aracı olmasını sağlar.