DASK yenilemesi, acentelerin en sık "otomatiğe bağladığı" işlerden biridir. Konut yerinde durur, adres değişmez, yapı aynıdır; dolayısıyla geçen yılın bilgileriyle yenileme yapmak yeterli görünür. Ancak pratikte bu varsayım her zaman doğru değildir. Konut satılmış, müşteri taşınmış, ilk kayıtta yapı bilgisi hatalı girilmiş ya da adres kodu eksik kalmış olabilir. DASK yenilemesinde kısa bir kontrol adımı, sonradan yaşanacak düzeltme işlemlerinin önüne geçer.
DASK'ın kendi akışı ve neden önemli olduğu
DASK, trafik ve kasko gibi araç merkezli branşlardan tamamen farklı bir veri setiyle çalışır. Sorgu ve teklif süreci adres ve yapı bilgisi üzerine kuruludur. Bu nedenle acente yazılımında DASK'ın ayrı bir sorgu akışına sahip olması bir tercih değil, zorunluluktur. Yenileme süreci de bu ayrı akışın mantığını takip etmeli; araç yenilemeleri için tasarlanmış kontrol adımları DASK'a uygulanmamalıdır.
Yenileme öncesi kontrol edilmesi gereken bilgiler
Adres ve adres kodu
DASK sürecinde adres bilgisinin standart bir adres kodu üzerinden tanımlanması yaygındır. İlk kayıtta adres serbest metin olarak girilmiş ve kod eksik kalmışsa, yenileme sırasında bu eksiklik tamamlanmalıdır. Adres metni ile kod arasında uyumsuzluk varsa, hangisinin doğru olduğu müşteriyle teyit edilmelidir.
Yapı tarzı ve inşa yılı
Yapı tarzı ve inşa yılı bilgisinin ilk kayıtta yanlış girilmesi nadir değildir. Bu bilgiler müşteri tarafından tahmini olarak verilmiş olabilir. Yenileme, bu bilgileri belgeyle teyit etmek için uygun bir fırsattır.
Brüt alan
Konutun metrekare bilgisi, tadilat veya yanlış beyan nedeniyle gerçeği yansıtmıyor olabilir. Bu bilgi tapu veya resmi kayıtla uyumlu olmalıdır.
Kat bilgisi ve bağımsız bölüm
Aynı binada birden fazla bağımsız bölümü olan müşterilerde, hangi poliçenin hangi bölüme ait olduğu açıkça işaretlenmelidir. Aksi halde yenileme sırasında poliçeler birbirine karıştırılabilir.
Mülkiyet ve kullanım değişiklikleri
DASK yenilemesinde adres kadar önemli bir diğer konu, konutun mülkiyet durumudur. Müşteri konutu satmışsa, yenileme o müşteri adına yapılmaz. Yeni malik başka bir acenteyle çalışabilir veya kendi başına poliçe yaptırabilir. Bu durumda yenileme kaydı "konut satıldı" nedeniyle kapatılmalı ve müşterinin yeni bir konutu olup olmadığı sorulmalıdır.
Kiracılı konutlarda ise ev sahibi ile acentenin iletişim kurduğu kişi farklı olabilir. Yenileme hatırlatmasının kime gideceği poliçe kaydında açıkça belirtilmelidir. Bu ayrımın müşteri kayıtlarında doğru yapılması, hatırlatmaların yanlış kişiye ulaşmasını engeller.
Bir DASK yenileme kontrol akışı
- Yenileme listesine düşen DASK poliçesinin adres kodunun dolu olup olmadığını kontrol et.
- Önceki dönem içinde adres düzeltmesi zeyli yapılıp yapılmadığına bak.
- Müşteriye konutun mülkiyetinde veya kullanımında değişiklik olup olmadığını sor.
- Yapı tarzı, inşa yılı ve brüt alan bilgisini mevcut belgelerle karşılaştır.
- Farklılık varsa kaydı güncelle ve değişikliğin kaynağını not et.
- DASK teklif akışını güncel bilgilerle başlat.
- Müşteriyle birlikte konut veya ev sigortası ihtiyacını da konuş.
Yedinci adım, DASK'ın zorunlu bir deprem teminatı olduğu ve konutun diğer risklerini kapsamadığı gerçeğiyle ilgilidir. Bu bilgilendirme müşteri açısından değerlidir ve yenileme görüşmesi bunu yapmak için doğal bir zemindir.
Toplu yenilemelerde kontrolün ölçeklenmesi
Bazı acenteler aynı ay içinde çok sayıda DASK yenilemesiyle karşılaşır. Her poliçe için tek tek kontrol yapmak zaman alıcı görünebilir. Bu noktada yazılımın kontrolü önceliklendirmesi yardımcı olur:
- Adres kodu eksik olan kayıtlar en üst sırada listelenir.
- Dönem içinde zeyil görmüş kayıtlar ayrıca işaretlenir.
- Uzun süredir hiç teyit edilmemiş kayıtlar öne çıkarılır.
- Bilgileri yakın zamanda teyit edilmiş kayıtlar hızlı yenileme listesine alınır.
Bu sınıflandırma sayesinde ekip enerjisini gerçekten kontrol gerektiren kayıtlara yönlendirir. Her yıl her kaydın uzun bir kontrolden geçmesi gerekmez; ancak her kaydın belirli aralıklarla teyit edilmesi gerekir.
Belge yönetimiyle bağlantı
Adres ve yapı bilgisini teyit etmek için kullanılan belgelerin, ilgili poliçe veya müşteri kaydına bağlı olarak saklanması, bir sonraki yenilemede aynı belgeyi tekrar istemeye gerek bırakmaz. Belgenin hangi tarihte alındığı ve hangi bilgiyi doğrulamak için kullanıldığı not edilirse, yenileme süreci her yıl daha da hızlanır. Kişisel veri içeren bu belgelerin erişiminin yetki kurallarına bağlı olması da unutulmamalıdır.
Teyit tarihini kayıtta tutmak
Her DASK kaydında adres ve yapı bilgisinin en son ne zaman ve kim tarafından teyit edildiğini gösteren bir alan bulunması, kontrolü yıllara yaymayı mümkün kılar. Teyit tarihi yakın olan kayıtlar hızlı yenilemeye alınabilir, uzun süredir teyit edilmemiş kayıtlar ise öncelikli kontrole yönlendirilir. Bu alan aynı zamanda denetimlerde acentenin özenli çalıştığını gösteren somut bir kanıt işlevi görür.
Sık yapılan hatalar
- Adres değişikliğini yalnızca müşteri kartında güncelleyip poliçe kaydına yansıtmamak
- Aynı binadaki farklı bağımsız bölümlerin poliçelerini tek kayıt altında birleştirmek
- Satılan konutun poliçesini yenilenmedi olarak kapatıp nedeni kaydetmemek
- DASK yenilemesini kasko veya trafik şablonuyla takip etmeye çalışmak
Yazılımın katkısı
InsureHub, acentelere sunduğu yazılımda DASK tekliflerini trafik ve kaskodan ayrı bir akışla ele alır. Bu ayrım, adres ve yapı bilgisine özgü kontrollerin sürece doğal biçimde yerleşmesine imkân tanır. DASK sürecinin genel teklif yapısıyla nasıl ilişkilendiğini sigorta teklif programı sayfasında inceleyebilir, sahada müşteriyle birlikte bilgi güncellemek için mobil sigorta uygulaması seçeneklerine göz atabilirsiniz.
DASK yenilemelerinizi bu yıl farklı bir yöntemle ele almak isterseniz, önce adres kodu eksik olan poliçelerin listesini çıkarın. Bu tek liste, kontrol sürecinizin nereden başlaması gerektiğini net biçimde gösterecektir.