Nakliyat, mühendislik, bazı ticari işyeri ve sağlık poliçeleri gibi ürünlerde primin yabancı para birimi üzerinden belirlendiği durumlarla karşılaşılabilir. Dövizli bir poliçe, acentenin kayıt düzenine yeni bir değişken ekler: kur. Poliçenin düzenlendiği gün, taksidin ödendiği gün ve komisyonun hesaplandığı gün farklı kurlar geçerli olabilir. Bu farklar kayıt altına alınmadığında tahsilat raporları ile şirket ekstreleri arasında açıklanamayan farklar oluşur, müşteriye verilen tutar bilgisi de tutarsızlaşır. Bu yazıda dövizli poliçelerde tahsilat ve kur farkı kayıtlarının nasıl düzenlenebileceğini operasyonel açıdan ele alıyoruz. Vergi ve muhasebe kayıtlarına ilişkin kesin uygulamalar için mali müşavirinizin görüşü esas alınmalıdır.
Dövizli poliçede üç farklı tarih
Dövizli bir poliçenin finansal yaşamında en az üç tarih öne çıkar ve her birinin kendi kuru olabilir:
- Poliçenin düzenlendiği tarih: Prim tutarının yerel para karşılığı ilk olarak bu tarihte hesaplanır.
- Ödemenin yapıldığı tarih: Müşteri yerel para ile ödüyorsa ödeme günündeki kur uygulanabilir.
- Komisyonun tahakkuk ettiği veya ödendiği tarih: Şirketin uygulamasına göre farklı bir kur esas alınabilir.
Bu tarihlerin hangisinde hangi kurun kullanıldığı sigorta şirketinin uygulamasına ve poliçe koşullarına bağlıdır. Acente için önemli olan, her kaydın hangi kurla oluşturulduğunu açıkça saklamaktır.
Kayıtta bulunması gereken alanlar
Dövizli poliçeler için standart poliçe ve tahsilat alanlarına ek olarak şu bilgilerin tutulması önerilir:
- Poliçenin para birimi ve döviz cinsinden prim tutarı
- Düzenleme tarihindeki kur ve yerel para karşılığı
- Her taksit için döviz cinsinden beklenen tutar
- Ödeme yapıldığında uygulanan kur, kur kaynağı ve kur tarihi
- Ödemenin döviz ve yerel para karşılığı
- Oluşan kur farkı ve yönü
Kur kaynağının kaydedilmesi özellikle önemlidir. Aynı gün için farklı kaynaklar farklı kurlar yayımlayabilir; hangi kaynağın kullanıldığı bilinmezse sonradan yapılan kontroller tutarsız sonuç verir.
Kur farkı ayrı bir hareket olmalı
Dövizli tahsilatlarda en sık yapılan hata, kur farkını tahsilat tutarının içinde eritmektir. Örneğin beklenen yerel para tutarı ile tahsil edilen tutar arasındaki fark, taksit satırının tutarı değiştirilerek kapatılır. Bu yöntem kısa vadede işi kolaylaştırır ama dönem raporlarında hangi farkın kurdan, hangisinin gerçek bir eksik ödemeden kaynaklandığını ayırt etmeyi imkânsız hâle getirir.
Doğru yaklaşım, kur farkını kendi türüne sahip ayrı bir hareket olarak kaydetmektir. Böylece taksit satırı döviz cinsinden “tam ödendi” olarak kapanır, yerel paradaki fark ise kur farkı hareketi olarak raporlanır. Dönem sonunda toplam kur farkı tek bir raporla görülebilir.
Müşteri iletişiminde netlik
Dövizli poliçelerde müşterinin en sık sorduğu soru, “bu ay ne kadar ödeyeceğim?” sorusudur. Yanıt kura bağlı olduğu için kesin bir yerel para tutarı vermek her zaman mümkün olmayabilir. Bu durumda müşteriye döviz cinsinden tutarı, uygulanacak kurun hangi gün ve hangi kaynağa göre belirleneceğini açıkça iletmek beklenti yönetimi açısından önemlidir. Hatırlatma mesajlarında da bu ayrım korunmalıdır: döviz tutarı sabit, yerel para karşılığı ise yaklaşık olarak belirtilebilir.
Müşteriyle yapılan bu açıklamaların görüşme notu olarak kaydedilmesi, ileride doğabilecek “bana farklı tutar söylenmişti” itirazlarını önler. Müşteri iletişim geçmişinin poliçe ve ödeme kayıtlarıyla bir arada tutulmasının faydaları için acente CRM sayfamıza göz atabilirsiniz.
Komisyon tarafında kur etkisi
Dövizli poliçelerde komisyon da döviz cinsinden hesaplanıp yerel paraya çevrilebilir. Bu durumda beklenen komisyon ile gerçekleşen komisyon arasında yalnızca kur kaynaklı farklar oluşabilir. Mutabakatta bu farkları diğer fark türlerinden ayırmak için komisyon kaydında da döviz tutarı, kur ve kur tarihi saklanmalıdır. Şirket ekstresindeki kur ile acente kaydındaki kur aynı değilse, fark “kur kaynaklı” olarak sınıflandırılmalı ve hangi kurun esas alınacağı şirketle netleştirilmelidir.
Raporlamada iki görünüm
Dövizli poliçe içeren bir portföyde raporların iki görünümle sunulması faydalıdır:
- Döviz bazlı görünüm: Poliçelerin ve tahsilatların kendi para birimlerindeki durumu. Bu görünüm tahsilat performansını kur etkisinden arındırarak gösterir.
- Yerel para görünümü: Tüm tutarların yerel paraya çevrilmiş hâli ve kur farkı toplamı. Bu görünüm acentenin finansal sonucunu gösterir.
Yalnızca yerel para görünümüyle çalışmak, kurdaki hareketlerin tahsilat başarısını olduğundan farklı göstermesine yol açabilir. Örneğin kurun yükseldiği bir dönemde tahsilat tutarı artmış görünür; oysa tahsil edilen poliçe sayısı değişmemiş olabilir.
Dövizli poliçe sayısı azsa ne yapmalı?
Birçok acentede dövizli poliçeler portföyün küçük bir kısmını oluşturur ve bu nedenle ayrı bir düzen kurmak gereksiz görünebilir. Ancak az sayıda poliçe olması, her birinin elle ve farklı biçimde kaydedilmesine yol açar. Bu da tam olarak hataların kaynağıdır. Basit bir kural seti, örneğin kur kaynağının ve kur farkı hareketinin standart hâle getirilmesi, az sayıdaki dövizli poliçenin de diğerleriyle aynı güvenilirlikte izlenmesini sağlar.
Kural setinin kısa bir yazılı not hâlinde ekiple paylaşılması da faydalıdır. Hangi kur kaynağının kullanıldığı, kur farkının nasıl kaydedildiği ve müşteriye tutarın nasıl iletileceği bu notta yer aldığında, dövizli bir poliçeyle ilk kez karşılaşan bir çalışan da aynı yöntemi uygulayabilir.
Yazılım desteği
Para birimi, kur ve kur farkı alanlarının poliçe ve tahsilat kayıtlarında standart olarak bulunması, dövizli poliçelerin istisna olarak değil sistemin doğal parçası olarak yönetilmesini sağlar. Sigorta acentesi yazılımı seçerken ya da mevcut yazılımınızı değerlendirirken bu alanların nasıl ele alındığına bakmak, ileride çıkabilecek mutabakat sorunlarını baştan önler.
InsureHub, acentelere yazılım sağlayan bir platform olarak poliçe, tahsilat ve komisyon kayıtlarının izlenebilir olmasını hedefler. Dövizli poliçeleriniz için nasıl bir kayıt düzeni kurabileceğinizi konuşmak isterseniz demo talebi oluşturabilirsiniz.