Sektör fuarları, esnaf buluşmaları, oda toplantıları ve yerel etkinlikler, sigorta acenteleri için yeni insanlarla tanışmanın değerli fırsatlarıdır. Ancak bu etkinliklerden sonra çoğu acentenin elinde bir deste kartvizit, birkaç kâğıda alınmış not ve kimin neyle ilgilendiğine dair belirsiz bir hafıza kalır. Haftalar sonra bu notlar çekmecede unutulur ve etkinliğin yarattığı fırsat kaybolur.
Mobil cihazlarla doğrudan acente yazılımına kayıt yapmak, etkinlik verimini artırmanın en pratik yollarından biridir. Bu yazıda etkinlik öncesinde, sırasında ve sonrasında yapılması gerekenleri, sigorta acentelerine yazılım geliştiren InsureHub'ın bakış açısıyla ele alıyoruz.
Etkinlik öncesi: Hazırlık
Hedefi belirleyin
Etkinliğe neden katıldığınızı netleştirmek, toplanacak bilgiyi de belirler. Esnaf ağırlıklı bir buluşmada işyeri ve konut sigortaları, bir otomotiv etkinliğinde trafik ve kasko konuşmaları öne çıkabilir. Hedef netse, kayıt formunda hangi soruların yer alacağı da netleşir.
Kısa bir kayıt formu tasarlayın
Etkinlikte uzun formlar doldurulmaz. Ziyaretçiyle birkaç dakikalık bir sohbetten sonra kaydedilecek bilgiler sınırlı tutulmalıdır:
- Ad, soyad ve iletişim bilgisi
- İlgilendiği branşlar: trafik, kasko, DASK, işyeri, sağlık gibi
- Mevcut poliçelerinin yaklaşık yenileme dönemi, paylaşmak isterse
- Tercih ettiği iletişim kanalı ve uygun zaman
- Kısa bir görüşme notu
Kimlik numarası, plaka ya da adres gibi teklif için gereken ayrıntılı bilgileri etkinlikte toplamaya çalışmak hem zaman alır hem de ziyaretçide güven sorunu yaratabilir. Bu bilgiler, sonraki görüşmede ilgili branşın sorgu akışında alınmalıdır.
İzin metnini hazırlayın
Potansiyel müşteriden alınan iletişim bilgisi kişisel veridir. Bilginin hangi amaçla kullanılacağının açıkça anlatılması ve iletişim izni alınması gerekir. Kayıt formunda bu iznin açıkça işaretlenebildiği bir alan bulunmalı ve aydınlatma metni ziyaretçiye gösterilebilmelidir. Metnin içeriğini hukuk danışmanınızla belirlemeniz önerilir.
Cihazları hazırlayın
- Stantta kullanılacak tabletlerin ve telefonların tam şarjlı olması, yedek şarj imkânı
- Her çalışanın kendi kullanıcı hesabıyla oturum açması; ortak hesap kullanılmaması
- Etkinlik alanında bağlantının zayıf olabileceği düşünülerek uygulamanın çevrimdışı kayıt davranışının önceden test edilmesi
- Kayıtların etkinlik adıyla etiketlenebilmesi için uygulamada bir etiket ya da kaynak alanı tanımlanması
Etkinlik sırasında: Kayıt disiplini
Sohbetten hemen sonra kaydedin
Ziyaretçiyle görüşme biter bitmez kaydı tamamlayın. Kartvizit alıp "akşam girerim" demek, kalabalık bir günün sonunda çoğu bilginin kaybolması demektir. Kartvizit alındıysa bile, görüşmenin özü o anda uygulamaya not edilmelidir.
Notu somut tutun
"Kaskoyla ilgileniyor" yerine "Aracının kasko poliçesi birkaç ay içinde yenilenecek, teminat kapsamını konuşmak istiyor, öğleden sonra aranmayı tercih ediyor" gibi bir not, sonraki görüşmeyi kolaylaştırır.
Mükerrer kayıtlara dikkat edin
Etkinlikte tanıştığınız kişi zaten acentenizin müşterisi ya da daha önce kaydedilmiş bir potansiyel müşteri olabilir. Kayıt sırasında telefon numarası ile mevcut kayıtlarda arama yapılması, mükerrer kayıt oluşmasını önler. Mevcut bir müşteriyse, yeni not onun kaydına eklenir.
Ekibi koordine edin
Stantta birden fazla çalışan varsa, aynı ziyaretçiyle iki kişinin görüşüp iki ayrı kayıt açması mümkündür. Gün içinde kısa aralarla kayıtları birlikte gözden geçirmek bu durumu önler.
Etkinlik sonrası: Takip
Etkinliğin gerçek değeri, sonraki günlerde yapılan takipte ortaya çıkar.
- Aynı gün ya da ertesi gün kayıtları gözden geçirin. Eksik bilgileri tamamlayın, notları netleştirin.
- Kayıtları sorumlulara atayın. Her potansiyel müşteri için takipten sorumlu kişi belirlenmeli ve uygulamada görev olarak atanmalıdır.
- Önceliklendirin. Yakın zamanda yenileme dönemi olan ya da somut bir ihtiyaç belirten kişiler önce aranmalıdır.
- Kısa bir teşekkür mesajı gönderin. İletişim izni veren ziyaretçilere, tercih ettikleri kanaldan kısa bir teşekkür ve bilgi mesajı göndermek ilişkinin ilk adımıdır.
- Teklif sürecini doğru akışta başlatın. Ziyaretçi trafik, kasko ve DASK ile ilgileniyorsa her biri için ayrı sorgu akışında gerekli bilgileri alarak teklif hazırlayın.
Stant düzeni ve cihaz güvenliği
Kalabalık etkinliklerde tabletlerin gözetimsiz bırakılması, ekranda açık kalan bir müşteri listesinin yoldan geçenler tarafından görülmesine yol açabilir. Stanttaki cihazların kısa hareketsizlik sürelerinden sonra kilitlenmesi, kayıt ekranı dışındaki ekranların açık bırakılmaması ve cihazların stanttan ayrılırken yanında götürülmesi basit ama etkili önlemlerdir. Ziyaretçinin kendi bilgisini tablete girdiği durumlarda ise önceki ziyaretçinin bilgilerinin ekranda kalmadığından emin olunmalıdır. Her kayıttan sonra formun temizlenmesi, hem gizliliği korur hem de bir sonraki ziyaretçiye profesyonel bir izlenim verir.
Etkinliği değerlendirmek
Etkinlik kayıtlarının bir kaynak etiketiyle işaretlenmesi, sonradan değerlendirme yapmayı mümkün kılar. Birkaç hafta sonra şu sorulara bakılabilir: Kaç kişiyle görüşüldü? Bunlardan kaçıyla takip görüşmesi yapıldı? Kaçı teklif aşamasına geldi? Bu bilgiler, gelecek etkinliklere katılım kararlarını veriye dayandırmayı sağlar. Burada önemli olan rakamların kendisinden çok, takip sürecinin nerede tıkandığını görmektir.
Küçük etkinlikler de değerlidir
Bu yaklaşım yalnızca büyük fuarlar için geçerli değildir. Mahalle esnafıyla yapılan bir sabah buluşması, bir meslek odasının bilgilendirme toplantısı ya da bir spor kulübünün sezon açılışı da aynı disiplinle ele alınabilir. Küçük etkinliklerde stant ya da tablet bulunmayabilir; temsilcinin kendi telefonundan, kendi hesabıyla kısa kayıtlar oluşturması yeterlidir. Önemli olan, kaynağın etiketlenmesi ve takibin aynı sistemde yürütülmesidir. Böylece hangi tür etkinliklerin acente için daha verimli olduğu zamanla netleşir ve ekip, enerjisini doğru yerlere yönlendirebilir.
Sık yapılan hatalar
- Kâğıt formlarla bilgi toplayıp sisteme girmeyi ertelemek
- Ortak bir hesapla kayıt yaparak kimin kiminle görüştüğünü belirsiz bırakmak
- İletişim izni almadan ziyaretçileri pazarlama listelerine eklemek
- Etkinlikte çok ayrıntılı bilgi istemek
- Takibi etkinlikten haftalar sonraya bırakmak
Etkinliklerde toplanan bilgiyi doğrudan acente CRM kayıtlarına aktarmak, potansiyel müşteriden poliçeye uzanan yolun ilk adımını sağlam atmak demektir. InsureHub'ın mobil uygulaması ve web paneli aynı veri üzerinde çalıştığı için stantta yapılan kayıt, ofisteki takip ekibine anında ulaşır. Kendi etkinlik senaryonuzu denemek için demo talebi oluşturabilirsiniz.