Veri kalitesi çalışmalarının büyük kısmı, sisteme girmiş hatalı kayıtları bulmak ve düzeltmekle geçer. Oysa bir hatayı kayıt anında engellemek, sonradan bulup düzeltmekten çok daha ucuzdur. Kayıt anında, müşteri karşıdayken ya da belge eldeyken yapılan bir düzeltme saniyeler sürer. Aynı hata aylar sonra bir raporda fark edildiğinde ise müşteriye yeniden ulaşmak, belgeyi aramak ve bağlı kayıtları güncellemek gerekir. Bu yazıda acente yazılımlarında kayıt anında uygulanabilecek doğrulama kurallarını, bu kuralların kullanıcı deneyimini bozmadan nasıl tasarlanacağını ve kural setinin nasıl yönetileceğini ele alıyoruz.
Doğrulama türleri
Biçim doğrulaması
Değerin beklenen yapıya uyup uymadığını kontrol eder. Telefon numarasının hane sayısı, e-posta adresinin yapısı, tarih alanının geçerli bir tarih olması bu gruptadır. En basit ve en yaygın doğrulama türüdür.
Algoritmik doğrulama
Bazı alanlar kendi içinde kontrol mekanizması taşır. T.C. kimlik numarası ve vergi kimlik numarası, belirli bir hesaplama kuralıyla doğrulanabilir. Bu kontrol, numaranın gerçekten o kişiye ait olduğunu kanıtlamaz; ancak yazım hatalarının büyük kısmını yakalar.
Aralık ve mantık doğrulaması
Değerin makul sınırlar içinde olup olmadığını kontrol eder. Doğum tarihinin gelecekte olmaması, poliçe bitiş tarihinin başlangıçtan sonra olması, araç model yılının makul bir aralıkta bulunması bu gruptadır.
Çapraz alan doğrulaması
Birden fazla alanın birbiriyle uyumunu kontrol eder. Kurumsal müşteri tipinde vergi numarası, bireysel müşteri tipinde kimlik numarası beklenmesi; il ve ilçe seçiminin birbiriyle eşleşmesi buna örnektir.
Benzersizlik doğrulaması
Girilen değerin sistemde zaten var olup olmadığını kontrol eder. Yeni müşteri kaydı sırasında aynı kimlik numarasıyla bir kart bulunuyorsa kullanıcıya uyarı verilmesi, mükerrer kayıtların en etkili önleme yöntemidir.
Branşa özgü alanlar
Trafik, kasko ve DASK sorguları farklı bilgilere dayanan ayrı akışlardır ve her biri kendi doğrulama kurallarını gerektirir.
- Trafik ve kasko akışlarında: Plakanın il kodu, harf ve rakam düzenine uygunluğu; ruhsat belge seri numarasının beklenen biçimde olması; kullanım tarzı ile araç tipinin uyumu. Kaskoda bunlara ek olarak araç marka-model seçiminin listeden yapılması ve teminat tercihlerinin eksiksiz girilmesi önem taşır.
- DASK akışında: Adres kodunun beklenen biçimde olması, yapı tarzı ve inşa yılı seçimlerinin yapılmış olması, brüt metrekarenin makul aralıkta bulunması. Adres bilgisinin serbest metin yerine yapılandırılmış alanlarla alınması, sorgu aşamasındaki kayıpları azaltır.
Bu kuralların akış bazında ayrı tutulması, bir branşın gereksinimlerinin diğerinin formunu gereksiz yere ağırlaştırmasını da önler.
Kullanıcı deneyimini bozmadan doğrulamak
Doğrulama kuralları kullanıcıyı engelleyen bir duvar gibi değil, yol gösteren bir rehber gibi çalışmalıdır. Bunun için:
- Hatayı alanın yanında gösterin. Form gönderildikten sonra sayfanın başında genel bir hata mesajı göstermek yerine, ilgili alanın hemen altında ne beklendiğini açıklayın.
- Mesajı çözüm odaklı yazın. "Geçersiz değer" yerine "Kimlik numarası 11 haneden oluşmalıdır" gibi ne yapılacağını söyleyen bir ifade kullanın.
- Anında geri bildirim verin. Kullanıcı alandan çıktığında kontrolü yapın; tüm formu doldurduktan sonra hata listesiyle karşılaşmasın.
- Engelleyici ve uyarıcı kuralları ayırın. Kimlik numarası algoritma kontrolünden geçmiyorsa kayıt engellenebilir. Ancak telefon numarası alanının boş olması bazı durumlarda kabul edilebilir; bu tür kurallar uyarı vermeli ama kaydı durdurmamalıdır.
- Otomatik doldurmayı tercih edin. Bir bilgi resmi bir sorgudan ya da belgeden alınabiliyorsa, elle giriş yerine otomatik doldurma hem hızlıdır hem de hata ihtimalini azaltır.
Kural setini yönetmek
Doğrulama kuralları zamanla birikir ve belgelenmezse kimse hangi kuralın neden var olduğunu hatırlamaz. Her kural için şu bilgiler kayıt altında tutulmalıdır:
- Kuralın uygulandığı alan ve ekran
- Kuralın türü: engelleyici ya da uyarıcı
- Kuralın gerekçesi ve hangi veri kalitesi sorununu önlediği
- Kullanıcıya gösterilen mesaj
- Kuralın eklenme tarihi ve sahibi
Kuralların etkisi de ölçülmelidir. Bir uyarı kuralının ne sıklıkla tetiklendiği ve kullanıcıların uyarıyı ne sıklıkla görmezden geldiği izlendiğinde, kuralın mesajının mı, eşiğinin mi yoksa varlığının mı gözden geçirilmesi gerektiği anlaşılır.
Toplu aktarımlar ve entegrasyonlar
Kayıt anında doğrulama yalnızca elle girişler için değil, toplu aktarımlar ve entegrasyonlarla gelen veriler için de uygulanmalıdır. Aksi halde ekranda titizlikle korunan kalite, bir dosya aktarımıyla bozulabilir. Aktarımda kuralları geçemeyen kayıtların ayrı bir inceleme listesine düşmesi, hatalı verinin sessizce sisteme karışmasını önler.
Yazılımın katkısı
Doğrulama kurallarının çoğu, kullanılan acente yazılımı içindeki form tasarımına bağlıdır. Müşteri kartında mükerrer kontrolü ve kimlik doğrulaması, teklif akışlarında ise branşa özgü alan kontrolleri birlikte çalıştığında, hatalar kaynağında durur. Trafik, kasko ve DASK için ayrı sorgu ekranlarının nasıl kurgulandığını sigorta teklif programı sayfasında inceleyebilirsiniz. Sahada kayıt alan kullanıcılar için aynı kuralların mobil uygulama formlarında da geçerli olması, veri kalitesinin kanaldan bağımsız kalmasını sağlar.
Nereden başlamalı?
Tüm kuralları aynı anda devreye almak yerine, veri kalitesi ölçümünde en düşük skoru alan alanlarla başlamak daha verimlidir. Çoğu acentede bunlar kimlik numarası, iletişim bilgileri ve poliçe tarihleridir. Bu alanlarda kurallar oturduktan sonra branşa özgü kontroller eklenebilir.
Her yeni kural devreye alındıktan sonra birkaç hafta boyunca ilgili alanın kalite skoru izlenmeli; skor iyileşmiyorsa kuralın mesajı ya da kapsamı yeniden ele alınmalıdır.
Sonuç
Kayıt anında doğrulama, veri kalitesine yapılabilecek en verimli yatırımdır. Biçim, algoritma, mantık, çapraz alan ve benzersizlik kontrollerini kullanıcı dostu mesajlarla uyguladığınızda, sonradan temizlik ihtiyacı belirgin biçimde azalır. Formlarınızın nasıl çalışabileceğini görmek için demo talep sayfasını ziyaret edebilirsiniz.