Bireysel müşteri kartı genellikle tek bir kişiyi temsil eder: bir ad, bir kimlik numarası, bir telefon ve bir adres. Kurumsal müşteride ise tablo farklıdır. Bir şirketin poliçelerini yöneten muhasebe sorumlusu, teklif onayını veren genel müdür, filodaki araçlardan sorumlu idari işler çalışanı ve hasar anında arayan saha şefi farklı kişilerdir. Kurumsal müşteriyi bireysel müşteri kartı mantığıyla takip etmek, iletişimde karışıklığa ve bilginin yanlış kişiye gitmesine yol açar. Bu yazıda kurumsal müşteri kartının nasıl yapılandırılabileceğini ele alıyoruz.
Kurumsal kartın üç katmanı
Kurumsal müşteriyi düzenli takip etmek için bilgiyi üç katmanda düşünmek faydalıdır:
- Firma katmanı: Unvan, vergi bilgileri, faaliyet alanı, adresler ve firmaya ait genel notlar.
- Kişi katmanı: Firmada acenteyle temas eden kişiler ve her birinin rolü.
- Varlık katmanı: Firmaya ait araçlar, işyerleri ve sigortalanan diğer varlıklar ile bunlara bağlı poliçeler.
Bu katmanlar birbirine bağlı olmalı, ancak birbirinin yerine kullanılmamalıdır. Örneğin bir yetkilinin telefon numarası firma kartının genel telefon alanına yazılırsa, o kişi ayrıldığında firmanın iletişim bilgisi de yanlış hale gelir.
Yetkili kişileri rolleriyle kaydetmek
Kurumsal müşteride en sık yaşanan sorun, kimin hangi konuda muhatap olduğunun belirsizliğidir. Her yetkili kişi için şu bilgilerin tutulması önerilir:
- Ad, unvan ve iletişim bilgileri.
- Rolü: teklif onayı, ödeme, operasyon, hasar bildirimi gibi.
- Tercih ettiği iletişim kanalı.
- Firmadaki görevinin başlangıcı ve varsa sona erme bilgisi.
Rol bilgisi tutulduğunda, örneğin bir yenileme teklifinin hangi kişiye gönderileceği ya da bir tahsilat hatırlatmasının kime yapılacağı çalışanın hafızasına bırakılmaz. Yetkili kişi değiştiğinde eski kayıt silinmez, pasif hale getirilir; böylece geçmiş görüşmelerin kiminle yapıldığı izlenebilir kalır.
Filo ve çoklu araç bilgisini düzenlemek
Araç filosu olan kurumsal müşterilerde her araç için trafik ve kasko süreçleri ayrı ayrı yürür. Trafik sigortası zorunlu olduğu için her aracın yenileme tarihi kritik önemdedir; kasko ise firmanın teminat politikasına göre bazı araçlar için yapılıp bazıları için yapılmayabilir. Bu nedenle filonun firma kartı altında araç bazında listelenmesi ve her aracın hangi poliçelere sahip olduğunun görünmesi gerekir.
Filo görünümünde bulunması faydalı bilgiler
- Plaka ve araç temel bilgileri.
- Aracın yürürlükteki trafik ve kasko poliçelerinin bitiş tarihleri.
- Aracın kullanım şekli veya bağlı olduğu birim.
- Filodan çıkış veya filoya giriş tarihi.
Filoya yeni bir araç katıldığında trafik ve kasko için ayrı sorgu akışları başlatılır; araç bilgisi bir kez girildikten sonra her iki akışta da kullanılabilir. Araç filodan çıktığında ise ilgili poliçelerin durumu netleştirilir ve kayıt pasife alınır.
İşyerleri ve DASK
Kurumsal müşterilerin birden fazla adresi olabilir: merkez ofis, depo, şube ya da üretim tesisi. Her adresin ayrı bir varlık olarak kaydedilmesi, adres bazında çalışan DASK ve işyeri teminatlarının takibini kolaylaştırır. DASK'ın adres ve yapı bilgisine dayalı ayrı bir sorgu akışı olduğu düşünüldüğünde, adreslerin firma kartında tek bir serbest metin alanında değil, ayrı kayıtlar halinde tutulması doğru bir uygulamadır.
Kurumsal müşteride iletişim geçmişi
Kurumsal müşteriyle yapılan görüşmeler hem firma kartına hem de görüşülen kişiye bağlanmalıdır. Böylece "bu firmayla son ne konuştuk?" sorusu da "muhasebe sorumlusuyla en son ne zaman görüştük?" sorusu da cevaplanabilir. Bu ayrım, özellikle teklif onayının bir kişiden, ödeme talimatının başka bir kişiden geldiği durumlarda karışıklığı önler.
InsureHub'ın acente CRM'inde müşteri kartı, görüşme notları, görevler ve poliçeler aynı yapı içinde tutulduğu için, kurumsal müşterinin tüm temas noktaları tek bir müşteri etrafında görülebilir. Birden fazla çalışanın aynı firmayla ilgilendiği durumlarda rol bazlı yetkiler ile kimin hangi bilgiye erişeceği de düzenlenebilir.
Kurumsal yenileme takvimini yönetmek
Kurumsal müşterilerde poliçe bitiş tarihleri yıl içine dağılmış olabilir. Bu durum hem firma hem acente için sürekli bir yenileme trafiği yaratır. Firmanın bütçe döngüsüyle uyumlu bir dönemde toplu bir yenileme değerlendirmesi yapmak, hem iletişimi sadeleştirir hem de firmanın teminat ihtiyaçlarını bütün olarak görmesini sağlar. Bu toplantının hazırlığında firma kartındaki filo ve adres görünümleri temel kaynak olur.
Bireysel ve kurumsal ayrımını baştan yapmak
Kurumsal müşteri kartını sonradan düzenlemek, baştan doğru kurmaktan çok daha zordur. Yeni müşteri kaydında müşteri tipinin seçilmesini zorunlu tutmak ve kurumsal seçildiğinde firma, kişi ve varlık katmanlarının doldurulmasını sağlamak bu sorunu önler. Mevcut portföyde ise bir şirket adına kesilmiş poliçeleri bireysel kartlarda arayıp kurumsal kartlar altında toplamak, bir defalık ama değerli bir veri düzenleme çalışmasıdır.
Kurumsal müşteride yetki ve gizlilik
Kurumsal müşterilerin poliçe ve tahsilat bilgileri, firma içinde bile herkesin erişmesini istemediği bilgiler olabilir. Acente tarafında da benzer bir hassasiyet gerekir. Firma kartına hangi çalışanların erişebileceğini, hangi çalışanların yalnızca operasyonel bilgileri görebileceğini netleştirmek, hem müşteri güvenini korur hem de iç düzeni sağlar. Firma yetkilisinin yalnızca kendi rolüyle ilgili bilgiyi alması da önemlidir; örneğin hasar bildirimi yapan saha şefinin tüm poliçe maliyetlerini görmesi gerekmeyebilir.
Kurumsal kartı düzenli tutmanın getirisi
Kurumsal müşteri, birden fazla kişi, varlık ve adresin bir arada yönetildiği bir ilişkidir. Firma, kişi ve varlık katmanlarını ayrı ama bağlantılı tutmak; yetkilileri rolleriyle kaydetmek ve filo ile adresleri branş akışlarına uygun biçimde düzenlemek, kurumsal portföyün karmaşasını yönetilebilir hale getirir. Kurumsal müşterilerinizin InsureHub'da nasıl yapılanabileceğini görmek için demo talebi oluşturabilirsiniz.