Bulut tabanlı yazılım kullanan bir acente için veri artık ofisteki bir sunucuda durmaz; ancak bu veriye ulaşmanın yolu hâlâ ofisin internet bağlantısından geçer. Kazı çalışması sırasında kesilen bir kablo, arızalanan bir modem ya da servis sağlayıcıdaki bölgesel bir sorun, yazılımın kendisi kusursuz çalışırken bile bütün ekibi işsiz bırakabilir.
Bu yazıda ofis bağlantısı kaynaklı kesintilere karşı acentenin alabileceği önlemleri, maliyet ve karmaşıklık açısından farklı seviyelerde ele alıyoruz.
Kesintinin kaynağını hızla ayırt etmek
Bağlantı sorunu yaşandığında ilk iş, sorunun nerede olduğunu anlamaktır. Kısa bir kontrol, gereksiz yere sağlayıcıyla uğraşmayı ya da yanlış önlemi almayı engeller:
- Ofisteki diğer cihazlarda da internet var mı?
- Başka web siteleri açılıyor mu, yoksa yalnızca acente yazılımı mı erişilemiyor?
- Cep telefonunun mobil verisiyle acente paneline giriş yapılabiliyor mu?
- Modem ve ağ cihazlarının ışıkları normal mi?
Yalnızca acente yazılımına erişilemiyorsa sorun büyük olasılıkla sağlayıcı tarafındadır ve durum sayfası ya da destek kanalı kontrol edilmelidir. Tüm internet erişimi kesikse sorun ofis bağlantısındadır ve bu yazıdaki önlemler devreye girer.
Birinci seviye: Hazırlıklı mobil erişim
En düşük maliyetli önlem, ekip üyelerinin mobil cihazlarla işe devam edebilmesidir. Bunun için:
- Kritik rollerdeki çalışanların telefonlarında acente uygulamasının yüklü ve giriş yapılmış olması.
- Mobil uygulamanın web paneliyle aynı veri üzerinde çalışması; böylece kesinti süresince yapılan işlemlerin ayrıca aktarılmasına gerek kalmaması.
- Telefonun kişisel erişim noktası özelliğiyle bir dizüstü bilgisayarın geçici olarak bağlanabilmesi.
Bu seviye, kısa süreli kesintilerde ekibin temel işlerini sürdürmesine yeter. Ancak kalabalık bir ekibin tamamının uzun süre bu yöntemle çalışması pratik değildir.
İkinci seviye: Yedek internet hattı
Daha kalıcı bir çözüm, ana bağlantıdan bağımsız ikinci bir internet hattıdır. Yedek hattın gerçekten işe yaraması için bazı noktalara dikkat edilmelidir:
Farklı altyapı
Ana hat sabit bir kablo bağlantısıysa, yedek hattın da aynı kablo güzergâhını kullanan başka bir sabit hat olması riski azaltmaz. Mobil şebeke üzerinden çalışan bir modem, farklı bir altyapı sunduğu için daha etkili bir yedek olabilir.
Otomatik geçiş
Ana hat kesildiğinde trafiği yedek hatta otomatik olarak yönlendirebilen bir ağ cihazı, çalışanların hiçbir şey yapmadan işe devam etmesini sağlar. Elle geçiş yapılacaksa adımların ofiste herkesin görebileceği bir yerde yazılı olması gerekir.
Düzenli test
Yedek hat aylarca kullanılmadan bekleyebilir. Hattın aktif olduğundan, kotasının yeterli olduğundan ve geçişin gerçekten çalıştığından emin olmak için belirli aralıklarla kısa bir test yapılmalıdır.
Üçüncü seviye: Ofisten bağımsız çalışma düzeni
Bazı kesintiler saatlerce ya da günlerce sürebilir. Bu durumda en sağlam çözüm, ekibin ofisten bağımsız olarak çalışabileceği bir düzenin önceden kurulmuş olmasıdır:
- Çalışanların şirket dizüstü bilgisayarlarıyla evden ya da başka bir konumdan güvenli biçimde panele erişebilmesi.
- Ofis telefon hattının cep telefonlarına yönlendirilebilmesi.
- Kimin hangi müşteri grubunu takip edeceğinin açıkça belirlenmiş olması.
Bu düzen, yalnızca internet kesintisi için değil, ofise erişimin mümkün olmadığı diğer durumlar için de geçerlidir.
Geçici bağlantılarda güvenlik
Kesinti anında çalışanlar ulaşabildikleri ilk bağlantıyı kullanma eğiliminde olabilir. Ancak kafe ya da ortak alanlardaki açık kablosuz ağlar, müşteri verisine erişim için uygun değildir. Bu konuda önceden şu kurallar belirlenmelidir:
- Geçici erişim için öncelikle kişisel mobil veri ya da şirketin sağladığı mobil modem kullanılmalı.
- Paylaşılan ya da herkese açık bilgisayarlardan panele giriş yapılmamalı.
- İki aşamalı doğrulama her koşulda açık tutulmalı.
- Kesinti bittikten sonra geçici cihazlardaki açık oturumlar kapatılmalı.
Kesinti süresince öncelikler
Bağlantı kısıtlıyken her iş aynı önemde değildir. Sınırlı bant genişliği ve sınırlı sayıda bağlı cihazla çalışılırken öncelik sırası şöyle belirlenebilir:
- Bugün bitiş tarihi olan poliçelerin yenilenmesi.
- Müşterinin beklediği teklif yanıtları.
- Gün içinde vadesi gelen tahsilatların takibi.
- Yeni teklif talepleri.
- Raporlama ve dosya düzenleme gibi ertelenebilir işler.
Örnek senaryo: Öğleden sonra kesilen hat
Bir acentede öğleden sonra ana internet hattı kesilir. Otomatik geçiş yapan ağ cihazı trafiği mobil şebeke modemine aktarır; ofisteki bilgisayarlar birkaç saniyelik kesintiden sonra çalışmaya devam eder. Yönetici, yedek hattın kotasını korumak için büyük dosya indirmelerini ve video görüşmelerini erteleme talimatı verir. Sahadaki temsilci zaten mobil uygulamayla çalıştığı için etkilenmez. Akşam saatlerinde ana hat düzelir ve trafik otomatik olarak geri döner. Ertesi gün yönetici, kesinti süresini ve yedek hattın performansını kısa bir notla kaydeder.
Bu notlar zamanla değerli bir kayıt haline gelir. Kesintilerin ne sıklıkla yaşandığı, ne kadar sürdüğü ve yedek hattın kotasının yetip yetmediği gibi bilgiler, bir sonraki dönemde hat seçimi ya da servis sağlayıcıyla yapılacak görüşmeler için somut bir dayanak oluşturur. Kesintiler belirli bir sıklığın üzerine çıkıyorsa, ana hattın değiştirilmesi ya da yedek hattın kapasitesinin artırılması gündeme alınabilir.
InsureHub bakış açısı
InsureHub, sigorta acentelerine web acente paneli ve iOS/Android uygulama sunar; her iki kanal da aynı veri üzerinde çalışır. Bu yapı, ofis bağlantısının kesildiği durumlarda mobil erişimin doğal bir yedek kanal olarak kullanılmasına imkân tanır. Uygulamanın yeteneklerini mobil sigorta uygulaması sayfasında, panelin genel yapısını ise sigorta acentesi yazılımı sayfasında inceleyebilirsiniz.
Sonuç
Bulut tabanlı yazılım, verinin güvenliğini ofisten bağımsız hale getirir; erişimin sürekliliği ise acentenin kendi bağlantı hazırlığına bağlıdır. Mobil erişim, farklı altyapıya sahip bir yedek hat ve ofisten bağımsız bir çalışma düzeni, birlikte düşünüldüğünde internet kesintisini bir iş kesintisi olmaktan çıkarır.