Yeni bir acente yazılımına geçişte en sık sorulan sorulardan biri şudur: “Eski tabloları ve programı ne kadar süre açık tutmalıyız?” Bir yanda güven duygusu vardır; eski sistem açık kaldıkça bir sorun yaşanırsa geri dönülebileceği düşünülür. Diğer yanda ise gerçek bir risk: İki sistem aynı anda kullanıldıkça kayıtlar ikiye bölünür, kimse hangi bilginin güncel olduğundan emin olamaz ve yeni sistemin benimsenmesi yavaşlar. Paralel çalışma dönemi, bu iki uç arasında bilinçli bir denge kurmayı gerektirir.
Paralel çalışma neden gereklidir?
Paralel dönemin amacı, yeni sistemin doğru çalıştığını gerçek işlerle teyit etmektir. Aktarılan verilerdeki eksiklikler, bazı süreçlerin yeni sistemde farklı adımlarla yürüdüğünün fark edilmesi veya raporların beklenen sonuçları vermemesi gibi durumlar ancak günlük kullanım sırasında ortaya çıkar. Eski sistem bu dönemde bir referans kaynağı işlevi görür.
Paralel çalışmanın riskleri
- Çift kayıt: Aynı müşteri veya poliçe iki yerde güncellenir, bir süre sonra bilgiler birbirini tutmaz.
- İş yükü artışı: Çalışanlar aynı işi iki kez yapmak zorunda kaldığında yeni sistem bir yük gibi algılanır.
- Belirsiz sorumluluk: Bir yenileme kaçtığında hangi sistemde takip edilmesi gerektiği tartışılır.
- Erteleme alışkanlığı: Eski sistem açık oldukça bazı çalışanlar zor gelen işleri oraya taşımaya devam eder.
Üç farklı paralel çalışma modeli
Tam paralel
Her işlem hem eski hem yeni sistemde yapılır. En güvenli görünen ama en yorucu modeldir. Genellikle çok kısa süreler veya yalnızca kritik süreçler için uygundur.
Okuma amaçlı paralel
Yeni kayıtlar yalnızca yeni sistemde oluşturulur; eski sistem sadece geçmiş bilgiye bakmak ve karşılaştırma yapmak için açık kalır. Çoğu acente için dengeli bir modeldir; çünkü çift kayıt riskini ortadan kaldırırken güven duygusunu korur.
Süreç bazlı paralel
Bazı süreçler yeni sistemde, bazıları bir süre daha eski yöntemle yürür. Örneğin trafik ve kasko teklifleri ilk günden yeni sistemde hazırlanırken, tahsilat mutabakatı bir dönem daha eski tabloyla kontrol edilebilir. Bu modelde hangi sürecin hangi sistemde yürüdüğü yazılı olarak tanımlanmalıdır.
Kapatma kararını tarihe değil ölçütlere bağlayın
“İki ay sonra kapatırız” gibi bir karar, o tarihe gelindiğinde ya erken ya da gereksiz geç olabilir. Daha sağlıklı yaklaşım, eski sistemin kapatılması için ölçütler belirlemek ve bunlara bir hedef tarih eklemektir. Örnek kapatma ölçütleri:
- Aktarılan verilerin örneklem kontrolleri tamamlandı ve fark bulunmadı veya farklar düzeltildi.
- Son bir yenileme döngüsü yeni sistemde eksiksiz takip edildi.
- Tahsilat kayıtlarının yeni sistemdeki bakiyeleri eski kayıtlarla mutabık.
- Ekip üyeleri belirli bir süredir eski sisteme yeni kayıt girmiyor.
- Yönetici raporları yeni sistemden alınabiliyor ve güvenilir bulunuyor.
- Eski sistemin son durumunun arşiv kopyası alındı.
Ölçütler sağlandığında kapatma kararı, kişisel çekincelere değil kanıta dayanır.
Paralel dönemde “asıl kayıt” kuralı
Hangi model seçilirse seçilsin, her bilgi türü için tek bir asıl kaynak belirlenmelidir. Basit bir tablo bu işi görür: Satırlarda müşteri kartı, teklif, poliçe, yenileme, tahsilat ve görev gibi bilgi türleri; sütunlarda ise asıl kaynak, kontrol kaynağı ve geçiş tarihi yer alır. Bu tablo ekipçe bilinmeli ve görünür bir yerde durmalıdır. Bir anlaşmazlık çıktığında “Asıl kayıt nerede?” sorusunun cevabı her zaman bellidir.
Eski sistemi kapatırken yapılacaklar
- Arşiv kopyası: Eski tabloların veya programın son halini, değiştirilemeyecek biçimde ve erişimi sınırlı bir yerde saklayın.
- Erişimleri kapatın: Eski sistemlere yönelik paylaşımlı klasör izinlerini, kullanıcı hesaplarını ve kısayolları kaldırın.
- Kişisel verileri değerlendirin: Eski kaynaklarda tutulan kişisel verilerin saklama gerekliliğini ve süresini acentenizin veri politikasına göre gözden geçirin.
- Kapanışı duyurun: Ekibe eski sistemin kapandığını, geçmiş bilgiye nasıl ulaşılacağını ve artık tüm işlerin nerede yürüyeceğini açıkça bildirin.
Örnek akış: Tablolardan panele geçen bir acente
Müşteri ve poliçe bilgilerini uzun süredir paylaşımlı tablolarda tutan bir acente düşünelim. Geçiş gününden itibaren yeni müşteri kartları, branş bazlı teklifler ve görevler yalnızca yeni sistemde oluşturulur; tablolar salt okunur hale getirilir. İlk haftalarda ekip, yenileme listesindeki kayıtları tablolarla karşılaştırır ve bulunan farkları düzeltir. Tahsilat tarafında, ilk dönem kapanışında eski tablo ile yeni sistemdeki kayıtlar birlikte kontrol edilir. Kapatma ölçütleri sağlandığında tabloların son hali arşivlenir, paylaşımlı klasör erişimi kaldırılır ve ekibe kapanış duyurulur. Bu akışta eski sistem hiçbir zaman ikinci bir çalışma aracı olmaz; yalnızca bir doğrulama referansı olarak kalır.
Yeni sistemde güveni artıran özellikler
Paralel dönemin kısa tutulabilmesi, yeni sisteme duyulan güvenle doğrudan ilişkilidir. Bu güveni artıran bazı özellikler şunlardır: Kim hangi kaydı ne zaman değiştirdi sorusuna cevap veren işlem kayıtları, yenileme ve görevlerin kullanıcı bazında görülebilmesi ve raporlama panelinin günlük işlerle uyumlu veriler göstermesi. InsureHub'da işlem kayıtları, görev takibi ve raporlama ekranları bu amaçla kullanılabilir. Platformun bu yönlerini incelemek için acente CRM ve sigorta acentesi yazılımı sayfalarına göz atabilirsiniz.
Paralel dönemde ekibin sık sorduğu soruları ve verilen cevapları da kaydedin. Bu kayıt, eski sistem kapandıktan sonra yeni katılan çalışanlar için de yararlı bir başlangıç rehberi olur.
Kısacası
Paralel çalışma dönemi, yeni sistemi doğrulamak için gereklidir ama süresiz bırakıldığında dönüşümün önündeki en büyük engel haline gelir. Okuma amaçlı bir model, net bir asıl kayıt kuralı ve ölçütlere bağlı bir kapatma kararı, bu dönemi hem güvenli hem de kısa tutmanın yoludur.