Sigorta acenteliği masa başında başlayan ama çoğu zaman masa başında bitmeyen bir iştir. Bir oto galerisinde araç bilgisi sorulur, bir iş yerinde kurumsal müşteriyle görüşülür, akşam saatlerinde bir müşteri yenileme tarihini sormak için mesaj atar. Bu anlarda acente çalışanının elinde çoğu zaman yalnızca telefonu vardır.
Mobil öncelikli yaklaşım, yazılımın küçük ekrana sığdırılmış bir masaüstü kopyası olmasından farklıdır. Bu yazıda acenteler için mobil öncelikli düşünmenin ne anlama geldiğini, hangi işlerin sahaya taşınabileceğini ve ekipte bu dönüşümü nasıl yönetebileceğinizi ele alıyoruz.
Mobil öncelikli ne demek?
Mobil öncelikli yaklaşımda iş akışları önce sahadaki kullanıcının ihtiyacı düşünülerek tasarlanır. Masaüstündeki her ekranı telefona taşımak yerine, sahada gerçekten gereken işlemler öne çıkarılır.
- Kısa ve odaklı ekranlar: Tek elle kullanılabilen, gereksiz alan içermeyen formlar.
- Bağlam: Görüşme öncesinde müşterinin geçmişine kısa yoldan göz atabilmek.
- Süreklilik: Sahada başlayan bir işin ofiste kaldığı yerden devam edebilmesi.
- Yönetilebilir erişim: Cihaz kaybı ya da çalışan ayrılığı durumunda kullanıcı erişiminin kontrol altında tutulabilmesi.
Tek veri, iki ekran
Mobil çalışmada en sık karşılaşılan sorun veri tutarsızlığıdır. Sahada not alınan bir bilgi ofisteki sisteme aktarılmazsa ya da ofiste güncellenen bir kayıt telefonda eski haliyle görünürse, mobil uygulama yardımcı olmaktan çok kafa karıştırır.
InsureHub'da web acente paneli ile iOS ve Android mobil uygulama aynı veri üzerinde çalışır. Ofiste girilen bir kayıt için iki ortam arasında ayrı bir aktarım adımı gerekmez. Bu yapı, mobil uygulamanın ayrı bir ürün değil, acente yazılımının sahadaki uzantısı olarak kullanılmasına imkân tanır. Ayrıntılar için mobil sigorta uygulaması sayfasına göz atabilirsiniz.
Sahaya taşınabilecek işler
Aşağıdaki başlıklar, sektörde mobil çalışmanın en çok değer kattığı alanlara örnektir. Hangi işlemi sahada, hangisini ofiste yapacağınız acentenizin yapısına göre değişir.
Müşteri görüşmesine hazırlık
Ziyaret öncesinde müşterinin aktif poliçelerini, yaklaşan yenilemelerini ve son görüşme notlarını gözden geçirmek, görüşmeyi daha verimli ve kişisel kılar.
Teklif sürecinin başlatılması
Araç sahibiyle yüz yüze görüşülürken plaka bilgisinin alınması, trafik veya kasko teklif sürecini sahadan başlatmayı kolaylaştırır. Konut söz konusu olduğunda ise DASK'ın gerektirdiği adres ve yapı bilgileri ayrıca toplanmalıdır; her branşın bilgi ihtiyacı farklıdır.
Görev ve takip
Görüşme biter bitmez geri dönüş görevini kayda geçirmek, notun unutulmasını önler. Ofise dönmeyi beklemeden alınan not, ekibin geri kalanı için de görünür hale gelir.
Tahsilat soruları
Ödeme durumu sorulduğunda güncel bilgiye erişebilmek, müşteriye “ofise dönünce bakayım” demek yerine net yanıt verebilmeyi sağlar.
Örnek gün: Saha temsilcisi ve ofis ekibi
- Sabah ofiste operasyon sorumlusu, gün içinde aranacak müşteriler için görevler oluşturur.
- Saha temsilcisi ilk ziyaretinden önce telefonundan müşterinin kaydını ve poliçe bilgilerini inceler.
- Görüşmede müşteri yeni aldığı aracı için kasko teklifi ister; temsilci plakayı ve müşterinin beklentilerini not alır.
- Ofisteki çalışan kasko teklif akışını yürütür, plakadan araç bilgisini getirir, şirketlerden gelen teklifleri karşılaştırır ve PDF teklif formunu hazırlar.
- Temsilci öğleden sonra müşteriyle yeniden görüştüğünde aynı veri üzerinden güncel bilgiye sahiptir.
- Gün sonunda yönetici, web panelinden günün kayıtlarını ve açık işleri gözden geçirir.
Bu akışta kimse bilgiyi telefonla ofise yazdırmaz, ekran görüntüsü dolaştırmaz veya aynı bilgiyi ikinci kez girmez. Mobil öncelikli yaklaşımın asıl kazancı budur.
Bu senaryoda kritik nokta, saha ile ofis arasındaki iş bölümünün baştan konuşulmuş olmasıdır. Temsilci müşteriyle ilişkiye odaklanırken ofis ekibi teklif sürecini yürütür; ikisi de aynı kayda baktığı için kimin neyi yaptığı tartışma konusu olmaz. İş bölümü acentenin büyüklüğüne göre farklılaşabilir, ancak ortak veri ilkesi değişmez.
Ekipte mobil çalışmayı yerleştirmek
- Kuralları netleştirin: Hangi bilgilerin sahada, hangilerinin ofiste girileceğini belirleyin.
- Yetkileri düzenleyin: Alt kullanıcı ve şube yapısıyla her çalışanın kendi işi için gereken bilgiye erişmesini sağlayın.
- Cihaz güvenliğine dikkat edin: Ekran kilidi, güncel işletim sistemi ve ayrılan çalışanların erişiminin kapatılması gibi temel önlemleri uygulayın.
- Kısa eğitimler yapın: Mobil uygulamanın sık kullanılan bölümlerini ekip içinde birlikte deneyin ve soruları toplayın.
Mobil öncelikli bir acentede saha ve ofis ayrı dünyalar değil, aynı müşteri kaydının iki ucudur.
Ekranların ve işlemlerin genel yapısını görmek isterseniz sigorta acentesi yazılımı sayfamız iyi bir başlangıç noktasıdır.
Sık sorulan sorular
InsureHub mobil uygulaması hangi platformlarda kullanılabilir?
iOS ve Android için mobil uygulama bulunur ve web acente paneliyle aynı veri üzerinde çalışır.
Mobil uygulama web panelinin yerini alır mı?
İkisi birbirini tamamlar. Yoğun veri girişi ve yönetim işleri genellikle web panelinde, sahadaki erişim ve takip işleri ise mobil uygulamada daha rahat yürütülür.
Mobil kullanımda hangi güvenlik önlemlerini almalıyım?
Cihazlarda ekran kilidi kullanılması, işletim sisteminin güncel tutulması ve ayrılan çalışanların kullanıcı erişiminin kapatılması temel adımlardır.
Sahayı ve ofisi birlikte deneyin
Mobil öncelikli çalışmanın acentenize uyup uymadığını görmenin yolu, web paneli ile mobil uygulamayı aynı gün içinde birlikte kullanmaktır. InsureHub'ı ücretsiz demo hesabıyla bu şekilde deneyebilirsiniz. Demo talebinizi buradan oluşturabilirsiniz.