Her ay sonunda sigorta şirketlerinden gelen cari hesap ekstreleri, acentenin kendi kayıtlarıyla karşılaştırılmayı bekler. Bu karşılaştırma yapılmadığında küçük farklar birikir; bir iptal iadesi yanlış döneme düşer, bir poliçe iki kez sayılır ya da tahsil edildiği düşünülen bir prim şirket tarafında açık görünmeye devam eder. Ekstre eşleştirmesi teknik olarak karmaşık bir iş değildir, fakat düzenli ve tutarlı bir yöntem gerektirir. Bu yazıda bir ekstreyi acente kayıtlarıyla eşleştirmek için uygulanabilir yedi adımı sırasıyla ele alıyoruz. Amaç, işi ay sonunda tek bir kişinin hafızasına bırakmadan tekrarlanabilir bir rutine dönüştürmektir.
Başlamadan önce: hazırlık
Eşleştirmeye başlamadan önce iki şeyin hazır olması gerekir: şirketten gelen ekstrenin dönem bilgisi ve acentenin aynı döneme ait poliçe, zeyil ve tahsilat kayıtları. Dönem sınırlarının iki tarafta aynı tanımlanması kritik önemdedir. Şirket ekstresi tanzim tarihine göre, acente kaydı başlangıç tarihine göre filtrelenmişse eşleşmeyen kalemlerin çoğu aslında yalnızca tarih farkından kaynaklanır.
Yedi adımlı eşleştirme yöntemi
1. Ekstreyi standart bir yapıya dönüştürün
Her sigorta şirketinin ekstre formatı farklıdır. Sütun adları, tarih biçimleri ve işaretleme kuralları değişir. İlk adım, ekstreyi acentenin kendi alan yapısına dönüştürmektir: poliçe numarası, zeyil numarası, işlem türü, tarih, prim ve komisyon tutarı gibi ortak alanlar. Bu dönüşüm her şirket için bir kez tanımlandığında sonraki aylarda tekrar kullanılabilir.
2. Birebir eşleşmeleri ayırın
Poliçe ve zeyil numarası, tutar ve işlem türü iki tarafta aynı olan kalemler ilk turda eşleşmiş sayılır. Genellikle kalemlerin büyük kısmı bu aşamada kapanır ve geriye inceleme gerektiren daha küçük bir liste kalır. Bu adımın yazılım tarafından yapılması hem zaman kazandırır hem de gözden kaçma riskini azaltır.
3. Tutar farkı olan kalemleri işaretleyin
Numarası eşleşen ancak tutarı farklı olan kalemler ayrı bir grupta toplanmalıdır. Bu farklar çoğunlukla zeyil, yuvarlama, vergi kalemi ya da güncellenmemiş bir prim bilgisinden kaynaklanır. Farkın nedenini kalem kalem not etmek, sonraki ayda benzer bir durumun hızla çözülmesini sağlar.
4. Yalnızca bir tarafta bulunan kalemleri listeleyin
Şirket ekstresinde olup acente kaydında bulunmayan kalemler, eksik girilmiş poliçelere veya başka bir acente koduna ait işlemlere işaret edebilir. Acente kaydında olup ekstrede görünmeyen kalemler ise henüz şirkete yansımamış, iptal edilmiş ya da başka döneme kaymış işlemler olabilir. İki liste ayrı tutulmalı, birbirine karıştırılmamalıdır.
5. Zamanlama farklarını ayrıştırın
Dönem sınırında yapılan işlemler bir tarafta bu aya, diğer tarafta sonraki aya düşebilir. Bu kalemler gerçek bir hata değildir ve “zamanlama farkı” etiketiyle bir sonraki dönemin eşleştirmesine devredilmelidir. Devredilen kalemlerin sonraki ay gerçekten kapanıp kapanmadığı mutlaka kontrol edilmelidir.
6. Düzeltme kayıtlarını oluşturun
Nedeni anlaşılan farklar için acente tarafında gereken düzeltme kayıtları açılır. Düzeltmeler mevcut kaydın üzerine yazılarak değil, ayrı bir hareket olarak işlenmelidir. Şirket tarafında düzeltilmesi gereken kalemler için ise ilgili birime iletilen talep ve tarihi kayda geçirilmelidir.
7. Kapanış notunu yazın
Eşleştirme tamamlandığında kısa bir kapanış notu hazırlanır: kaç kalem eşleşti, kaç kalem düzeltildi, hangi kalemler bir sonraki döneme devredildi ve şirketle hangi konular açık kaldı. Bu not hem yöneticinin dönemi hızla değerlendirmesini sağlar hem de bir sonraki ayın başlangıç noktasını oluşturur.
Eşleştirmeyi kolaylaştıran kayıt alışkanlıkları
- Poliçe ve zeyil numaralarının sisteme şirketteki biçimiyle, boşluk veya ek karakter olmadan girilmesi
- Her işlemde acente kodunun ve şubenin kaydedilmesi
- İptal ve iade hareketlerinin orijinal poliçeye bağlanması
- Prim ve komisyon tutarlarının ayrı alanlarda tutulması
- Tahsilat kayıtlarının hangi şirket hesabına ait olduğunun belirtilmesi
Bu alışkanlıklar eşleştirme anında değil, kayıt oluşturulduğu anda kazanılır. Poliçe kaydının doğru başlaması için teklif programı ile poliçe kaydı arasındaki aktarımın elle yeniden yazmaya ihtiyaç bırakmaması önemli bir avantajdır. Trafik, kasko ve DASK gibi branşların kendi sorgu akışlarında oluşan veriler poliçeye doğru aktarıldığında, ekstreyle karşılaştırılacak alanlar baştan tutarlı olur.
Birden fazla şirketle çalışırken
Birçok sigorta şirketiyle çalışan acentelerde her şirketin ekstresi farklı gün ve formatta gelir. Bu durumda eşleştirmeyi tek bir güne sıkıştırmak yerine şirket bazında bir takvim oluşturmak iş yükünü dengeler. Hangi şirketin ekstresinin geldiği, hangisinin eşleştirildiği ve hangisinde açık kalem bulunduğu tek bir listede izlenebilmelidir. Sigorta acentesi yazılımı içinde bu durumun şirket bazında görünmesi yöneticinin dönemi kapatma kararını kolaylaştırır.
Eşleştirmede rol dağılımı
Eşleştirme işinin kim tarafından yapılacağı da baştan belirlenmelidir. Küçük acentelerde bu iş genellikle tek bir kişide toplanır; bu kişinin izinli olduğu ay ise süreç aksar. Daha sağlıklı bir yapıda eşleştirmeyi hazırlayan ve kapanış notunu onaylayan kişiler ayrıdır. Hazırlayan kişi birinci ile altıncı adımları yürütür, onaylayan kişi ise kapanış notunu ve düzeltme kayıtlarını gözden geçirir. Bu ayrım hem hata riskini azaltır hem de bilginin tek kişiye bağlı kalmasını önler. Yazılımda düzeltme kayıtlarını açma yetkisinin bu rollere göre sınırlandırılması, sürecin kendiliğinden kontrol altında kalmasını sağlar.
Eşleştirmenin ne kadar sürdüğünü de kaydetmek faydalıdır. Süre aydan aya uzuyorsa, kayıt alışkanlıklarından birinin bozulduğuna dair erken bir sinyal olabilir.
Sonuç
Ekstre eşleştirmesi, acentenin şirketlerle olan ilişkisinin sağlığını aylık olarak ölçen bir kontrol noktasıdır. Yedi adımı her ay aynı sırayla uygulamak, farkların birikmeden çözülmesini sağlar. InsureHub, poliçe, zeyil ve tahsilat kayıtlarını aynı yapı içinde tutarak bu karşılaştırmanın veri tarafını düzenli hâle getirmeyi amaçlar. Kendi ekstre sürecinizi nasıl yapılandırabileceğinizi görmek için demo talebinde bulunabilirsiniz.