Bir acente çalışanının sıradan bir gününü düşünün: müşteri telefonda bekler, çalışan bir şirketin portalına girer, aynı bilgileri başka bir şirketin ekranına yeniden yazar, çıkan sonuçları not alır ve sonunda hepsini bir tabloda yan yana koymaya çalışır. Sigorta şirketi entegrasyonları tam olarak bu tekrarlı işi azaltmak için vardır. Ancak "entegrasyon" kelimesi çoğu zaman bir kara kutu gibi anlatılır. Bu yazıda, acente yazılımı ile sigorta şirketlerinin sistemleri arasında bilginin nasıl dolaştığını, hangi katmanların işin içinde olduğunu ve bir acente yöneticisinin bu süreci değerlendirirken nelere bakması gerektiğini somut bir dille ele alıyoruz.
Entegrasyon Ne Demek?
En basit hâliyle entegrasyon, acentenin kullandığı yazılımın sigorta şirketinin sistemine belirli bir formatta bilgi göndermesi ve karşılığında yapılandırılmış bir yanıt almasıdır. Çalışan bilgiyi bir kez girer; yazılım bu bilgiyi her şirketin beklediği biçime dönüştürür, isteği iletir, gelen yanıtı okur ve ortak bir görünümde sunar. Böylece ekip, her şirketin farklı ekran düzeniyle uğraşmak yerine tek bir çalışma alanında kalır.
Sektörde bu bağlantılar farklı tekniklerle kurulabilir. Bazı şirketler acentelere doğrudan servis bağlantısı sunar, bazı süreçler ise şirketin acente portalı üzerinden yürür. Kullanılan yöntem ne olursa olsun, acente açısından önemli olan sonuçtur: verinin doğru eşleşmesi, yanıtların anlaşılır biçimde gelmesi ve bir sorun olduğunda bunun açıkça görülebilmesi.
Bir Entegrasyonun Temel Katmanları
1. Yetkilendirme
Sigorta şirketleri, teklif ve poliçe işlemlerini yalnızca yetkili acente hesapları üzerinden kabul eder. Bu nedenle entegrasyonun ilk adımı, acentenin ilgili şirketteki kullanıcı bilgileriyle kimliğini doğrulamasıdır. Bu bilgilerin kimlerin erişimine açık olduğu, hangi alt kullanıcının hangi şirket adına işlem yapabileceği gibi sorular, teknik olduğu kadar yönetsel kararlardır.
2. Veri eşleştirme
Her şirket aynı bilgiyi farklı adlarla ve farklı kod listeleriyle isteyebilir. Kullanım tarzı, meslek, araç markası ya da adres bilgisi bir şirkette bir kodla, diğerinde başka bir kodla temsil edilir. Entegrasyonun görünmeyen ama en emek isteyen kısmı, acentenin girdiği tek bir bilgiyi her şirketin beklediği karşılığa çevirmektir.
3. Yanıtların ortak dile çevrilmesi
Şirketlerden gelen yanıtlar da farklı yapılardadır. Prim, teminat, muafiyet veya özel şart bilgileri değişik alanlarda döner. Yazılım bu yanıtları ortak bir yapıya dönüştürmezse karşılaştırma yapmak yine çalışana kalır.
4. Hata yönetimi
Bir şirketin sistemi bakımda olabilir, oturum süresi dolmuş olabilir ya da eksik bir bilgi nedeniyle teklif reddedilebilir. İyi kurgulanmış bir yapıda tek bir şirketteki sorun diğer şirketlerin yanıtlarını engellememeli; çalışan da hangi şirketten neden sonuç gelmediğini anlaşılır bir mesajla görebilmelidir.
Branşlar Neden Ayrı Akış İster?
Trafik, kasko ve DASK aynı ekranda başlıyormuş gibi görünse de istedikleri bilgiler birbirinden belirgin biçimde ayrılır:
- Trafik: Araç ve ruhsat bilgileri, sigortalı bilgileri ve aracın geçmişine ilişkin kayıtlar öne çıkar.
- Kasko: Araç bilgilerine ek olarak teminat tercihleri, ek teminatlar ve aracın kullanım biçimi devreye girer.
- DASK: Araç değil konut söz konusudur; adres, yapı tarzı, inşa yılı ve brüt alan gibi bilgiler gerekir.
Bu nedenle sağlıklı bir yapı, her branşı kendi sorgu akışıyla ele alır. Tek bir genel form, ya gereksiz alanlarla çalışanı yorar ya da eksik bilgi nedeniyle şirketlerden hatalı yanıt dönmesine yol açar.
Örnek İş Akışı: Kasko Teklifi Hazırlamak
Bir müşterinin aracı için kasko teklifi istediğini varsayalım. Entegre bir acente yazılımında süreç kabaca şöyle ilerler:
- Çalışan müşteriyi CRM kayıtlarından bulur veya yeni bir kayıt açar.
- Plaka girilir ve araç bilgileri EGM araç sorgusu ile getirilir; çalışan bu bilgileri müşteriyle teyit eder.
- Kasko teklif akışı başlatılır ve branşa özgü bilgiler tamamlanır.
- Acentenin çalıştığı şirketlerden gelen teklifler aynı ekranda listelenir.
- Çalışan teklifleri teminat ve koşullarıyla birlikte karşılaştırır, müşterinin ihtiyacına uygun seçenekleri belirler.
- Seçilen teklifler PDF teklif formu olarak müşteriyle paylaşılır.
- Teklif müşteri kaydına bağlı kalır; poliçeleşirse poliçe ve yenileme takibine dahil olur.
Bu akışta entegrasyonun değeri, çalışanın bilgiyi tekrar tekrar yazmaması ve sonuçları tek bir yerde görmesidir. Karar yine acentenin uzmanlığına aittir.
InsureHub Bu Süreci Nasıl Ele Alıyor?
InsureHub, sigorta acenteleri için geliştirilen bir yazılım girişimidir; tüketiciye poliçe satan veya fiyat karşılaştıran bir site değildir. Teklif modülünde trafik, kasko ve DASK için ayrı sorgu akışları bulunur. Plakadan EGM araç sorgusu yapılabilir ve acentenin çalıştığı şirketlerden gelen teklifler branş bazında karşılaştırılır. Teklifler PDF teklif formuna dönüştürülebilir, müşteri kayıtlarıyla ilişkilendirilir ve poliçe, yenileme ile tahsilat takibine bağlanır. Web acente paneli ile iOS ve Android mobil uygulama aynı veri üzerinde çalışır. Ürün canlı ortamda çalışmakta ve sürekli geliştirilmektedir.
Entegrasyonu Değerlendirirken Sorulacak Sorular
- Çalıştığımız şirketlerin hangileri, hangi branşlarda sisteme bağlı?
- Bir şirketten yanıt gelmediğinde çalışan bunu nasıl görüyor?
- Şirket kullanıcı bilgilerine kimler erişebiliyor, alt kullanıcı yetkileri nasıl ayrılıyor?
- Teklif sonuçları müşteri kaydına ve yenileme takibine otomatik olarak bağlanıyor mu?
- Mobil uygulamada yapılan işlem web panelde aynı kayıt olarak görünüyor mu?
Entegrasyonun başarısı, bağlanan şirket sayısından çok, ekibin günlük işinde ne kadar az tekrar yaptığıyla ölçülür.
Sık Sorulan Sorular
Her sigorta şirketi için ayrı entegrasyon mu gerekir?
Evet, teknik olarak her şirketin sistemi ve veri yapısı farklı olduğu için bağlantılar şirket bazında kurulur ve sürdürülür. Acente tarafında ise amaç, bu farklılıkların tek bir çalışma ekranının arkasında kalmasıdır.
Trafik, kasko ve DASK teklifleri aynı formdan mı alınır?
Hayır. Bu branşlar farklı bilgiler istediği için InsureHub'da her biri için ayrı teklif sorgu akışı bulunur.
Bir şirketten teklif gelmezse ne olur?
Şirket sistemindeki bakım, eksik bilgi veya yetki sorunları teklif gelmemesine neden olabilir. Bu durumda çalışanın sebebi görebilmesi ve diğer şirketlerin sonuçlarıyla çalışmaya devam edebilmesi önemlidir.
Sonuç: Entegrasyonu Kendi İş Akışınızda Görün
Entegrasyonları anlamanın en iyi yolu, kendi acentenizin günlük senaryolarını bir yazılım üzerinde denemektir. InsureHub acente yazılımını incelemek ve ücretsiz demo hesabıyla teklif akışlarını kendi ekibinizle değerlendirmek isterseniz demo talebi oluşturabilirsiniz.