Acentenin kendi sistemindeki poliçe listesi ile sigorta şirketlerinin acente adına tuttuğu kayıtlar her zaman birebir örtüşmez. Bir poliçe şirket tarafında düzenlenmiş ama acente sistemine girilmemiş olabilir; bir iptal şirkette işlenmiş ama acente kaydında yürürlükte görünüyor olabilir; prim bilgisi zeyil sonrası değişmiş ama acente kaydı güncellenmemiş olabilir. Mutabakat, bu iki veri kaynağını düzenli aralıklarla karşılaştırarak farkları bulma ve çözme işidir.
Mutabakat neden gereklidir?
Acente sistemindeki poliçe verisi; yenileme takibi, müşteri iletişimi, komisyon hesapları ve yönetim raporları gibi pek çok sürecin temelidir. Bu verinin şirket kayıtlarıyla uyumsuz olması, bütün bu süreçlere hata taşır. Yenilenmesi gereken bir poliçe sistemde hiç görünmeyebilir ya da iptal edilmiş bir poliçe için müşteri gereksiz yere aranabilir. Mutabakat, bu tür sorunları müşteriye yansımadan yakalamayı sağlar.
Karşılaştırma için veri kaynağı
Mutabakat için sigorta şirketi tarafındaki poliçe listesine erişim gerekir. Bu liste şirket portalından alınan raporlar, dönemsel dökümler veya entegrasyonlar aracılığıyla elde edilebilir. Hangi yöntemin kullanılacağı, şirketin sunduğu imkânlara ve acentenin teknik altyapısına bağlıdır. Önemli olan, her şirket için verinin hangi formatta ve hangi sıklıkla alınacağının netleştirilmesidir.
Farklı şirketlerden gelen listelerin sütun yapıları ve tarih formatları farklı olabilir. Bu nedenle karşılaştırmadan önce verinin ortak bir yapıya dönüştürülmesi gerekir. Bu dönüşüm her seferinde elle yapılmak yerine, şirket bazında tanımlanmış bir eşleştirme şablonuyla otomatikleştirilebilir.
Eşleştirme anahtarı
İki listeyi karşılaştırmak için her kaydı benzersiz biçimde tanımlayan bir anahtar gerekir. En yaygın anahtar, sigorta şirketi ile poliçe numarasının birleşimidir. Yenileme numarası veya zeyil sıra numarası kullanan şirketlerde bu bilgilerin de anahtara dahil edilmesi gerekebilir. Anahtar alanlarındaki yazım farkları, örneğin baştaki sıfırlar veya araya giren boşluklar, eşleştirmeyi bozabilir; bu yüzden karşılaştırma öncesinde anahtarların standart biçime getirilmesi önemlidir.
Dört tip fark
1. Şirkette var, acentede yok
Bu kayıtlar genellikle acente sistemine girilmeyi unutmuş poliçelerdir. En riskli fark tipidir; çünkü bu poliçeler yenileme takibinin tamamen dışında kalır. Her biri için acente kaydı oluşturulmalı ve müşteri kaydıyla ilişkilendirilmelidir.
2. Acentede var, şirkette yok
Bu durum, hatalı veya mükerrer girilmiş bir kayda, farklı şirkete yanlışlıkla atanmış bir poliçeye ya da şirket tarafında henüz kesinleşmemiş bir işleme işaret edebilir. Her kayıt incelenmeli ve gerekiyorsa düzeltilmeli veya uygun duruma alınmalıdır.
3. İki tarafta var, durum farklı
Şirkette iptal edilmiş ama acentede yürürlükte görünen poliçeler bu gruptadır. İptal bilgisinin acenteye ulaşmadığı veya kayda işlenmediği anlamına gelir. Bu farklar düzeltilmeden yenileme listesi güvenilir olmaz.
4. İki tarafta var, alan değerleri farklı
Prim, bitiş tarihi, plaka veya sigortalı bilgisi gibi alanlardaki farklar bu gruba girer. Çoğu zaman zeyil sonrası güncellenmemiş bilgileri gösterir. Hangi tarafın doğru olduğu belgelerle kontrol edilmelidir.
Mutabakat sıklığı ve kapsamı
Mutabakatın ne sıklıkla yapılacağı portföy büyüklüğüne ve iş hacmine bağlıdır. Yoğun çalışan acenteler için aylık mutabakat makul bir başlangıçtır. Daha küçük portföylerde üç ayda bir yapılan kapsamlı bir karşılaştırma yeterli olabilir. Önemli olan sürecin düzenli olması ve atlanmamasıdır.
İlk mutabakat genellikle en yoğun olanıdır; çünkü yıllar içinde biriken farklar bir arada ortaya çıkar. Sonraki mutabakatlarda fark sayısı azalır ve süreç daha hızlı tamamlanır. Fark sayısının zaman içinde izlenmesi, acentenin veri girişi kalitesinin iyileşip iyileşmediğini gösteren somut bir göstergedir.
Farkların çözüm süreci
- Farklar tiplerine göre gruplanır.
- Her grup ilgili sorumlulara görev olarak dağıtılır.
- Her fark için yapılan işlem kayda geçer: kayıt oluşturuldu, durum güncellendi, alan düzeltildi veya şirketle teyit bekleniyor.
- Çözülemeyen farklar bir sonraki mutabakata taşınır ve ayrıca işaretlenir.
- Mutabakat sonucu kısa bir özetle yöneticiye raporlanır.
Üçüncü adım, mutabakatın bir denetim izi bırakmasını sağlar. Hangi farkın ne zaman ve nasıl çözüldüğü bilindiğinde, aynı sorunun tekrar etmesi durumunda kök nedene ulaşmak kolaylaşır.
Kök nedenleri bulmak
Mutabakatın asıl değeri, farkları tek tek düzeltmenin ötesinde, farkların neden oluştuğunu anlamaktır. Şirkette var acentede yok tipindeki farklar belirli bir kullanıcıda yoğunlaşıyorsa eğitim ihtiyacı vardır. Durum farkları belirli bir şirkette yoğunlaşıyorsa, o şirketten iptal bilgisinin acenteye ulaşma yolu gözden geçirilmelidir. Alan farkları zeyillerde yoğunlaşıyorsa, zeyil sonrası kayıt güncelleme adımı süreçte zayıf kalıyordur.
Mutabakat dosyalarının saklanması
Her mutabakatta kullanılan şirket listesinin ve karşılaştırma sonucunun tarihli olarak saklanması, ileride bir uyuşmazlık çıktığında acentenin hangi tarihte hangi bilgiye dayandığını gösterir. Bu dosyalar kişisel veri içerdiği için erişimi sınırlı bir alanda tutulmalı ve belirlenen saklama süresi sonunda kontrollü biçimde imha edilmelidir.
Teklif ve poliçe akışıyla ilişki
Teklif aşamasından poliçeye geçişin acente yazılımı içinde gerçekleştiği durumlarda, poliçe kaydının oluşturulma ihtimali artar ve "şirkette var, acentede yok" tipindeki farklar azalır. Trafik, kasko ve DASK tekliflerinin kendi akışlarıyla yazılım üzerinden yürütülmesi, poliçe kaydının teklif bilgisinden beslenmesini sağlar. Bu yapının genel işleyişine sigorta teklif programı sayfasından göz atabilirsiniz.
InsureHub bakış açısıyla
InsureHub, acentelere sunduğu sigorta acentesi yazılımı ile poliçe, teklif ve müşteri kayıtlarını tek bir yapıda tutmayı amaçlar. Mutabakat sürecinde ortaya çıkan düzeltme işlerinin aynı sistemde görev olarak dağıtılması ve sonuçlarının kayıtlara işlenmesi, bu bütünlüğün korunmasına katkı sağlar. Mutabakat ihtiyacınızı kendi portföyünüz üzerinden konuşmak için demo talebinde bulunabilirsiniz.