Birçok acentede gün, aynı anda açık duran onlarca tarayıcı sekmesiyle başlar. Her sigorta şirketinin portalı ayrı bir giriş, ayrı bir ekran düzeni ve ayrı alan adlarıyla çalışır. Bir müşterinin kasko yenilemesi için bile çalışan, aynı bilgileri farklı ekranlara tekrar tekrar yazar, sonuçları not alır ve müşteriye dönmeden önce hepsini bir araya getirmeye çalışır. Sorun portalların varlığı değildir; portallar şirketlerle çalışmanın resmi kanalı olmaya devam eder. Sorun, acentenin iş akışının tamamen bu portallara dağılmış olmasıdır.
Bu yazıda portalları devre dışı bırakmayı değil, acentenin operasyonel bağımlılığını azaltmayı konuşuyoruz: müşteri bilgisinin, teklif sonuçlarının ve takip işlerinin acentenin kendi sisteminde toplanması.
Bağımlılık nerede başlar?
Portal bağımlılığı genellikle fark edilmeden büyür. Aşağıdaki belirtilerden birkaçı sizin acentenizde de varsa, iş akışınız portallara fazla yaslanıyor olabilir:
- Tekrarlanan veri girişi: Aynı müşteri ve araç bilgisi her şirket ekranına yeniden yazılıyor.
- Dağınık teklif sonuçları: Teklifler farklı sekmelerde, ekran görüntülerinde veya kâğıt notlarda kalıyor.
- Portal içinde kalan müşteri geçmişi: Bir müşteriye geçmişte neler önerildiğini görmek için birden fazla portala girmek gerekiyor.
- Kişiye bağlı bilgi: Hangi portalda hangi adımın nasıl yapıldığını yalnızca belirli bir çalışan biliyor.
Portal mantığı ile acente mantığı farklıdır
Sigorta şirketi portalı, şirketin kendi ürünlerini satmak ve yönetmek için tasarlanır. Acente ise müşteri ve ihtiyaç üzerinden düşünür: Bu müşterinin aracı, konutu ve yenileme tarihleri nedir, hangi şirketlerden teklif alındı, müşteriye ne sunuldu, kim takip ediyor? Bu sorulara cevap veren yapı portallarda değil, acentenin kendi kaydında olmalıdır. Bağımlılığı azaltmanın özü, merkezi acentenin kendi veri yapısına taşımaktır.
Bağımlılığı azaltmanın dört adımı
1. Müşteri verisini acentenin kendi kaydında tutun
Müşteri kartı, iletişim bilgileri, araç ve konut bilgileri ile geçmiş görüşmeler bir acente CRM yapısında tutulduğunda, portal sadece işlem yapılan bir kanal hâline gelir. Çalışan değişse bile müşteri geçmişi acentede kalır.
2. Teklif sorgusunu branşa göre tek noktadan başlatın
Trafik, kasko ve DASK birbirinden farklı bilgiler ister; bu yüzden tek bir sorgu gibi ele alınmamalıdır. InsureHub'da bu üç branş için ayrı teklif sorgu akışları bulunur. Araç branşlarında plakadan EGM araç sorgusu ile araç bilgileri getirilebilir; böylece çalışan aynı bilgileri her şirket ekranına yeniden yazmak zorunda kalmaz.
3. Karşılaştırmayı acentenin ekranında yapın
Çalışılan şirketlerden gelen tekliflerin branş bazında yan yana görülmesi, karar sürecini sekmeler arasında gidip gelmekten kurtarır. InsureHub'ın sigorta teklif programı tarafında teklifler branş bazında karşılaştırılabilir ve müşteriye iletilecek PDF teklif formu hazırlanabilir. Müşteriye ne sunulduğu da kayıt altında kalır.
4. Sonrasını da kendi sisteminizde takip edin
Bağımlılık yalnızca teklif aşamasında değil, sonrasında da oluşur. Poliçe ve yenileme takibi, tahsilat takibi ve görevler acentenin kendi sisteminde olduğunda, "bu müşteriyi kim arayacaktı?" sorusunun cevabı bir portalda veya bir kişinin hafızasında aranmaz.
Örnek iş akışı: Kasko yenilemesi yaklaşan bir müşteri
- Yenileme takibi ekranında yaklaşan kasko yenilemesi görülür ve ilgili çalışana görev olarak atanır.
- Çalışan müşteri kartını açar; araç, iletişim ve geçmiş teklif bilgileri aynı ekrandadır.
- Kasko teklif akışı başlatılır; araç bilgileri plakadan EGM sorgusuyla doğrulanır.
- Çalışılan şirketlerden gelen kasko teklifleri branş ekranında karşılaştırılır.
- Müşteriye PDF teklif formu iletilir, görüşme notu müşteri kaydına eklenir.
- Müşteri karar verdiğinde ilgili işlem, gerekiyorsa şirketin kendi kanalında tamamlanır; tahsilat ve yenileme bilgisi acentenin sisteminde takip edilir.
Bu akışta portal hâlâ vardır, ancak acentenin hafızası değildir. Bilgi, karar ve takip acentenin kendi kaydında yaşar.
Portallar tamamen devreden çıkar mı?
Hayır ve bu hedeflenmemelidir. Bazı işlemler şirketlerin kendi kanallarında yürür; yetkilendirme, ürün kuralları ve sözleşme koşulları şirketten şirkete değişir. Acentenin her şirketle yaptığı anlaşmaya ve şirketin kurallarına uygun çalışması gerekir. Gerçekçi hedef, portalların günlük iş akışının merkezi olmaktan çıkıp ihtiyaç duyulduğunda kullanılan kanallar hâline gelmesidir.
Portal bağımlılığını azaltmak, şirketlerden uzaklaşmak değil; müşteri bilgisini ve iş takibini acentenin kendi sahipliğine almaktır.
Geçiş için kısa kontrol listesi
- Hangi bilgileri en sık tekrar tekrar giriyorsunuz? Bunları listeleyin.
- Müşteri geçmişine bugün nereden ulaşıyorsunuz? Tek bir kayıt var mı?
- Teklif sonuçlarını müşteriye hangi formatta iletiyorsunuz?
- Yenileme ve tahsilat takibi kişiye mi, sisteme mi bağlı?
- Şube ve alt kullanıcılar aynı veriyi görebiliyor mu, yetkiler net mi?
Sık sorulan sorular
Portal bağımlılığını azaltmak için tüm şirketlerle aynı anda geçiş yapmak gerekir mi?
Gerekmez. En sık çalıştığınız branş ve şirketlerle başlayıp, müşteri kaydı ve teklif karşılaştırmasını önce bu alanda kendi sisteminize taşımak daha yönetilebilir bir yoldur.
Trafik, kasko ve DASK neden ayrı akışlarda ele alınmalı?
Her branş farklı bilgi ve farklı kontroller ister. Ayrı akışlar, çalışanın doğru bilgiyi doğru branşta girmesini ve sonuçların karışmamasını kolaylaştırır.
Mobilde de aynı bilgilere ulaşılabilir mi?
InsureHub'da web acente paneli ile iOS ve Android mobil uygulama aynı veri üzerinde çalışır; sahadaki çalışan da müşteri ve teklif bilgisine ulaşabilir.
Sonuç: Merkezi kendi sisteminize taşıyın
Portallar acente işinin bir parçası olmaya devam edecek. Fark, işin merkezinin nerede durduğundadır. Müşteri kaydı, branş bazlı teklif karşılaştırması, yenileme ve tahsilat takibi acentenin kendi sigorta acentesi yazılımında toplandığında, portallar birer işlem kanalına dönüşür. InsureHub'ın bu yapıyı sizin iş akışınızda nasıl karşıladığını görmek isterseniz ücretsiz demo hesabıyla inceleyebilirsiniz: demo talebi oluşturun.