Birden fazla şubesi olan acentelerde yönetimin en sık sorduğu sorulardan biri şudur: “Hangi şubemiz gerçekten kârlı?” Bu sorunun yanıtı genellikle üretim rakamlarına bakılarak verilir. Oysa yüksek üretim yapan bir şube, yüksek giderleri, düşük tahsilat oranı veya yoğun iptal hareketleri nedeniyle beklenenden düşük katkı sağlıyor olabilir. Tersine, daha az üretim yapan bir şube verimli yapısıyla acentenin kârına güçlü katkı veriyor olabilir. Bu yazıda şube bazında kârlılık analizinin nasıl yapılabileceğini, gelir ve gider kalemlerinin şubelere nasıl ayrılacağını ve analizi yanıltan durumları ele alıyoruz.
Üretim kârlılık değildir
Prim üretimi bir şubenin ne kadar iş yaptığını gösterir; ancak acentenin geliri primin kendisi değil, komisyondur. Komisyon oranları branşa ve şirkete göre değiştiği için aynı prim üretimi farklı gelir yaratabilir. Ayrıca iptaller ve düzeltmeler komisyonu azaltır, tahsil edilemeyen primler ise ek iş yükü ve risk getirir. Bu nedenle şube kârlılık analizi prim üretiminden değil, şubenin net komisyon gelirinden başlamalıdır.
Gelir tarafı
Şube gelirini doğru hesaplamak için her poliçenin hangi şubeye ait olduğu net olmalıdır. Bu basit görünen konu pratikte belirsizleşebilir: Müşteri bir şubeden gelmiş, poliçe başka bir şubede düzenlenmiş, yenileme ise üçüncü bir şubede yapılmış olabilir. Hangi kuralın uygulanacağı önceden belirlenmelidir. Yaygın yaklaşımlar şunlardır:
- Poliçeyi düzenleyen şubeye yazmak
- Müşterinin bağlı olduğu şubeye yazmak
- Satışı yapan temsilcinin şubesine yazmak
Hangi yaklaşım seçilirse seçilsin, tutarlı uygulanması ve yeni iş ile yenileme için aynı mantığın kullanılması gerekir. Gelir hesaplamasında brüt komisyondan iptal ve düzeltme kaynaklı geri alımlar düşülerek net komisyon elde edilir.
Gider tarafı
Doğrudan giderler
Şubeye doğrudan ait olan giderler en kolay ayrılan kalemlerdir: şube kirası, şubede çalışan personelin maliyeti, şube iletişim ve ofis giderleri, şubeye özel pazarlama harcamaları ve şube temsilcilerinin hakedişleri. Bu kalemler muhasebe kayıtlarında şube kırılımıyla tutuluyorsa analiz için doğrudan kullanılabilir.
Ortak giderler
Merkezde yürütülen işlerin maliyeti tüm şubelere hizmet eder: yönetim, muhasebe ve finans ekibi, yazılım abonelikleri, merkezi pazarlama, hukuk ve danışmanlık giderleri. Bu kalemlerin şubelere nasıl dağıtılacağı, analizin en tartışmalı kısmıdır.
Ortak gider dağıtım anahtarları
Ortak giderleri şubelere dağıtmak için bir dağıtım anahtarı seçilir. Yaygın anahtarlar şunlardır:
- Net komisyon payı: Her şube ürettiği net komisyon oranında ortak gider taşır.
- Poliçe adedi payı: Ortak hizmetlerin iş yükü poliçe adedine bağlıysa bu anahtar daha adil olabilir.
- Personel sayısı payı: Yazılım lisansları gibi kullanıcı başına maliyetler için uygun bir anahtardır.
- Karma anahtar: Farklı gider kalemleri için farklı anahtarlar kullanılır.
Karma anahtar en doğru sonucu verir, ancak en karmaşık olanıdır. Başlangıçta tek bir anahtarla çalışmak ve ileride gerektiğinde ayrıntılandırmak pratik bir yoldur. Önemli olan, seçilen anahtarın yazılı olması ve şube yöneticileri tarafından bilinmesidir.
Katkı payı ve tam maliyet görünümü
Şube analizini iki görünümle sunmak faydalıdır:
- Katkı payı görünümü: Net komisyon geliri eksi doğrudan giderler. Bu görünüm şube yöneticisinin kontrolündeki performansı gösterir.
- Tam maliyet görünümü: Katkı payı eksi dağıtılan ortak giderler. Bu görünüm şubenin acentenin genel kârlılığına katkısını gösterir.
Şube yöneticisinin değerlendirmesinde katkı payı görünümünün esas alınması daha adildir; çünkü ortak giderler yöneticinin kontrolünde değildir. Tam maliyet görünümü ise şube açma, kapatma veya büyütme kararlarında yönetimin bakması gereken tablodur.
Analizi yanıltan durumlar
- Şube atama kuralının tutarsız uygulanması nedeniyle gelirin yanlış şubeye yazılması
- İptal ve geri alımların şube kırılımında izlenmemesi
- Tahsil edilemeyen primlerin kârlılık analizinde hiç dikkate alınmaması
- Yeni açılan bir şubenin kuruluş giderlerinin tek döneme yüklenmesi
- Mevsimsel yenileme yoğunluğunun kısa dönem karşılaştırmalarını çarpıtması
Bu nedenle şube kârlılığının tek bir ay yerine birkaç aylık ya da yıllık dönemler üzerinden değerlendirilmesi daha sağlıklıdır.
Tahsilat kalitesini analize eklemek
Kârlılık analizini zenginleştirmenin bir yolu, şubenin tahsilat kalitesini de göstermektir. Açık alacakların yaşlandırma dağılımı, tahsil edilemediği için iptal edilen poliçe oranı ve ortalama tahsilat süresi şube bazında izlendiğinde, kâğıt üzerinde kârlı görünen ama nakit tarafında zorlanan şubeler fark edilebilir. Bu göstergeler kârlılık tablosunun yanına konulduğunda yönetim daha dengeli bir değerlendirme yapabilir.
Branş karması
Şubelerin branş karmaları farklı olabilir. Bir şube ağırlıklı olarak trafik poliçesi üretirken, diğeri kasko veya DASK ağırlıklı çalışabilir. Bu branşlar ayrı sorgu akışlarına, farklı komisyon yapılarına ve farklı iptal davranışlarına sahiptir. Şube karşılaştırmasında branş karmasının da gösterilmesi, farkların nedenini anlamayı kolaylaştırır.
Sonuçları şube yöneticileriyle paylaşmak
Kârlılık analizi yalnızca yönetimin elinde kaldığında etkisi sınırlı olur. Şube yöneticileriyle katkı payı görünümünün düzenli olarak paylaşılması, her şubenin kendi gelir ve gider dengesini anlamasını sağlar. Paylaşımda dağıtım anahtarlarının ve şube atama kurallarının da açıklanması, rakamlara duyulan güveni artırır. Şube yöneticilerinden gelen geri bildirimler, yanlış atanmış gelirlerin veya eksik gider kalemlerinin fark edilmesine de yardımcı olabilir.
Veri altyapısı
Şube bazında kârlılık analizi, poliçe, komisyon ve tahsilat kayıtlarının şube bilgisini doğru taşımasına bağlıdır. Acente yazılımı içinde şube ve kullanıcı bilgisinin her kayıtta tutulması, gelir tarafının güvenilir olmasını sağlar. Gider tarafı genellikle muhasebe sisteminden gelir; iki kaynağın aynı şube tanımlarını kullanması analizin tutarlılığı için gereklidir.
InsureHub, çok şubeli acentelerin operasyon verisini şube ve ekip bazında görebilmesini hedefleyen bir yazılım platformudur. Şube kırılımlı raporların kendi verinizle nasıl görüneceğini değerlendirmek için demo talebi oluşturabilirsiniz.