Bir poliçenin bitiş tarihi bir yıl sonradır, ancak taksitleri her ay ödenir. Bu iki tarih dizisi farklı amaçlara hizmet eder ve farklı ekiplerin ilgi alanına girer. Yine de birçok acentede bu takvimler aynı listede, aynı sütunlarla takip edilmeye çalışılır. Sonuç, yenileme listesine düşen taksit hatırlatmaları, tahsilat listesinde görünen yenileme kayıtları ve müşteriye yanlış konuda yapılan aramalardır. Bu yazı, iki takvimi neden ve nasıl ayrı yönetmeniz gerektiğini anlatır.
İki takvim, iki farklı soru
- Vade takvimi: "Bu poliçe ne zaman sona eriyor ve yenileme süreci ne zaman başlamalı?" sorusuna cevap verir. Yılda bir kez kritik hale gelir.
- Taksit takvimi: "Müşterinin bir sonraki ödemesi ne zaman ve ödendi mi?" sorusuna cevap verir. Poliçe dönemi boyunca düzenli aralıklarla tekrar eder.
Bu iki soru farklı aksiyonlar doğurur. Vade takvimi teklif hazırlığına, müşteri bilgisi teyidine ve yenileme görüşmesine yönlendirir. Taksit takvimi ise ödeme takibine, hatırlatmaya ve gerektiğinde tahsilat görüşmesine yönlendirir. Aynı listede birleştirildiklerinde her iki aksiyon da zayıflar.
Veri modelinde ayrım
İki takvimi ayrı yönetmenin ilk adımı, veriyi ayrı tutmaktır. Poliçe kaydı başlangıç ve bitiş tarihini taşır; taksitler ise poliçeye bağlı ayrı kayıtlar olarak tutulur. Her taksit kaydında şu bilgiler bulunabilir:
- Taksit sıra numarası
- Vade tarihi
- Tutar
- Ödeme durumu: bekliyor, ödendi, gecikti
- Ödeme yöntemi
- Gerçekleşen ödeme tarihi
Taksit kayıtlarının poliçeye bağlı ama ondan ayrı tutulması, zeyil sonrası taksit planı değiştiğinde yalnızca ilgili taksitlerin güncellenmesini sağlar. Poliçenin dönem bilgisi bu değişiklikten etkilenmez.
Karışıklığın tipik belirtileri
Takvimlerin karıştığını gösteren bazı işaretler şunlardır:
- Yenileme listesinde bitişi aylar sonra olan poliçelerin görünmesi, çünkü liste taksit tarihlerini de içeriyor.
- Taksiti gecikmiş bir müşterinin yenileme görüşmesinde ödeme konusunun ilk kez gündeme gelmesi.
- Son taksitin ödenmesinin poliçenin tamamlandığı şeklinde yorumlanması.
- Müşterinin aynı hafta içinde hem ödeme hem yenileme için ayrı ayrı aranması.
Ayrı takvimler, bağlantılı bakış
İki takvimi ayırmak, birbirinden habersiz olmaları anlamına gelmez. Belirli noktalarda bir takvimin bilgisi diğerinin kararını etkiler:
Yenileme hazırlığında taksit durumu
Yenileme görevi açıldığında, kullanıcının mevcut poliçenin taksit durumunu görmesi önemlidir. Geciken taksiti olan bir müşteriyle yenileme görüşmesine başlamadan önce bu konunun bilinmesi, görüşmenin doğru planlanmasını sağlar. Bu bilgi bir uyarı olarak yenileme ekranında gösterilebilir; ancak taksit takibinin kendisi tahsilat sürecinde kalır.
Taksit planı ile yeni dönem
Yenilenen poliçenin taksit planı yeni bir dizi olarak oluşturulur. Önceki dönemin son taksitleri henüz ödenmemişken yeni dönemin ilk taksiti başlayabilir. Bu çakışmayı görmek, müşteriye ödeme yükü hakkında doğru bilgi vermek açısından değerlidir.
Farklı ekipler, farklı görünümler
Pek çok acentede yenileme ve tahsilat farklı kişiler tarafından yürütülür. Takvimlerin ayrı olması, her ekibin kendi iş listesine odaklanmasını sağlar:
- Yenileme ekibi: Önümüzdeki dönemde bitecek poliçeleri, branş ve sorumluya göre görür.
- Tahsilat ekibi: Bu hafta vadesi gelen ve geciken taksitleri, müşteri ve tutar bilgisiyle görür.
- Yönetici: Her iki görünümün özetini ve kesiştiği riskli kayıtları görür.
Kesişim görünümü özellikle yararlıdır. Hem yenileme dönemi yaklaşan hem de geciken taksiti olan poliçeler, iki ekibin koordineli hareket etmesi gereken kayıtlardır. Bu kayıtlar için tek bir sorumlu belirlemek ve müşteriyle tek bir görüşme planlamak, müşteri deneyimini korur.
Hatırlatma kurallarını ayrı tanımlamak
Takvimler ayrıldığında hatırlatma kuralları da ayrı tanımlanabilir. Taksit hatırlatmaları vade tarihine yakın ve kısa aralıklarla, yenileme hatırlatmaları ise daha uzun bir hazırlık penceresiyle çalışır. Müşteriye giden mesajların içeriği de farklıdır: Biri ödeme bilgisi, diğeri yenileme teklifi hakkındadır. Bu mesajların aynı gün aynı müşteriye gitmemesi için basit bir sıklık sınırı koymak, müşterinin rahatsız olmasını engeller.
Branşa göre taksit yapısı
Taksit yapısı branştan branşa değişebilir. Kasko gibi primi görece yüksek branşlarda taksitli ödeme daha sık görülürken, bazı branşlarda peşin ödeme yaygındır. Acente yazılımında taksit takviminin yalnızca taksitli poliçeler için oluşturulması, gereksiz kayıt kalabalığını önler. Trafik, kasko ve DASK'ın ayrı teklif akışlarına sahip olması gibi, ödeme planı bilgisi de teklif aşamasında branşa uygun biçimde kaydedilmelidir.
Geçiş sırasında dikkat
Tablolardan yazılıma geçen acentelerde taksit tarihleri çoğu zaman poliçe satırına ek sütunlar olarak eklenmiştir. Aktarım sırasında bu sütunların ayrı taksit kayıtlarına dönüştürülmesi gerekir. Ödenmiş ve ödenmemiş taksitlerin doğru işaretlenmesi, aktarım sonrası ilk tahsilat listesinin güvenilirliğini belirler. Bu nedenle aktarımdan sonra açık taksitlerin örnek bir grup üzerinde kontrol edilmesi önerilir.
Küçük ekiplerde iki takvim
Yenileme ve tahsilatın aynı kişi tarafından yürütüldüğü küçük acentelerde de takvimleri ayırmak değerlidir. Aynı kişi güne tahsilat listesiyle, haftaya ise yenileme listesiyle başlayabilir. Bu ritim, iki farklı türdeki işin birbirinin önüne geçmesini engeller ve hangi işin hangi zihinle yapılacağını netleştirir.
Bu ayrım aynı zamanda iş devrini de kolaylaştırır; kişi izne çıktığında iki liste ayrı kişilere kolayca emanet edilebilir.
InsureHub ile iki takvim
InsureHub, acentelere sunduğu yazılımda poliçe takibi ile tahsilat süreçlerini aynı müşteri kaydı etrafında ama ayrı iş akışları olarak ele almayı hedefler. Müşteri iletişiminin acente CRM tarafında tutulması, yenileme ve tahsilat ekiplerinin müşteriyle yaptığı görüşmeleri birbirinden haberdar biçimde yürütmesini sağlar. Kendi takvim yapınızı nasıl ayrıştırabileceğinizi konuşmak isterseniz demo talebi oluşturabilirsiniz.