Hızın kaynağı: zaten bilinen bilgi
Acente çalışanının teklif formunda harcadığı zamanın önemli bir kısmı, sistemde zaten bulunan bilgileri yeniden yazmakla geçer. Müşterinin kimlik ve iletişim bilgileri, aracın ruhsat bilgileri ya da konutun adresi çoğu zaman önceki bir teklifte ya da poliçede kayıtlıdır. Bu bilgilerin forma otomatik olarak getirilmesi, yani ön doldurma, teklif sürecini belirgin biçimde hızlandırır.
Varsayılan değerler ise benzer bir amaca hizmet eder: kullanıcının çoğu durumda seçeceği değeri önceden seçili getirerek tıklama sayısını azaltır. Ancak her iki teknik de dikkatli kullanılmazsa, kullanıcının fark etmediği sessiz hatalara yol açabilir. Bu yazıda ön doldurma ve varsayılan değerlerin teklif formlarında nasıl dengeli kullanılabileceğini ele alıyoruz.
Ön doldurmanın kaynakları
Forma bilgi getirmek için kullanılabilecek birkaç güvenilir kaynak vardır. Her kaynağın güvenilirlik düzeyi farklıdır ve bu fark kullanıcıya hissettirilmelidir.
Tipik kaynaklar
- Müşteri kaydındaki kimlik ve iletişim bilgileri
- Önceki teklif ya da poliçe kaydındaki araç veya konut bilgileri
- Ruhsat görüntüsünden okunan bilgiler
- Araç sorgusundan dönen bilgiler
- Aynı bina için daha önce girilmiş yapı bilgileri
Müşteri kaydından gelen bilgi genellikle günceldir; ancak bir yıl önceki poliçeden gelen ruhsat bilgisi değişmiş olabilir. Bu nedenle ön doldurulan her alanın kaynağının ve tarihinin görünür olması, çalışanın neyi kontrol etmesi gerektiğini bilmesini sağlar.
Ön doldurulan alanları görsel olarak ayırmak
Kullanıcının elle girdiği bilgiyle sistemin getirdiği bilgi aynı görünürse, çalışan ön doldurulan alanları kontrol etmeden geçebilir. Ön doldurulan alanların hafif bir arka plan rengi ya da küçük bir kaynak etiketiyle ayrılması, dikkat gerektiren noktaları belirgin kılar. Kullanıcı alanı onayladığında ya da değiştirdiğinde bu işaret kaybolabilir.
Bu yaklaşım, özellikle kimlik numarası ve ruhsat bilgisi gibi sorgunun doğruluğunu doğrudan etkileyen alanlarda önemlidir. Yanlış araç bilgisiyle yapılan bir sorgu, tüm sigorta şirketlerinden hatalı sonuç dönmesine neden olur.
Varsayılan değerlerin doğru kullanımı
Varsayılan değerler iki türlüdür: güvenli varsayılanlar ve tercihe dayalı varsayılanlar. Güvenli varsayılanlar, yanlış olsalar bile sorgunun anlamını bozmayan seçimlerdir. Tercihe dayalı varsayılanlar ise müşteriye göre değişmesi gereken ve yanlış kaldığında teklifi etkileyen seçimlerdir.
Ayrım için örnekler
- Sorgulanacak sigorta şirketi listesinin acentenin yetkili olduğu şirketlerle gelmesi güvenli bir varsayılandır
- Poliçe başlangıç tarihinin bugünün tarihiyle gelmesi çoğu durumda güvenlidir, ancak yenilemede bitiş tarihine göre ayarlanmalıdır
- Kaskoda belirli bir muafiyet tercihinin seçili gelmesi tercihe dayalıdır ve kullanıcıya açıkça sorulmalıdır
- Kullanım tarzının varsayılan olarak seçili gelmesi tercihe dayalıdır ve ruhsatla teyit edilmelidir
Tercihe dayalı alanlarda varsayılan değer yerine boş bırakılmış ve zorunlu bir seçim istemek, kullanıcının bilinçli karar vermesini sağlar. Hız kaybı küçüktür; hatalı teklif riskindeki azalma ise belirgindir.
Acente bazında ayarlanabilir varsayılanlar
Her acentenin çalışma biçimi farklıdır. Bir acente kasko tekliflerinde belirli ek teminatları her zaman sorgulamayı tercih ederken, bir başkası bunları yalnızca müşteri istediğinde ekler. Varsayılan değerlerin acente yöneticisi tarafından ayarlanabilmesi, yazılımın farklı çalışma düzenlerine uyum sağlamasını kolaylaştırır.
Bu ayarların kullanıcı bazında da yapılabilmesi değerlidir. Sahada çalışan bir temsilci ile ofiste yenilemeleri yöneten bir çalışanın sık kullandığı değerler farklı olabilir. Ancak kişisel varsayılanların acente genelindeki kuralları aşmaması gerekir.
Branş akışlarına göre ön doldurma
Trafik, kasko ve DASK ayrı akışlar olarak çalıştığında, ön doldurma da her akışın kendi ihtiyacına göre şekillenir. InsureHub'da bu üç branş ayrı teklif sorgu akışlarıdır. Trafik akışı araç ve ruhsat bilgisini, kasko akışı bunlara ek olarak araç tanımını ve önceki teminat tercihlerini, DASK akışı ise adres kodu ve bina bilgilerini ön doldurur. Bir akışta girilen bilgi, ortak müşteri veya araç kaydına yazılarak diğer akışlarda kullanılabilir hale gelir.
Bu yapı sayesinde trafik teklifi tamamlandıktan sonra açılan kasko akışında araç bilgileri hazır gelir. Ancak kaskoya özgü sorular, örneğin ek teminatlar, trafik akışından taşınmaz; çünkü orada böyle bir bilgi yoktur.
Ön doldurmanın gizlilik boyutu
Ön doldurma, müşteri verisinin yeniden kullanılması anlamına gelir. Bu nedenle bilginin yalnızca yetkili kullanıcılara ve yalnızca ilgili işlem bağlamında gösterilmesi gerekir. Rol bazlı yetkilendirmeyle desteklenen bir acente CRM yapısı, ön doldurmanın kişisel veri ilkeleriyle uyumlu çalışmasına yardımcı olur.
Sessiz hataları önlemek için kontrol listesi
- Ön doldurulan alanları görsel olarak ayırın ve kaynağını gösterin
- Eski tarihli bilgileri onay gerektiren alanlar olarak işaretleyin
- Tercihe dayalı seçimleri varsayılanla değil zorunlu seçimle alın
- Sorgu öncesi özet ekranında ön doldurulan ve elle girilen bilgileri birlikte gösterin
- Varsayılan değerleri düzenli olarak gözden geçirin
Ön doldurmanın etkisini ölçmek
Ön doldurmanın gerçekten işe yarayıp yaramadığını anlamak için hangi alanların ne sıklıkla değiştirildiğine bakmak faydalıdır. Ön doldurulan bir alan sürekli değiştiriliyorsa, kaynağı güvenilir değildir ya da bilgi hızlı eskimektedir. Bu durumda o alanı ön doldurmak yerine öneri olarak sunmak daha doğru olabilir. Hiç değiştirilmeyen alanlar ise ön doldurmanın değer ürettiği yerlerdir.
Benzer bir gözlem varsayılan değerler için de yapılabilir. Bir varsayılan değer çoğu teklifte değiştiriliyorsa, varsayılanın kendisi gözden geçirilmelidir. Bu küçük analizler, formun zaman içinde acentenin gerçek çalışma biçimine uyum sağlamasını kolaylaştırır.
Sonuç
Ön doldurma ve varsayılan değerler, teklif formunu hızlandırmanın en etkili yollarındandır. Bu hızın güvenilir olması için ise kaynağın görünür kılınması, tercihe dayalı alanların kullanıcıya bırakılması ve varsayılanların acenteye göre ayarlanabilmesi gerekir. Ön doldurmanın sigorta teklif programı içinde nasıl çalıştığını görmek için demo talebi oluşturabilirsiniz.