Yenileme dönemi, tekrarlanan bir iş yüküdür
Trafik, kasko ve DASK poliçeleri belirli aralıklarla yenilenir. Acente portföyü büyüdükçe, her hafta bitiş tarihi yaklaşan çok sayıda poliçe olur. Bu poliçelerin her biri için ayrı ayrı teklif formu açmak, bilgileri kontrol etmek ve sorgu başlatmak, ekibin zamanının önemli bir kısmını alır.
Toplu yenileme teklifi, bu tekrarlanan işi planlı bir sürece dönüştürür. Belirli ölçütlere uyan poliçeler seçilir, bunlar için yenileme sorguları zamanlanmış biçimde çalıştırılır ve sonuçlar çalışanın incelemesine hazır hale getirilir. Bu yazıda toplu yenileme sorgularının nasıl kurgulanabileceğini ve hangi kontrol noktalarının gerekli olduğunu ele alıyoruz.
Yenileme hatırlatmasından farkı
Yenileme hatırlatması, çalışana bir poliçenin bitiş tarihinin yaklaştığını bildirir. Toplu yenileme teklifi ise bir adım ileri giderek bu poliçeler için sorguyu da önceden çalıştırır. Çalışan hatırlatmayı aldığında, karşısında yalnızca bir uyarı değil, hazır sonuçlar bulur.
Bu fark, özellikle yoğun dönemlerde belirgindir. Çalışan sabah işe başladığında, o gün ilgilenmesi gereken yenilemelerin sonuçlarını incelemeye doğrudan başlayabilir.
Hangi poliçeler seçilmeli?
Toplu sorgunun kapsamı dikkatle belirlenmelidir. Tüm poliçelerin otomatik olarak sorgulanması hem gereksiz yük yaratır hem de güncelliğini yitirmiş bilgilerle sorgu yapılmasına yol açabilir.
Seçim ölçütleri
- Bitiş tarihinin belirli bir zaman aralığına girmesi
- Branş: trafik, kasko ya da DASK
- Müşterinin yenileme konusunda olumsuz bir geri bildirim vermemiş olması
- Araç ya da konut bilgilerinde bilinen bir değişiklik bulunmaması
- Müşteri kaydında iletişim izninin bulunması
Seçim ölçütlerinin bir önizleme ekranında gösterilmesi, çalışanın sorgu başlamadan önce kapsamı onaylamasını sağlar. Listeden belirli kayıtların çıkarılabilmesi de önemlidir.
Branşa göre ayrı toplu işler
Trafik, kasko ve DASK yenilemeleri farklı bilgiler ve farklı sorgu akışları gerektirir. InsureHub'da bu üç branş ayrı teklif sorgu akışlarıdır. Toplu yenilemenin de branş bazında ayrı işler olarak çalıştırılması, her branşın kendi doğrulama kurallarını ve sonuç yapısını korumasını sağlar. Aynı müşterinin hem trafik hem DASK poliçesi yenilenecekse, bu iki iş ayrı akışlarda yürür ve sonuçlar müşteri kaydı altında bir araya gelir.
Zamanlama
Toplu sorguların ne zaman çalıştırılacağı, sistem yükü ve sonuçların güncelliği arasında bir dengedir. Çok erken yapılan bir sorgu, poliçe yenileme tarihine kadar geçerliliğini yitirebilir. Çok geç yapılan bir sorgu ise çalışana müşteriyle görüşmek için yeterli zaman bırakmaz.
Zamanlama önerileri
- Sorguyu bitiş tarihinden makul bir süre önce çalıştırmak
- Etkileşimli sorguların yoğun olduğu saatlerden kaçınmak
- Bir günlük toplu işi daha küçük gruplara bölerek dağıtmak
- Teklif geçerlilik süresi dolduğunda sorguyu yenileme seçeneği sunmak
Toplu işlerin teklif kuyruğunda düşük öncelikle çalışması, gün içinde müşteriyle görüşen çalışanların sorgularını yavaşlatmaz.
Önceki dönem bilgisinin kullanımı
Toplu yenilemede sorgu, önceki poliçe ya da teklif kaydındaki bilgilerle yapılır. Bu nedenle bu bilgilerin hâlâ geçerli olduğundan emin olmak gerekir. Bazı bilgiler, örneğin araç plakası ve sigortalı kimliği, genellikle değişmez. Bazıları ise değişmiş olabilir: kasko için araç değeri, DASK için adres ya da bina bilgileri.
Sistemin değişme olasılığı yüksek alanları işaretlemesi ve sonuç ekranında "önceki dönem bilgisiyle sorgulandı" notunu göstermesi, çalışanın müşteriyle görüşürken bu bilgileri teyit etmesini sağlar.
Sonuçların incelenmesi
Toplu sorgu tamamlandığında sonuçlar çalışanın önüne bir iş listesi olarak gelir. Her kayıt için sorgunun durumu, karşılaştırma özeti ve önceki dönem poliçesine göre öne çıkan farklar gösterilebilir. Kısmi ya da hatalı sonuçlanan kayıtlar ayrı bir grupta toplanır.
Bu inceleme ekranının acente CRM üzerindeki görev yapısıyla bağlantılı olması, her yenileme kaydının bir sorumlusu olmasını ve takibin aksamamasını sağlar.
İnsan kararı gerektiren noktalar
Toplu yenileme bir otomasyondur, ancak müşteriye sunulacak teklifin seçimi ve iletilmesi çalışanın kararıdır. Sistemin sonuçları hazırlaması, çalışanın ise bunları değerlendirip müşteriyle paylaşması doğru bir iş bölümüdür. Toplu sorgu sonuçlarının çalışan onayı olmadan müşteriye otomatik iletilmesi, güncel olmayan bilgilerle yapılmış bir teklifin müşteriye ulaşması riskini taşır.
İzleme ve geri bildirim
Toplu işlerin başarı oranı, hangi branşta daha sık hata alındığı ve çalışanların sonuçları ne kadar sürede incelediği gibi bilgiler, sürecin iyileştirilmesine yön verir. Örneğin DASK yenilemelerinde adres kaynaklı hatalar sık görülüyorsa, toplu işten önce adres teyidi adımı eklenebilir.
Müşteri iletişimiyle uyum
Toplu yenileme sonuçlarının değeri, müşteriyle zamanında iletişime geçildiğinde ortaya çıkar. Sonuçların hazır olduğu bilgisinin ilgili çalışana bildirim olarak iletilmesi ve müşteriyle görüşme için bir görev oluşturulması, sürecin kopukluk olmadan ilerlemesini sağlar. Müşterinin tercih ettiği iletişim kanalı ve uygun görüşme saatleri müşteri kaydında tutuluyorsa, görev bu bilgilerle birlikte oluşturulabilir.
Görüşme sonrasında müşterinin kararı, yani yenilemeyi kabul etmesi, farklı bir teklif istemesi ya da yenilememeye karar vermesi, teklif kaydına işlenmelidir. Bu bilgi bir sonraki dönemin toplu yenileme kapsamını belirlerken de kullanılır. Yenilememeye karar veren bir müşterinin bir sonraki dönemde otomatik sorgu kapsamına alınıp alınmayacağı, acente politikasına göre ayarlanabilir.
Sonuç
Toplu yenileme teklifi, tekrarlanan bir iş yükünü planlı ve izlenebilir bir sürece dönüştürür. Dikkatli seçilmiş kapsam, branş bazında ayrı işler, dengeli zamanlama ve çalışan onayına dayalı bir sunum, bu otomasyonun güvenilir biçimde çalışmasını sağlar. Planlı yenileme sorgularını sigorta acentesi yazılımı içinde görmek için demo talebi oluşturabilirsiniz.