Trafik sigortası yenilemesi çoğu acentede rutin bir iş olarak görülür: Geçen yılın bilgileriyle yeni sorgu yapılır, teklif müşteriye iletilir, poliçe düzenlenir. Bu rutinin içinde gözden kaçan bir nokta vardır: Araç bilgisi bir yıl içinde değişmiş olabilir. Plaka değişmiş, araç satılmış, ruhsat sahibi değişmiş ya da kullanım şekli farklılaşmış olabilir. Bu değişiklikler fark edilmeden yapılan yenilemeler, sonradan zeyil, iptal veya müşteriyle tatsız bir yazışma olarak geri döner.
Trafik yenilemesini ayrı bir akış olarak ele almak
Trafik sigortası, kasko ve DASK'tan farklı olarak kendi sorgu akışına sahiptir. Araç ve ruhsat bilgileri üzerinden ilerleyen bu akış, yenileme sırasında da aynı mantıkla çalışmalıdır. Yenilemeyi kasko veya diğer branşlarla aynı şablona sıkıştırmak, trafiğe özgü kontrollerin atlanmasına neden olur. Bu yazıdaki öneriler, trafik yenilemesinin kendi kontrol listesine sahip olması gerektiği fikrine dayanır.
Bir yılda araç bilgisinde neler değişebilir?
- Plaka değişikliği: Araç başka bir ile taşındığında veya müşteri plaka değişikliğine gittiğinde eski plakayla yapılan sorgu yanlış sonuç verir.
- Araç satışı: Müşteri aracını satmış olabilir. Bu durumda yenileme yapılmaz; ancak müşteri yeni bir araç almışsa yeni bir trafik ihtiyacı doğmuştur.
- Ruhsat sahibi değişikliği: Araç aile içinde başka birine devredilmiş olabilir. Sigorta ettiren ve ruhsat sahibi bilgisinin güncellenmesi gerekir.
- Kullanım şekli: Hususi kullanımdan ticari kullanıma geçiş gibi değişiklikler teklif kapsamını etkiler.
- Araç bilgisi düzeltmeleri: İlk kayıtta hatalı girilmiş model veya tip bilgileri yenileme sırasında ortaya çıkabilir.
Değişiklikleri yakalayan kontrol noktaları
Dönem içi zeyillerin dikkate alınması
Poliçe dönemi içinde yapılan plaka veya araç değişikliği zeyilleri, yenileme hazırlığının ilk bakılacak yeridir. Zeyil kaydı poliçeye bağlı tutulduysa, yenileme ekranında "bu dönemde araç bilgisi değişti" uyarısı gösterilebilir. Böylece kullanıcı eski bilgiyle sorgu yapmaz.
Sorgu sonucuyla kayıt karşılaştırması
Yenileme sorgusu yapıldığında dönen araç bilgileri, acente kaydındaki bilgilerle karşılaştırılmalıdır. Marka, model, model yılı ve kullanım şekli gibi alanlarda fark varsa kullanıcıya gösterilmesi, hatanın teklif aşamasında yakalanmasını sağlar. Bu karşılaştırma otomatik yapılabilir; ancak hangi bilginin doğru olduğuna kullanıcının karar vermesi gerekir.
Müşteriyle teyit adımı
Yenileme görüşmesinde "aracınızda veya ruhsatınızda bir değişiklik oldu mu?" sorusunu standart hale getirmek basit ama etkili bir yöntemdir. Bu sorunun cevabı yenileme görevine kayıt olarak düşülmelidir. Böylece ileride bir soru çıktığında teyidin yapıldığı tarih ve kişi bellidir.
Araç satışı senaryosu: Kayıp mı, fırsat mı?
Yenileme döneminde aracın satıldığı öğrenildiğinde, kayıt çoğu zaman "yenilenmedi" olarak kapatılır. Oysa bu bilgi yeni bir konuşmanın başlangıcı olabilir. Müşteri yeni bir araç aldıysa, trafik sigortasını kendisi yaptırmış olabilir ya da henüz yaptırmamış olabilir. Her iki durumda da müşteriyle iletişime geçmek ve yeni aracı sisteme kaydetmek, müşteri ilişkisinin sürmesini sağlar.
Bu senaryoyu sisteme yansıtmanın pratik bir yolu, yenilenmeme nedenleri arasında "araç satıldı" seçeneğini ayrı tutmak ve bu seçenek seçildiğinde otomatik olarak bir takip görevi oluşturmaktır. Görev, belirli bir süre sonra müşteriye yeni aracı olup olmadığını sormak için hatırlatma yapar. Bu tür iletişim kayıtlarının acente CRM tarafında tutulması, takibin kişiden bağımsız sürmesini sağlar.
Ruhsat sahibi değişikliğinde müşteri kaydı
Araç aile içinde devredildiğinde, eski ruhsat sahibinin müşteri kaydı ile yeni ruhsat sahibinin müşteri kaydı arasında ilişki kurulmalıdır. Yeni sahip acente için yeni bir müşteri olabilir; ancak ilişkinin nereden geldiğini bilmek iletişimi kolaylaştırır. Yeni kaydın sıfırdan, eski bilgilerden habersiz açılması ise mükerrer veya eksik kayıt riskini artırır.
Trafik yenileme kontrol listesi
Ekibinizde kullanabileceğiniz basit bir kontrol listesi şu adımları içerebilir:
- Dönem içi zeyilleri kontrol et.
- Plaka ve ruhsat bilgisini müşteriyle teyit et.
- Sorgu sonucunu acente kaydıyla karşılaştır, farkları not et.
- Kullanım şeklinde değişiklik olup olmadığını sor.
- Sigorta ettiren ve ruhsat sahibi bilgisini güncelle.
- Araç satılmışsa yenilenmeme nedenini kaydet ve takip görevi oluştur.
- Teklifi hazırla ve müşteriye ilet.
Bu liste yazılımda yenileme görevinin alt adımları olarak tanımlandığında, ekip üyeleri hangi adımın tamamlandığını görebilir ve yönetici süreçte nerede tıkanıklık olduğunu fark edebilir.
Hata kaynaklarını görünür kılmak
Araç bilgisi farklarının hangi aşamada yakalandığını kaydetmek, sürecin zayıf noktalarını gösterir. Farklar çoğunlukla sorgu sonrası karşılaştırmada çıkıyorsa ilk kayıt aşamasındaki veri girişi gözden geçirilmelidir. Farklar müşteri teyidinde çıkıyorsa, dönem içi değişikliklerin acenteye zamanında bildirilmediği anlaşılır ve müşteriye yönelik bilgilendirme güçlendirilebilir.
Sahada yenileme ve araç bilgisi
Bazı yenilemeler müşteriyle yüz yüze görüşmede yapılır. Bu durumda ruhsatın fotoğrafını çekmek veya bilgileri sahada güncellemek, ofise dönüp tekrar giriş yapmaktan çok daha güvenilirdir. Mobil sigorta uygulaması üzerinden yapılan güncellemelerin web paneliyle aynı veriye yansıması, bilginin tek kaynakta kalmasını sağlar.
Teklif akışıyla bağlantı
Trafik yenilemesinde araç bilgisi doğrulandıktan sonra teklif aşamasına geçilir. Bu aşamanın acente yazılımı içinde, aynı müşteri ve araç kaydı üzerinden ilerlemesi, bilginin tekrar girilmesini önler. InsureHub'ın sigorta teklif programı yaklaşımında trafik teklifleri kendi akışında ele alınır; kasko ve DASK için ayrı akışlar bulunur. Bu ayrım, her branşın kendine özgü kontrol adımlarının korunmasına yardımcı olur.
Sonuç olarak
Trafik yenilemesi ne kadar rutin görünürse görünsün, araç bilgisindeki değişiklikleri yakalamak için bilinçli bir kontrol adımı gerektirir. Dönem içi zeyillerin poliçeye bağlı tutulması, sorgu sonucunun kayıtla karşılaştırılması ve müşteriyle standart bir teyit sorusunun sorulması, hataların büyük bölümünü teklif aşamasında yakalar. Bu adımlar yazılıma yerleştirildiğinde, yeni katılan bir ekip üyesi de aynı kaliteyle yenileme yapabilir.