Her yıl yeniden gelen bir iş, her seferinde aynı düzen
Zorunlu trafik sigortası, araç sahibi müşteriler için düzenli olarak gündeme gelen bir branştır. Talep sürekli gelir, poliçe her dönem yenilenir ve müşteri çoğu zaman sürecin hızlı ve sorunsuz ilerlemesini bekler. Bu branşta acenteler arasındaki fark çoğu zaman ürünün kendisinde değil, sürecin nasıl yönetildiğinde ortaya çıkar.
Talep, bilgi toplama, sorgu, karşılaştırma, müşteriye sunum ve yenileme takibi tek tek bakıldığında basit adımlardır. Ancak bu adımlar farklı ekranlara, defterlere ve mesajlara dağıldığında iş takibi zorlaşır. Bu yazıda trafik teklif sürecini bir acente yazılımı içinde baştan sona dijital bir akış olarak ele alıyoruz.
Trafik akışını ayrı tutmanın önemi
Trafik, kasko ve DASK aynı müşteriye ait olabilir; ancak gereken bilgiler, teminat yapısı ve müşteriyle yapılan konuşma birbirinden farklıdır. Bu nedenle InsureHub'da trafik, kasko ve DASK için ayrı teklif sorgu akışları bulunur. Trafik teklifi kendi adımlarıyla ilerler; aynı müşteri için kasko istendiğinde ayrı bir akış başlatılır.
Bu ayrım ekip içinde de netlik sağlar. Bir çalışan "trafik teklifi verildi" dediğinde bunun neyi kapsadığı bellidir ve kasko ya da DASK talebiyle karışmaz.
Dijital akışın adımları
1. Talebin kaydı
Süreç, müşterinin kayda alınmasıyla başlar. Yeni bir müşteriyse CRM kaydı oluşturulur; mevcut bir müşteriyse önceki kayıtları üzerinden devam edilir. Talebin kim tarafından ve hangi kanaldan alındığının not edilmesi, sonraki takibi kolaylaştırır. Müşterinin önceki poliçeleri ve iletişim geçmişi aynı kayıtta görüldüğünde, çalışan görüşmeye hazırlıklı başlar.
2. Plakadan araç bilgisi
Plakadan EGM araç sorgusu ile araç bilgileri alınır ve kontrol edilir. Elle yazım ihtiyacının azalması, sonraki adımlara hatalı veri taşınma ihtimalini düşürür.
3. Trafik teklif sorgusu
Bilgiler tamamlandığında trafik teklif sorgusu çalıştırılır. Sorgu acentenin çalıştığı şirketlere yönelir ve dönen teklifler trafik branşına özgü karşılaştırma ekranında bir araya gelir.
4. Karşılaştırma
Çalışan gelen teklifleri inceler ve müşteriye sunacağı seçenekleri belirler. Buradaki amaç, müşteriye seçenekleri anlaşılır biçimde aktarabilmek ve sorularına aynı ekran üzerinden yanıt verebilmektir. Müşterinin sorduğu sorular ve tercih ettiği seçenek kayda not edildiğinde, sonraki görüşmeler de daha bağlamlı ilerler.
5. PDF teklif formu
Seçilen teklifler PDF teklif formuna dönüştürülür. Standart bir form, acentenin müşteriyle iletişiminde tutarlı ve profesyonel bir görünüm sağlar; ekipte kim hazırlarsa hazırlasın müşteri aynı düzende bir belge alır.
6. Poliçe, tahsilat ve yenileme
Müşteri kararını verdikten sonra poliçe takibi, tahsilat takibi ve yenileme takibi devreye girer. Böylece trafik poliçesi yalnızca bugünün işi olmaktan çıkar, bir sonraki dönemin hatırlatmasını da taşıyan bir kayda dönüşür.
Bu adımların InsureHub'daki karşılığını sigorta teklif programı sayfamızda daha ayrıntılı inceleyebilirsiniz.
Örnek senaryo: Şubelerde yoğun bir hafta başı
Birden fazla şubesi olan bir acenteyi ve hafta başında yoğunlaşan trafik taleplerini düşünelim. Dijital akışta gün şöyle ilerleyebilir:
- Şube çalışanları gelen talepleri müşteri kaydına işler ve trafik akışını kendi kullanıcı hesaplarıyla başlatır.
- Müşteriden ek bilgi beklenen talepler için görev oluşturulur; görev, ilgili çalışanın listesinde açık kalır.
- PDF teklif formu iletilen ve karar bekleyen müşteriler için takip görevi planlanır.
- Ödeme aşamasına gelen işler tahsilat takibine alınır.
- Yönetici, şube yönetimi ve raporlama ekranları üzerinden hangi şubede hangi taleplerin beklediğini izler.
Bu senaryoda kritik olan, her talebin bir sahibinin ve bir sonraki adımının bulunmasıdır. Dijital akış, "Bu müşteriyle kim ilgileniyordu?" sorusunu kişilerin hafızasına değil kayda dayanarak yanıtlar.
Yenileme: Trafik sürecinin görünmeyen yarısı
Trafik teklif süreci poliçe düzenlendiğinde bitmez. Bitiş tarihi yaklaştığında müşteriyle yeniden temas kurmak, müşteri ilişkisinin sürekliliği açısından önemlidir. Yenileme takibi, bu hatırlatmanın kişisel takvimlere ya da not kâğıtlarına bırakılmamasını sağlar. Müşteri ilişkisi tarafındaki yaklaşımı acente CRM sayfamızda anlatıyoruz.
İyi kurulmuş bir trafik akışında yenileme, yeni bir kampanya değil; önceki işin doğal devamıdır.
Yazılım değerlendirirken sorulacak sorular
- Trafik akışı kasko ve DASK'tan ayrı mı yönetiliyor?
- Plakadan araç bilgisi sorgulanabiliyor mu?
- Çalışılan şirketlerden gelen teklifler branş bazında karşılaştırılabiliyor mu?
- Teklif formu standart bir PDF olarak hazırlanabiliyor mu?
- Poliçe, tahsilat ve yenileme aynı müşteri kaydına bağlı olarak izlenebiliyor mu?
Platformun bütününe dair bilgiye sigorta acentesi yazılımı sayfamızdan ulaşabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Trafik teklifi alırken kasko teklifi de kendiliğinden oluşur mu?
Hayır. InsureHub'da trafik, kasko ve DASK için ayrı teklif sorgu akışları vardır. Aynı müşteri için kasko istendiğinde kasko akışı ayrıca başlatılır.
Teklif sonuçları müşteriye nasıl sunulur?
Çalışılan şirketlerden gelen teklifler karşılaştırıldıktan sonra PDF teklif formu hazırlanabilir. Bu form, müşteriyle paylaşılacak standart bir belge olarak kullanılır.
Yenileme zamanı yaklaşan müşterileri nasıl takip ederim?
Poliçe ve yenileme takibi ile yaklaşan yenilemeler izlenir; gerekli temaslar görev olarak planlanarak ekip içinde takip edilebilir.
InsureHub'ı kendi iş akışınızla değerlendirin
Trafik teklif sürecinizi talepten yenilemeye kadar tek bir akışta görmek isterseniz, InsureHub'ın ücretsiz demo hesabıyla kendi senaryolarınızı deneyebilir ve ekibinizin çalışma düzenine nasıl uyacağını değerlendirebilirsiniz. Demo talebinizi buradan iletebilirsiniz.