Bazı aylar acentede telefon susmaz, bazı aylar ise sakin geçer. Bu dalgalanmanın büyük kısmı tesadüf değildir; poliçe vadelerinin yıl içindeki dağılımından kaynaklanır. Araç alımlarının yoğunlaştığı dönemler, kampanya dönemlerinde yazılan poliçeler veya kurumsal müşterilerin toplu yenilemeleri, bir sonraki yılın aynı haftalarında yoğunluk olarak geri döner. Vade yoğunluğu haritası, bu dalgaları önceden görmeyi ve ekip kapasitesini buna göre planlamayı sağlar.
Vade yoğunluğu haritası nedir?
Vade yoğunluğu haritası, yürürlükteki poliçelerin bitiş tarihlerinin zaman içindeki dağılımını gösteren bir görünümdür. Basit bir liste yerine aylara, haftalara ve hatta günlere göre gruplanmış bir takvim ısı haritası olarak düşünülebilir. Koyu renkli hücreler vadenin yoğunlaştığı dönemleri, açık renkli hücreler ise sakin dönemleri gösterir.
Bu görünüm, bitiş tarihi takibinden farklı bir soruya cevap verir. Bitiş tarihi takibi "hangi poliçe yakında bitiyor?" sorusunu yanıtlarken, yoğunluk haritası "önümüzdeki aylarda ne kadar iş bizi bekliyor ve bu iş nasıl dağılıyor?" sorusunu yanıtlar.
Haritayı anlamlı kılan kırılımlar
Tek renkli bir toplam görünüm başlangıç için yeterlidir, ancak asıl değer kırılımlarla ortaya çıkar:
- Branş: Trafik, kasko ve DASK yenilemeleri farklı hazırlık süreleri ve farklı sorgu akışları gerektirir. Trafik yenilemelerinin yoğunlaştığı bir hafta ile kasko yenilemelerinin yoğunlaştığı bir hafta aynı iş yükünü temsil etmez.
- Sorumlu kullanıcı: Yoğunluğun belirli bir kişide toplanıp toplanmadığını gösterir.
- Şube: Çok şubeli yapılarda yükün şubeler arasında nasıl dağıldığını ortaya koyar.
- Müşteri tipi: Bireysel ve kurumsal yenilemeler farklı görüşme süreleri gerektirir.
Yükü ölçmek: Poliçe sayısı yetmez
Haritayı yalnızca poliçe sayısıyla oluşturmak yanıltıcı olabilir. Bir kurumsal filo yenilemesi tek bir müşteri görüşmesi gibi görünse de saatlerce hazırlık gerektirebilir. Buna karşılık basit bir trafik yenilemesi daha kısa sürede tamamlanabilir. Bu farkı yansıtmak için her branşa ve müşteri tipine göreli bir iş yükü ağırlığı atamak faydalıdır.
Ağırlıklar kesin ölçümler olmak zorunda değildir. Ekip içinde yapılacak kısa bir değerlendirmeyle "basit", "orta" ve "yoğun" gibi üç seviye belirlemek, haritanın gerçeğe çok daha yakın bir tablo sunmasını sağlar. Zamanla, görevlerin tamamlanma sürelerine bakılarak bu ağırlıklar iyileştirilebilir.
Haritayı kapasite planına dönüştürmek
Yoğunluğu görmek ilk adımdır; asıl iş bu bilgiyle ne yapılacağına karar vermektir. Pratikte uygulanabilecek adımlar şunlardır:
- Erken başlatma: Yoğun bir haftaya denk gelen yenilemelerin hazırlığını bir önceki sakin haftaya çekin. Teklif hazırlığı, müşteri bilgisi teyidi ve belge kontrolü önceden yapılabilir.
- İzin ve eğitim planlaması: Ekip izinlerini ve eğitim günlerini sakin dönemlere yerleştirin.
- Geçici iş dağılımı: Yoğunluğun tek bir kullanıcıda toplandığı dönemlerde bazı yenilemeleri geçici olarak başka bir kullanıcıya atayın. Bu atamanın sistemde kayıtlı olması, müşteri ilişkisinin kopmamasını sağlar.
- Kurumsal yenilemeleri ayrı planlama: Büyük hacimli kurumsal yenilemeler için ayrı bir hazırlık takvimi oluşturun.
Yoğunluğu zaman içinde yumuşatmak
Bazı acenteler vade yoğunluğunu yalnızca yönetmekle kalmaz, uzun vadede dengelemeye de çalışır. Örneğin aynı müşterinin farklı branşlardaki poliçeleri arasında vade uyumu sağlamak, müşteri için tek bir görüşme anlamına gelirken acente için de iş yükünü öngörülebilir kılar. Bu tür kararlar her müşteri için uygun olmayabilir ve müşterinin ihtiyacı her zaman öncelikli olmalıdır; ancak harita, bu fırsatların nerede olduğunu görmeyi kolaylaştırır.
Haritayı okurken dikkat edilmesi gerekenler
- Harita yalnızca yürürlükteki poliçeleri içermelidir. İptal edilmiş veya yenilenmiş kayıtlar haritaya dahil edilirse yoğunluk olduğundan fazla görünür.
- İleri tarihli yenilemeler ayrı değerlendirilmelidir. Zaten yenilenmiş bir poliçe yeni bir iş yükü oluşturmaz.
- Veri aktarımından gelen eksik bitiş tarihleri haritada boşluk yaratır. Bu kayıtlar ayrı bir listede tamamlanmalıdır.
- Geçmiş yılın gerçekleşen iş yüküyle karşılaştırma yapmak, ağırlıkların doğruluğunu test etmek için faydalıdır.
Yönetici ve çalışan için farklı görünümler
Yöneticinin ihtiyacı genel tabloyu görmek ve kapasite kararları almaktır; bu nedenle aylık ve şube bazında toplu bir görünüm işini görür. Çalışanın ihtiyacı ise kendi önündeki haftaları görmektir. Aynı veriden üretilen iki farklı görünüm, herkesin kendi kararını doğru bilgiyle vermesini sağlar. Sahada çalışan ekiplerin kendi yoğunluk görünümüne mobil uygulama üzerinden ulaşabilmesi, planlamanın masa başına bağlı kalmamasını sağlar.
Haritayı düzenli bir rutine bağlamak
Yoğunluk haritası bir kez bakılıp kenara konulacak bir rapor değildir. Ayın ilk iş gününde önümüzdeki üç ayın görünümüne bakmak, her hafta başında ise yalnızca o haftanın ve bir sonraki haftanın yükünü kontrol etmek yeterli bir rutindir. Bu rutin, ekip toplantısının sabit bir gündem maddesi haline geldiğinde kapasite kararları son dakikaya kalmaz ve yoğun haftalar sürpriz olmaktan çıkar.
Yazılım desteği
Vade yoğunluğu haritası, poliçe verisi tek bir sistemde, doğru tarih ve durum bilgisiyle tutulduğunda kendiliğinden oluşturulabilir. Dağınık tablolarla çalışan acentelerde ise her ay bu tabloyu elle hazırlamak gerekir ve çoğu zaman bu iş ertelenir. InsureHub, acente yazılımı olarak poliçe ve müşteri verisini merkezi tutarak bu tür planlama görünümlerine sağlam bir veri zemini hazırlamayı amaçlar. Platformun genel yapısına sigorta acentesi yazılımı sayfasından göz atabilirsiniz.
Başlamak için büyük bir projeye gerek yok. Önümüzdeki altı ayın poliçe bitişlerini haftalara göre sayın ve en yoğun üç haftayı işaretleyin. Bu basit çalışma bile, ekibinizin önümüzdeki dönemi nasıl planlaması gerektiği konusunda net bir fikir verecektir.