İş sürekliliği genellikle teknik kesintiler üzerinden düşünülür. Ancak acentenin verisine erişimini tehdit edebilecek bir başka durum daha vardır: Yazılım sağlayıcısıyla ilişkinin sona ermesi. Bu, acentenin kendi kararıyla başka bir çözüme geçmesi, sözleşme koşullarının değişmesi ya da sağlayıcının hizmet vermeyi bırakması gibi farklı nedenlerle gerçekleşebilir. Her durumda acentenin yıllar içinde biriktirdiği müşteri ve poliçe verisine eksiksiz ulaşabilmesi gerekir.
Bu yazıda veri taşınabilirliğinin ne anlama geldiğini, bir çıkış planının nasıl hazırlanacağını ve yazılım seçerken bu konuda nelere dikkat edilmesi gerektiğini ele alıyoruz.
Çıkış planı neden baştan düşünülmeli?
Yeni bir yazılıma geçerken bütün dikkat kurulum, veri aktarımı ve eğitime yönelir. Çıkış, o an için uzak bir ihtimal gibi görünür. Ancak çıkış koşullarının en rahat konuşulabileceği zaman, ilişkinin başladığı andır. İlişki gerildiğinde ya da zaman baskısı olduğunda aynı konuları netleştirmek çok daha zordur.
Bir çıkış planı sağlayıcıya güvensizlik göstergesi değildir; aksine, verinin acenteye ait olduğunun ve iş sürekliliğinin her koşulda korunacağının yazılı bir teyididir.
Veri taşınabilirliğinin bileşenleri
Kapsam
Dışa aktarılabilecek verinin kapsamı açık olmalıdır. Yalnızca müşteri listesinin alınabilmesi yeterli değildir. Acente açısından değerli olan veri genellikle şunları içerir:
- Müşteri kayıtları ve iletişim bilgileri.
- Poliçe geçmişi, branş bilgisi, başlangıç ve bitiş tarihleri.
- Teklif geçmişi.
- Tahsilat kayıtları.
- Notlar, etiketler ve görev geçmişi.
- Yüklenmiş belgeler ve ekler.
İlişkiler
Verinin değeri, kayıtlar arasındaki ilişkilerden gelir. Hangi poliçenin hangi müşteriye, hangi tahsilatın hangi poliçeye ait olduğu bilgisinin dışa aktarımda korunması gerekir. İlişkileri kopmuş tablolar, yeni sisteme aktarılırken büyük bir temizlik yükü yaratır.
Format
Verinin yaygın ve açık biçimlerde alınabilmesi, başka bir sistemin bu veriyi okuyabilmesi için gereklidir. Tablo biçimindeki dosyalar ya da yapılandırılmış veri biçimleri, kapalı ve yalnızca belirli bir yazılımın okuyabildiği formatlara tercih edilmelidir. Alan adlarının ve kodların ne anlama geldiğini açıklayan kısa bir veri sözlüğü de aktarımı büyük ölçüde kolaylaştırır.
Erişim yolu
Dışa aktarma işlemini acentenin kendisinin panel üzerinden yapabilmesi mi, yoksa sağlayıcıdan talep etmesi mi gerekiyor? Talep ediliyorsa bu talebin ne kadar sürede karşılanacağı bilinmelidir.
Sözleşmede bakılacak maddeler
Bir yazılım sözleşmesinde çıkışla ilgili şu konuların açıkça yer alması faydalıdır:
- Verinin mülkiyetinin acenteye ait olduğu.
- Sözleşme sona erdiğinde verinin hangi süre içinde, hangi formatta teslim edileceği.
- Sözleşme sona erdikten sonra acentenin panele salt okunur erişiminin bir süre devam edip etmeyeceği.
- Teslimden sonra verinin sağlayıcı sistemlerinden ve yedeklerinden ne zaman ve nasıl silineceği.
- Dışa aktarma için ek bir ücret talep edilip edilmeyeceği.
Sağlayıcının hizmeti sonlandırması senaryosu
Çıkış planı yalnızca acentenin kendi isteğiyle yaptığı geçişleri kapsamamalıdır. Sağlayıcının bir ürünü sonlandırması, başka bir şirketle birleşmesi ya da faaliyetini durdurması gibi durumlar da öngörülmelidir. Bu senaryoda zaman çoğu zaman acentenin kontrolünde değildir; bu nedenle önceden hazırlık daha da önemlidir.
Bu tür bir duruma karşı şu sorular sorulabilir:
- Sağlayıcı hizmeti sonlandırmaya karar verirse acentelere ne kadar önceden bildirim yapacağını taahhüt ediyor mu?
- Bu süre içinde verinin tamamının dışa aktarımı için destek sağlanacak mı?
- Hizmetin devri durumunda verinin hangi koşullarla yeni tarafa aktarılacağı ve acentenin onayının alınıp alınmayacağı belirtilmiş mi?
Düzenli dışa aktarma alışkanlığı, bu senaryoda da acentenin elinde güncel bir kopya bulunmasını sağlar. Böylece sağlayıcı tarafındaki bir karar, acentenin müşterilerine hizmet verme yeteneğini doğrudan tehdit etmez.
Düzenli dışa aktarma alışkanlığı
Çıkış planının pratik bir parçası, verinin belirli aralıklarla dışa aktarılıp güvenli bir ortamda saklanmasıdır. Bu alışkanlık hem çıkış senaryosuna hem de sağlayıcı kaynaklı uzun bir kesintiye karşı ek bir güvence sağlar. Ancak dışa aktarılmış dosyalar da kişisel veri içerdiği için şu kurallar uygulanmalıdır:
- Dışa aktarma yetkisinin yalnızca acente yöneticisi gibi belirli rollerle sınırlandırılması.
- Dosyaların şifreli ve erişimi kontrol edilen bir ortamda saklanması.
- Eski dışa aktarma dosyalarının saklama politikasına uygun olarak imha edilmesi.
- Dışa aktarma işlemlerinin kayıt altına alınması.
Çıkış provası
Çıkış planının işe yarayıp yaramadığını anlamanın yolu, onu küçük ölçekte denemektir. Bir test dışa aktarması alıp dosyaları açmak, kayıt sayılarını panelle karşılaştırmak ve birkaç müşterinin poliçe ve tahsilat ilişkilerinin doğru kurulduğunu kontrol etmek birkaç saatlik bir iştir. Bu deneme, ihtiyaç duyulduğunda karşılaşılacak sürprizleri önceden ortaya çıkarır.
Geçiş sürecinde süreklilik
Gerçek bir sağlayıcı değişikliğinde en riskli dönem, iki sistemin arasında kalınan süredir. Bu dönemde şu noktalara dikkat edilmelidir:
- Eski sistemin kapanış tarihinin, yeni sistemde verinin doğrulanmasından sonraya planlanması.
- Geçiş haftasında yenileme tarihi yaklaşan poliçelerin ayrı bir listede takip edilmesi.
- Geçiş süresince yeni kayıtların hangi sisteme girileceğinin net olması.
- Çalışanlara geçiş tarihinin ve yeni giriş bilgilerinin önceden iletilmesi.
InsureHub bakış açısı
InsureHub, sigorta acentelerine yazılım sağlayan bir şirket olarak acente verisinin acenteye ait olduğu ilkesini benimser. Müşteri, poliçe, tahsilat ve görev kayıtları tek bir web acente panelinde ilişkili biçimde tutulur; rol bazlı yetkilendirme ise dışa aktarma gibi hassas işlemlerin kimler tarafından yapılabileceğini sınırlamaya yardımcı olur. Ürünü değerlendirirken veri taşınabilirliği ve çıkış koşullarına ilişkin sorularınızı demo talebi sonrasında ekibimize yöneltebilir, panel yapısını acente CRM sayfasından inceleyebilirsiniz.
Sonuç
Veri taşınabilirliği, iş sürekliliğinin sözleşme ve süreç boyutudur. Kapsamı net, ilişkileri korunmuş, açık formatta ve düzenli olarak test edilen bir dışa aktarma imkânı, acentenin hangi sağlayıcıyla çalışırsa çalışsın verisinin kontrolünü elinde tutmasını sağlar.