Ofiste başlayan iş sahada yarım kalmasın
Bir sigorta acentesinde günün önemli bir kısmı masa başında geçmez. Müşteri ziyareti, oto galeri görüşmesi, bir yenileme için yapılan telefon trafiği ya da şube dışındaki bir toplantı... Bu anlarda çalışanın elinde çoğu zaman yalnızca telefonu olur. Telefondaki uygulama ile ofisteki panel farklı kayıtlara bakıyorsa, sahada verilen bilgi ile ofiste görülen bilgi birbirini tutmaz. Sonuç pek çok acenteye tanıdık gelir: aynı müşteri iki kez aranır, bir görev unutulur, tahsilatla ilgili bir not kaybolur.
Bu yazıda web acente paneli ile mobil uygulamanın aynı veri üzerinde çalışmasının acente operasyonuna ne kazandırdığını, geçiş sürecinde nelere dikkat edilmesi gerektiğini ve InsureHub'da bu yapının nasıl kurgulandığını ele alıyoruz.
"Aynı veri" tam olarak ne anlama gelir?
Pek çok ekip mobil erişimi, web panelinin küçültülmüş bir kopyası ya da ayrı yönetilen bir uygulama olarak düşünür. Oysa asıl mesele ekran boyutu değil, verinin nerede durduğudur. Aynı veriyle çalışmak; müşteri kaydının, teklifin, poliçenin, tahsilatın ve görevin tek bir merkezde tutulması, web ve mobil arayüzlerin de bu merkeze bağlanması demektir.
- Tek kayıt: Müşteri kartı web panelinde de mobil uygulamada da aynı karttır; ayrı listelerin sonradan eşleştirilmesi gerekmez.
- Tek geçmiş: Sahada eklenen bir not, ofisteki çalışanın ekranında aynı müşteri geçmişinin parçası olarak görünür.
- Tek yetki yapısı: Alt kullanıcı ve şube tanımları iki arayüzde ayrı ayrı kurulmaz; aynı yapı üzerinden işler.
InsureHub'da web ve mobil nasıl birlikte çalışır?
InsureHub, sigorta acentelerine yazılım sunan bir teknoloji girişimidir. Web acente paneli ile iOS ve Android mobil uygulama aynı veri üzerinde çalışır. Bu sayede panelde yapılan işlemler uygulamada, uygulamada yapılan işlemler de panelde aynı kayıtlar üzerinden takip edilir.
Ortak veri üzerinde buluşan başlıca alanlar şunlardır:
- Müşteri ve CRM kayıtları
- Trafik, kasko ve DASK için birbirinden ayrı yürüyen teklif sorgu akışları
- Poliçe ve yenileme takibi
- Tahsilat takibi ve görevler
- Alt kullanıcı ve şube yönetimi
- Raporlama
Platformun genel yapısını sigorta acentesi yazılımı sayfamızda, mobil tarafın ayrıntılarını ise mobil sigorta uygulaması sayfamızda inceleyebilirsiniz.
Örnek iş akışı: Bir yenileme gününün iki ekrandaki izi
Ortak verinin değerini görmenin yolu somut bir gün üzerinden düşünmektir. Aşağıdaki akış, şubede çalışan bir operasyon sorumlusu ile sahada müşteri ziyaret eden bir temsilcinin aynı kayıtlar üzerinde nasıl birlikte çalışabileceğini gösteriyor:
- Sabah, web paneli: Operasyon sorumlusu yenileme takibinden yaklaşan poliçeleri inceler ve ziyaret edilecek müşteriler için temsilciye görev tanımlar.
- Öğle, mobil uygulama: Temsilci görevi telefonundan görür, müşteriyle yüz yüze görüşür ve görüşme notunu müşteri kaydına ekler.
- Görüşme sonrası: Müşteri aracı için yeni bir trafik teklifi isterse temsilci bu talebi aynı kayda not olarak düşer ve görevi günceller.
- Öğleden sonra, web paneli: Ofisteki ekip notu görür, trafik teklif akışını başlatır; çalışılan şirketlerden gelen teklifler branş bazında karşılaştırılır ve PDF teklif formu hazırlanır. Temsilci, müşteri kaydındaki güncel durumu mobil uygulamadan izler.
- Akşam, raporlama: Yönetici gün içindeki hareketleri raporlama ekranlarından tek kaynaktan değerlendirir.
Bu akışta kimse bir tabloyu diğerine aktarmaz, kimse "Sen bu notu nereye yazmıştın?" diye sormaz. Bilgi, işlemin yapıldığı cihazdan bağımsız olarak aynı kayıtta toplanır.
Yöneticiler için kazanımlar
Görünürlük
Şube sayısı arttıkça ya da saha ekibi genişledikçe yöneticinin zorlandığı konu, işin gerçekte nerede durduğunu görmektir. Ortak veri yapısında saha ekibinin girdiği bilgi, ofis ekranlarına ayrı bir aktarım beklemeden yansır.
Yetki ve sorumluluk
Alt kullanıcı ve şube yönetiminin web ve mobilde aynı veri üzerinden işlemesi, her çalışanın kendi sorumluluğundaki kayıtlara odaklanmasını kolaylaştırır. Yetkilendirme iki ayrı yerde yönetilmediği için tutarsızlık ihtimali de azalır.
Raporların tutarlılığı
Bir rapor, beslendiği veri kadar anlamlıdır. Mobilde yapılan işlemler ayrı bir sistemde kalırsa raporlar eksik bir tablo çizer. Tek veri kaynağı, raporlamanın sahadaki çalışmayı da kapsamasını sağlar.
Geçiş sürecinde dikkat edilmesi gerekenler
- Kayıt alışkanlığı: Ekipten müşteriyle ilgili notları kişisel mesajlaşma uygulamaları yerine müşteri kaydına girmesini isteyin.
- Görev disiplini: Sözlü verilen işleri görev olarak tanımlayın; böylece hem panelde hem mobil uygulamada izlenebilir.
- Yetki planı: Hangi kullanıcının hangi şubenin verisiyle çalışacağını baştan belirleyin.
- Cihaz güvenliği: Mobil cihazlarda ekran kilidi ve güncel işletim sistemi gibi temel önlemleri acentenin iç kuralları arasına alın.
Mobil uygulama, ofisin dışına taşınmış ayrı bir sistem değil; aynı ofisin cepte taşınan kapısıdır.
Sık sorulan sorular
Mobil uygulamada yapılan işlem web panelinde görünür mü?
InsureHub'da web acente paneli ile iOS/Android mobil uygulama aynı veri üzerinde çalışır. Mobilde eklenen bir müşteri notu veya görev güncellemesi, web panelinde aynı kayıt üzerinden takip edilir.
Şube ve alt kullanıcı yapısı mobilde ayrıca kurulmalı mı?
Alt kullanıcı ve şube yönetimi platformun parçasıdır ve ortak veri üzerinden işler; mobil için ayrı bir organizasyon yapısı kurmanız gerekmez. Kendi yapınıza özgü ayrıntıları demo sırasında birlikte değerlendirebiliriz.
Ortak veri yapısını satın almadan önce deneyebilir miyim?
InsureHub ücretsiz demo hesabı sunar. Bu hesapla web paneli ve mobil uygulamanın aynı kayıtlar üzerinde nasıl çalıştığını kendi senaryolarınızla inceleyebilirsiniz.
InsureHub'ı kendi iş akışınızla değerlendirin
Web paneli ile mobil uygulamanın aynı veriyle çalışmasının ekibinize nasıl yansıyacağını görmenin yolu, kendi süreçlerinizle denemektir. InsureHub'ın ücretsiz demo hesabıyla müşteri kayıtlarını, görevleri ve yenileme takibini web ve mobil tarafta birlikte inceleyebilirsiniz. Demo talebinizi buradan iletebilirsiniz.