Yapay zeka araçlarının sayısı hızla artıyor ve birçoğu birkaç tıklamayla kullanılmaya başlanabiliyor. Bu kolaylık, acentelerin araç seçimini bir kullanıcı deneyimi tercihi gibi görmesine yol açabilir. Oysa müşteri verisiyle çalışan bir acente için araç seçimi aynı zamanda bir veri işleme kararıdır. Bir aracın arayüzünün ne kadar kullanışlı olduğu, verinin nerede ve nasıl işlendiği sorusunun yanında ikincil kalır. Bu yazıda bir acentenin, yapay zeka aracını onaylı araçlar listesine almadan önce sağlayıcıya veya sağlayıcının dokümantasyonuna sorması gereken soruları başlıklar halinde ele alıyoruz. Bu sorular hukuki değerlendirmenin yerini tutmaz; acentenin hukuk danışmanıyla yapacağı değerlendirmeye düzenli bir başlangıç sağlar.
Veri işleme yeri ve aktarım
- Gönderilen veriler hangi ülkede veya bölgede işleniyor?
- Veriler işlenirken üçüncü taraf alt hizmet sağlayıcılar kullanılıyor mu? Kullanılıyorsa bunların listesi paylaşılıyor mu?
- Veri aktarımı şifreli bağlantı üzerinden mi yapılıyor?
- Yurt dışına veri aktarımı söz konusuysa, bunun acentenin yükümlülükleri açısından nasıl değerlendirileceği netleştirildi mi?
Bu soruların cevabı genellikle sağlayıcının veri işleme sözleşmesinde veya güvenlik dokümantasyonunda yer alır. Cevabın bulunamaması da başlı başına bir bilgidir.
Saklama ve silme
- Gönderilen girdiler ve üretilen çıktılar ne kadar süre saklanıyor?
- Saklama süresi kullanıcı veya yönetici tarafından ayarlanabiliyor mu?
- Acente talep ettiğinde veriler silinebiliyor mu? Silme işlemi yedeklere de uygulanıyor mu?
- Kötüye kullanım denetimi gibi amaçlarla ayrıca saklama yapılıyor mu?
Model eğitimi için kullanım
Birçok yapay zeka hizmetinde, kullanıcı girdilerinin sağlayıcının modellerini geliştirmek için kullanılıp kullanılmayacağı önemli bir ayrımdır. Bu konuda sorulması gerekenler:
- Girdiler ve çıktılar varsayılan olarak model eğitimi için kullanılıyor mu?
- Bu kullanım kapatılabiliyor mu? Kapatma kurumsal hesap düzeyinde mi, kullanıcı düzeyinde mi yapılıyor?
- Ücretsiz ve ücretli planlar arasında bu konuda fark var mı?
Ücretsiz planlarla kurumsal planlar arasında veri kullanımı açısından ciddi farklar olabilir. Çalışanların kişisel hesaplarıyla kullandığı ücretsiz bir araç, acentenin onayladığı kurumsal sürümle aynı koşullara sahip olmayabilir.
Erişim ve yönetim
- Acente, çalışanlarının hesaplarını merkezi olarak yönetebiliyor mu? Ayrılan bir çalışanın erişimi hemen kapatılabiliyor mu?
- İki aşamalı doğrulama destekleniyor mu?
- Kullanım kayıtları yönetici tarafından görüntülenebiliyor mu?
- Sağlayıcı çalışanlarının müşteri verilerine erişimi hangi koşullarla sınırlandırılmış?
Güvenlik ve olay yönetimi
- Sağlayıcının bağımsız güvenlik değerlendirmeleri veya sertifikaları var mı? Bunların kapsamı neleri içeriyor?
- Bir veri ihlali durumunda acente ne kadar sürede ve hangi kanaldan bilgilendiriliyor?
- Hizmet kesintilerinde iletişim nasıl sağlanıyor?
Çıktı ve sorumluluk
- Üretilen çıktıların doğruluğu konusunda sağlayıcının kullanım şartları ne söylüyor?
- Çıktıların ticari kullanımına ilişkin bir kısıtlama var mı?
- Sağlayıcı modeli güncellediğinde kullanıcılar önceden bilgilendiriliyor mu?
Hemen hemen tüm sağlayıcılar çıktı doğruluğu konusunda sorumluluk üstlenmez. Bu, müşteriye ulaşan her bilginin sorumluluğunun acentede kaldığının bir kez daha hatırlatılmasıdır.
Değerlendirme sürecini düzenlemek
- Tek sayfalık değerlendirme formu: Yukarıdaki soruları içeren sabit bir form hazırlayın. Her araç için aynı form doldurulsun.
- Kaynak gösterme: Her cevabın yanına, cevabın hangi dokümandan alındığını yazın. Sağlayıcı dokümanları değiştiğinde kontrol etmek kolaylaşır.
- Risk seviyesi: Formun sonunda aracın hangi veri sınıflarıyla kullanılabileceğine karar verin: yalnızca serbest veri, kısıtlı veri veya hiç.
- Yeniden değerlendirme tarihi: Sağlayıcı koşulları değişebileceği için her araç için bir sonraki değerlendirme tarihi belirleyin.
- Karar kaydı: Onaylanan ve reddedilen araçları gerekçeleriyle birlikte kaydedin; aynı araç tekrar önerildiğinde değerlendirme sıfırdan yapılmasın.
Bir aracı reddetmek
Değerlendirme sonunda bir aracın onaylanmaması, çalışanlar tarafından keyfi bir yasak gibi algılanabilir. Ret kararının kısa gerekçesiyle paylaşılması ve mümkünse aynı ihtiyacı karşılayan onaylı bir alternatifin gösterilmesi, kuralın benimsenmesini kolaylaştırır.
Acente yazılımıyla karıştırmamak
Yapay zeka araçlarının değerlendirilmesi, acentenin temel iş yazılımının değerlendirilmesinden ayrı bir süreçtir. Müşteri kayıtları, teklif ve poliçe verisi acente yazılımında tutulur; yapay zeka aracı ise bu verinin bir kısmını belirli bir iş için işleyen ek bir araçtır. InsureHub, acente CRM, trafik, kasko ve DASK için ayrı teklif akışları, poliçe takibi ve alt kullanıcı yönetimiyle bu temel katmanda yer alır. Bu yazıdaki sorular ise acentenin dışarıdan seçeceği yapay zeka araçları için hazırlanmış genel bir kontrol listesidir. Temel yapıyı sigorta acentesi yazılımı sayfasında görebilirsiniz.
Çalışanların kişisel hesap kullanımı
Değerlendirme süreci ne kadar iyi kurgulanırsa kurgulansın, çalışanların kişisel hesaplarıyla onaysız araç kullanması ayrı bir risk olarak kalır. Bu riski azaltmanın yolu yasaklamaktan çok ihtiyacı karşılamaktır. Çalışanların hangi işler için dış araçlara yöneldiği sorulmalı, bu ihtiyaçlar için onaylı bir seçenek sunulmalıdır. Onaylı araç listesinin ekip tarafından kolayca bulunabilir olması da önemlidir. Kişisel hesapla müşteri verisi işlemenin neden sorunlu olduğu, yani verinin acentenin kontrolü dışında ve farklı koşullarla işlendiği, örneklerle anlatılmalıdır.
Sağlayıcıyla iletişim kanalı
Onaylanan her araç için sağlayıcıyla iletişimin hangi kanaldan kurulacağı da kayda geçirilmelidir. Bir güvenlik duyurusu, koşul değişikliği veya hizmet kesintisi bilgisinin doğru kişiye ulaşması, araç sahibinin hızlı karar verebilmesini sağlar.
Özet
Veri işleme yeri, saklama süresi, model eğitimi için kullanım, erişim yönetimi, güvenlik ve çıktı sorumluluğu; bir yapay zeka aracını onaylamadan önce cevaplanması gereken altı soru grubudur. Sabit bir form ve düzenli yeniden değerlendirme, bu süreci sürdürülebilir kılar. Temel altyapıyı denemek için demo talebinde bulunabilirsiniz.