Sigorta acenteliğinde geleceğe dair en güvenilir bilgilerden biri zaten elinizdedir: Mevcut poliçelerin bitiş tarihleri. Hangi ay kaç poliçenin süresinin dolacağı bugünden bellidir. Ancak bu bilgi tek başına tahmin değildir; çünkü süresi dolan her poliçe yenilenmez, bir kısmı başka kanala gider, bir kısmının riski ortadan kalkar. Yenileme hacmi tahmini, bu kesin takvimi geçmiş davranışla birleştirerek önümüzdeki ayların iş yükünü ve olası üretimini öngörmeyi amaçlar. Bu yazıda karmaşık modellere girmeden, acentenin kendi verisiyle uygulayabileceği bir yöntemi adım adım anlatıyoruz.
Tahminin iki bileşeni
Yenileme hacmi tahmini iki sorunun cevabını birleştirir:
- Ne kadar poliçenin süresi dolacak? Bu, bitiş tarihi listesinden doğrudan hesaplanır ve belirsizliği düşüktür.
- Bunların ne kadarı yenilenecek? Bu, geçmiş yenileme oranlarına dayanır ve tahminin asıl belirsiz kısmıdır.
Beklenen yenileme adedi, basitçe bu iki değerin çarpımıdır. Yöntemin gücü, çarpımın doğru kırılımlarda yapılmasından gelir.
Adım 1: Bitiş takvimini çıkarın
Önümüzdeki altı ile on iki ay için yürürlükteki poliçeleri bitiş ayına göre gruplayın. Bu tabloyu branş bazında ayırmak zorunludur. Trafik, kasko ve DASK poliçeleri farklı sorgu akışları, farklı müşteri motivasyonları ve farklı yenileme davranışlarıyla ilerler. Trafik sigortasının zorunlu niteliği, kaskonun isteğe bağlı ve fiyat hassasiyeti yüksek yapısı, DASK'ın ise konuta bağlı ve genellikle yıllık sabit takvimi, aynı oranla tahmin edilmelerini yanlış kılar.
Adım 2: Geçmiş yenileme oranlarını hesaplayın
Son on iki ila yirmi dört ayın verisiyle, her branş için aylık yenileme oranını hesaplayın. Oranın tanımının tutarlı olması kritik önemdedir: Hangi zaman aralığında yapılan poliçenin yenileme sayılacağı, araç değişikliği gibi sınır durumların nasıl ele alınacağı ve şirket kaynaklı iptallerin hariç tutulup tutulmayacağı önceden belirlenmelidir.
Oranları yalnızca branş bazında değil, anlamlı kayıt sayısı varsa şu kırılımlarda da incelemek faydalıdır:
- Müşteri kıdemi: İlk kez yenilenecek poliçeler ile birkaç kez yenilenmiş poliçelerin oranları genellikle farklıdır.
- Müşteri başına poliçe sayısı: Birden fazla branşta poliçesi olan müşterilerin davranışı tek poliçelilerden farklı olabilir.
- Şube veya temsilci: Organizasyonel farklar tahmine yansıtılmak isteniyorsa.
Adım 3: Beklenen yenilemeyi hesaplayın
Her ay ve her kırılım için süresi dolacak poliçe adedini ilgili geçmiş oranla çarpın. Sonuçları toplayarak aylık ve branş bazlı beklenen yenileme adedini elde edin. Tek bir sayı yerine bir aralık vermek daha dürüst bir tahmindir: Geçmiş dönemlerdeki en düşük ve en yüksek oranlarla hesaplanan iki değer, olası alt ve üst sınırı gösterir.
Adım 4: Tahmini iş yüküne çevirin
Yenileme tahmini yalnızca üretim beklentisi değil, aynı zamanda kapasite planlama aracıdır. Süresi dolacak her poliçe, yenilenip yenilenmemesinden bağımsız olarak bir hazırlık, bir sorgu ve en az bir müşteri teması gerektirir. Bu nedenle iş yükü tahmini için yenilenecek değil, süresi dolacak poliçe sayısı esas alınmalıdır. Her branş için ortalama işlem süresi biliniyorsa, aylık gerekli çalışma süresi hesaplanabilir. Örneğin kasko yenilemeleri teminat görüşmesi nedeniyle trafik yenilemelerine göre daha uzun sürebilir; DASK yenilemelerinde ise adres ve yapı bilgilerinin teyidi zaman alabilir.
Bu hesap, yoğun ayların önceden görülmesini ve izin planlarının, eğitimlerin ya da yeni kampanyaların bu aylara denk getirilmemesini sağlar.
Adım 5: Tahmini gerçekleşmeyle karşılaştırın
Her ayın sonunda tahmin edilen ile gerçekleşen yenileme adedini yan yana koyun. Sapmanın büyüklüğü ve yönü, tahmin yönteminin iyileştirilmesi için en değerli bilgidir. Sürekli tek yönde sapma varsa, oran hesaplamasında sistematik bir hata ya da değişen bir müşteri davranışı söz konusu olabilir. Sapma bazı aylarda yoğunlaşıyorsa mevsimsel bir etki gözden kaçmış olabilir.
Tahmini etkileyen dış faktörler
Basit yöntem geçmişin geleceğe benzeyeceğini varsayar. Bu varsayımı zayıflatan durumları not etmek ve tahmine yorum olarak eklemek gerekir:
- Fiyatlarda genel bir değişim beklentisi
- Portföye toplu olarak katılan ya da ayrılan müşteri grupları
- Ekipte önemli bir değişiklik ya da yeni bir şube açılışı
- Mevzuat kaynaklı süreç değişiklikleri
Bu faktörlerin etkisini sayısal olarak bilmek her zaman mümkün değildir. Ancak tahminin yanında yazılı olarak bulunmaları, sonuçların yorumlanmasını kolaylaştırır.
Tahminden aksiyona
Tahmin, ancak bir karara dönüştüğünde değer üretir. Yenileme tahmini üzerinden alınabilecek bazı kararlar şunlardır: Yoğun aylar için temasların bir ay önceden başlatılması, düşük oranlı kırılımlar için ayrı bir temas planı hazırlanması ve yeni müşteri kazanımı için daha sakin ayların seçilmesi. Bitiş tarihlerine bağlı hatırlatmaların ve görevlerin otomatik oluşturulduğu bir acente CRM yapısı, tahminde görülen yoğunluğun günlük iş listelerine yansımasını sağlar. Poliçe ve bitiş tarihi kayıtlarının düzenli tutulduğu bir acente yazılımı ise tahminin kaynağıdır.
Tahmin tablosunu sade tutmak
Tahmin çalışması ilerledikçe kırılım sayısını artırma eğilimi doğar. Ancak her yeni kırılım kayıt sayısını böler ve oranları oynak hale getirir. Pratik bir kural olarak, bir kırılımda geçmiş dönemde yeterli sayıda poliçe yoksa o kırılım bir üst gruba birleştirilmelidir. Yöneticinin göreceği nihai tablo ise branş ve ay düzeyinde, alt ve üst sınırla birlikte tek sayfaya sığmalıdır. Ayrıntılı kırılımlar yalnızca sapma incelemesinde kullanılır. Bu düzen, tahminin hem anlaşılır hem de denetlenebilir kalmasını sağlar.
Sonuç
Yenileme hacmi tahmini, elinizdeki kesin takvimi geçmiş davranışla birleştiren pratik bir yöntemdir. Branş bazında hesaplanan oranlar, aralık olarak verilen tahminler ve düzenli gerçekleşme karşılaştırmasıyla hem üretim beklentisi hem de kapasite planı için güvenilir bir zemin oluşur. Kendi bitiş takviminizi nasıl görüntüleyebileceğinizi görmek için demo talep sayfasını ziyaret edebilirsiniz.